旅費交通費とは？交通費との違いや仕訳の注意点を解説

旅費交通費とは？交通費との違い

出張中の移動費や宿泊費、海外渡航費などにかかる費用は旅費交通費として計上できますが、交通費との使い分けに悩む人も少なくありません。

ここでは、旅費交通費と交通費に含まれる費用について解説します。

旅費交通費に含まれるもの

旅費交通費は、業務上必要な出張でかかる移動費や宿泊費等が該当します。長期出張や海外出張の場合、仮払金として事前に社員に渡せます。このような場合、仮払金の勘定科目で処理し、出張終了後の後日精算した際に旅費交通費に振替して処理するのが一般的です。別途規程を設ければ、転勤費を旅費交通費に仕分けできます。

海外渡航費

渡航費用や宿泊代など海外出張にかかる費用は、旅費交通費に分類します。具体的には、海外渡航に関わる移動費や宿泊費、業務上必要な物品の購入代などです。ただし、海外出張での過度な支出は認められません。あくまでも常識の範囲内での費用が経費に含まれます。また、配偶者など同伴者の旅費に関しては、やむを得ない事情がない限り、原則経費として計上できません。

消費税の課税対象となるのは、国内で行われる取引のみです。移動費や宿泊費など海外で使用した分は課税仕入れに含まれないため、非課税分として処理しましょう。

出張時の交通費や宿泊費などの取り扱いは、海外出張規程などで決められていることも多いです。その場合は、海外出張支度金なども旅費交通費で処理します。

海外渡航時の注意点について詳しく知りたい方は、以下を参考にしてください。
関連コラム：「ここに注意！海外渡航」

出張費

業務上必要な交通費は、旅費交通費の勘定科目に分類されます。具体的には、電車や新幹線などの公共交通機関や有料道路の料金、タクシー代などです。

また、出張先での宿泊費も旅費交通費に含まれます。ただし、朝食や夕食など食事が含まれる宿泊プランを選んだ場合、旅費規程によっては経費として認められないことがあるため、宿泊先を決める際は注意してください。

旅費規程があれば、出張先での移動費や宿泊費など諸経費の取り扱いが定められています。出張中の飲食代も条項が定められていることが多いです。旅費規程に基づいて支払われた飲食費は、旅費交通費の対象となります。また、取引先や顧客に持参する手土産・茶菓子など、接待費や交際費も同じく、旅費交通費の勘定科目に分類されます。

転勤費用

転勤費用は、旅費交通費に分類します。転勤者に支給する支度金や荷造運送費をはじめ、規程を定めれば、赴任に同伴する家族の交通費や宿泊費も処理可能です。

また、社宅などの選定で事前に転勤先に赴く場合は、社員や配偶者の交通費や宿泊費が該当します。ただし、単身赴任者の帰省旅費に関しては、経費として認められません。

交通費に含まれるもの

交通費は、自宅から勤務地まで、勤務地から取引先までの移動にかかる費用を指します。通勤定期券のほか、公共交通機関の料金やタクシー代などです。

所得税が課税される費用もあるため、仕訳時は十分に注意してください。

通勤費

通勤費は、勤務地に通勤する際にかかる費用です。電車やバスの通勤定期券や回数券などは、交通費に分類されます。企業が購入した定期券を現物で支給する場合も同じです。

通勤費は、非課税とされる金額に上限があり、月額15万円を超える分については所得税がかかります。公共交通機関のほか、車や自転車を使用して通勤している場合も同様です。

車や自転車の場合、片道の距離で非課税となる限度額が変わる点にも注意してください。さらに、従業員全員に通勤費を一律支給している場合は、徒歩通勤者に支給している通勤費は給与とみなされ、所得税の課税対象となります。一方、旅費交通費は全額が非課税になるため、移動費や交通費と分けた管理が必要です。

参考：国税庁「No.2582 電車・バス通勤者の通勤手当」

移動費

移動費とは、勤務地から取引先への移動で発生した費用のことです。電車やバスなどの公共交通機関料金や駐車場代、タクシー代などが含まれ、これらの移動費は交通費の勘定科目として処理されます。

外出先で利用した駐車場代は、交通費に含まれます。しかし、月極の駐車場代の勘定科目は、土地代や家賃を管理するための「地代家賃」です。交通費と地代家賃を混同しないようにしましょう。

高速道路などの有料道路料金も、交通費に含まれます。利用した分を実費として精算するのが一般的です。ただし、出張先で社用車を利用した場合にかかった有料道路料金は、旅費交通費に含まれます。交通費になるのは、あくまで通常の勤務地を拠点に移動した場合のみです。

旅費交通費の仕訳方法

旅費交通費と交通費を区別して会計処理する方法と、まとめて処理する方法があります。ここでは、旅費交通費と交通費をまとめて処理する仕訳例を確認していきましょう。

出張先での宿泊代として2万円（1日分）をクレジットカードで支払ったケース

借方		貸方		摘要
旅費交通費	20,000円	未払金	20,000円	場立ち合いのため、出張に伴う宿泊費（〇〇ホテル）

出張手当として従業員に1万円（5日分）を現金で支給していたケース

借方		貸方		摘要
旅費交通費	10,000円	現金	10,000円	出張手当5日分（9/10～9/15）

通勤費として定期代1万円（1カ月分）を現金で支払ったケース

借方		貸方		摘要
旅費交通費	10,000円	普通預金	10,000円	通勤による定期券代1カ月分

旅費交通費の仕訳に関する注意点

旅費交通費を正しく仕訳するには、以下の注意点に気をつける必要があります。

旅費交通費の内容を確認する 仮払金の処理は速やかに行う 国内外の利用で税務上の扱いが異なる 仕訳業務の効率化を検討する
それぞれの注意点について詳しく解説します。

旅費交通費の内容を確認する

金額が大きくなりがちな旅費交通費は、申請内容の妥当性を確認することが必要です。たとえば、移動先や出張の目的によっては、宿泊を伴わない日帰り出張でも問題ないことがあります。宿泊先のホテルは高級である必要はなく、常識の範囲内での宿泊代に留めることが必要です。交通費に関しても、金額が安いルートを優先しましょう。

とくに従業員自身が宿泊先や交通手段を決める場合は、人によって妥当性の判断が分かれるかもしれません。従業員間で認識のズレが生じないよう、出張旅費の規程を設けて社内で周知が必要です。また遠方への移動で発生した費用が、すべて旅費交通費に含まれるわけではありません。接待でかかった費用は、「交際費」として処理する必要があります。

仮払金の処理は速やかに行う

経費精算は、当期中の処理が原則です。複数の項目がある場合、担当者は速やかに精算しないと処理を忘れたり遅れたりする可能性があります。とくに仮払い処理を放置すると、実際の取引内容を調べる無駄な時間が発生することも多いです。場合によっては、旅費交通費を計上できず、税負担が増えてしまうおそれもあります。出張後は、速やかな処理を心がけることが大切です。

また、従業員自身が申請を後回しにするケースもあります。あらかじめ締め切りを設定するなど、申請が遅れないように社内ルールを決めておきましょう。さらに従業員が領収書を紛失した場合、詳細を確認できないため、原則として旅費精算は行えません。受け取った領収書は紛失しないように大事に保管するよう、社内周知を徹底することが大切です。

国内外の利用で税務上の扱いが異なる

国内と海外では、税務上の扱いが異なります。出張や転勤時に発生した交通費や宿泊費などは、必要と認められる範囲であれば課税仕入れの対象です。ただし、課税仕入れの対象は国内での旅費に限られており、海外での旅費には適用されません。国内だけでなく海外出張が多い企業は、この点を踏まえて旅費精算の仕訳を行うことが必要です。

また、海外出張は支出が多額になる上に、出張先で従業員が観光することもあります。旅費交通費として計上できる費用なのか、経理担当者はより細かい確認が必要です。両替時のレートを証明する書類や外国で発行された領収書を確認し、旅費精算の仕訳を行う必要があります。適切でない場合は税務調査の際に指摘されるため、根拠に基づいた説明ができるにしましょう。

仕訳業務の効率化を検討する

旅費交通費の精算は項目が多く、経理担当者の負担が大きくなる傾向があります。経理担当者の負担を減らすためには、業務の効率化を図るのが有効です。

たとえば、経費精算システムを導入する方法があります。経費精算システムを導入すれば、経費の項目と勘定科目の紐づけを行うことが可能です。申請時点で自動仕訳が可能になり、業務効率化を実現できます。

また、必要項目を選択するだけで自動計算されるため、人的ミスも大幅に減らせるでしょう。経理担当者が複数人いる場合も同じ方法で経費精算を行えるため、業務の属人化を防止できる点もメリットです。会計ソフトと連携した経費精算システムであれば、精算内容が自動的に会計ソフトにも反映されるため、記帳や決算書作成などの手間を省けます。

業務効率について何から始めたらいいのか知りたい方は、以下を参考にしてください。
関連コラム：「これからの出張に求められる 業務効率化とサポート体制」

まとめ

旅費交通費は交通費と分けて会計処理を行えますが、まとめて処理する企業も存在します。出張費用・転勤費用・通勤費・移動費などの経理処理は、作業量が多く正確性も求められるため、経理負担者の業務負担が大きいです。

経理負担者の業務負担を減らしたいのであれば、経費精算システムを導入し、経費の項目と勘定科目の紐づけを行いましょう。申請時点で自動仕訳が可能になり、業務効率化を実現できます。人的ミスも大幅に減らせるため、経費精算システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。