人事担当者が悩む！赴任業務

昨今では大手企業だけでなく中小企業でもグローバル化が進み、現地法人や事務所の設立ができれば駐在員の選定からビザ、健康診断、渡航前研修、所得税、航空券手配、住居選び、引っ越しなど会社として十分な準備と手厚いケアは重要な課題となります。
語学研修や現地経験を積ませ“グローバル人材”の育成に注力している企業も増えておりますが、駐在員数により人事の現状も大きく3つのケースにまとめました。

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目次

1. 駐在員が100名以上のケース
2. 駐在員が20名以下のケース
3. 駐在員が約1～2名のケース
4. まとめ

1. 駐在員が100名以上のケース

駐在員が100名以上のケースでは、“海外人事”や“グローバル人事”として独立している企業が多くあります。赴任案件が多いため業務はある程度パターン化され効率的ではありますが駐在員への直接の健康管理やメンタルケアが希薄になります。業務毎（ビザ、引っ越し、給与など）やエリア毎（アジア、北米、欧州など）に担当を分けている事例もあります。

2. 駐在員が20名以下のケース

駐在員が20名以下のケースでは、赴任専属の担当者がおらず時期に合わせ人材を配置し業務負担が高まる傾向にあります。日頃から海外慣れしている人の方が現地情報やビザ知識があり、専門知識のない人事担当者が頼りない事例もあります。赴任自体が頻繁に発生しないため、前任者が退職、また国ごとのノウハウを蓄積することが難しく前回同様に進めても規定が変わり結局一からやり直しなることが現状です。

3. 駐在員が約1～2名のケース

駐在員が約1～2名のケースでは、制度や規定もなくそもそもやり方が分からず前例がないため正しいのかどうかわからない。もしくは駐在員自身がビザや住居の手配などを行い情報がない上に業務が増えてしまっている事例が見受けられました。

4.まとめ

いずれの規模にも共通して、赴任に必要な手続きは専門性が高く突発的なため外部の専門機関を活用し、“自社でやること”“外部に任せること”をしっかりと区別していきましょう。また海外赴任業務をマニュアル化・可視化すること（形態や期間、一時帰国の回数制限など）が重要であり、人事担当者の一人一人の負担を軽減しましょう。

企業規模にもよりますが駐在員選定については、海外事業担当者や海外赴任を希望して入社した者、語学に長けている者などを任命するケースが実際によくあります。本人が海外勤務を望んでいても必ずしも目的に合った人材とは言えませんし、海外赴任は単なるローテーションに過ぎないという会社、海外赴任をネガティブに捉える者も少なからずいるはずです。文化や価値観の異なる現地スタッフと同じ理念に統一し業務や育成を円滑に行うことは容易なことではありません。また慣れない海外生活や食事、気候など体力に自信のある方でも思わぬ体調不良や危険に遭遇したなどと精神的に疲弊してしまう可能性があります。

最近では民間医療機関で駐在員の適正測定できるサービスやオンラインでの適性検査があります。これにより、言語的、文化的トラブルを回避し最大限のパフォーマンスが期待できるため、選定指標として推奨します。
保険会社によっては日本人向け医療機関情報や24時間メンタルヘルス相談の付加サービスがあります。これにより滞在中の会社に相談しにくい家族の問題や身体的問題を改善に繋がります。
仕事の責任を強く感じて渡航してくれる駐在員のために事前の手厚い準備と滞在中のサポートをしっかりと行うことが大切です。

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