出張費の相場はどのくらい？出張経費を節約する方法も解説！成功のためのポイントも解説

「出張費」とは？

出張費とは、社員が出張した際にかかる費用全般を指します。具体的には、電車・新幹線・飛行機などの交通費や、出張先で滞在したホテルの宿泊費等が含まれます。出張先で接待がある場合には、仕事に関係する接待費であれば出張費に含まれるのが一般的です。

原則として、経費精算には、社員が立て替えた費用の領収書が必要です。ここでは、出張費と混同しがちな「出張手当」との違いや、出張費精算の基準になる「出張経費規程」について詳しく解説していきます。

「出張手当」を含む出張費の主な内容

出張費に含まれるのは、出張先での移動費や宿泊代、接待費だけではありません。給与とは別に、出張した社員に支給される「出張手当」が含まれます。出張手当とは、社員が仕事のために勤務地から離れた場所に出張した際に企業から支給される特別手当のことです。

出張先では、外食が増えたり時間調整のために喫茶店を利用したりなど思いがけない出費も発生します。業務に直接関係ない個人の外食や喫茶店の利用費までは、請求できません。

出張した社員の金銭的な負担が増えるため、金銭補助として支給されるのが出張手当です。出張手当は法律で定められている手当ではなく、各企業が決めた出張経費規程に基づいて支給されます。現在は多くの企業が出張手当を導入していますが、支給額や支給条件は異なるのが現状です。

出張費精算の基準になる「出張経費規程」

出張経費規程とは、出張に関わる出張経費と出張手当に関する規程です。原則全社員に適用される規程であるため、就業規則の一部として扱われており、労働条件に関する最低基準を定める労働基準法に準拠する必要があります。作成した出張経費規程は就業規則に明記し、労働基準法の規程に従って全社員に周知しなければいけません。

出張経費規程を作成する目的は、出張費を正しく管理するためです。職位で金額に差が設けられることも多く、出張経費規程の作成により社員に支給する金額を標準化できます。金額の標準化により、出張者ごとに経費の金額が異なるといった不公平感を解消することが可能です。

出張経費規程では、出張費だけでなく出張手当も経費に含まれます。出張手当は仕事のために必要な経費としてみなされ、所得税の課税対象に含まれません。企業が支給した出張手当が非課税対象になると、所得税や住民税が引かれないため社員の手取り額が増えます。出張経費規程の作成は、企業と社員双方に得られるメリットが大きいです。

全世界で流行したコロナ禍を経て、出張のあり方が変化しつつあります。「産労総合研究所がコロナ禍後の現在と今後における国内出張の機会と規程の見直しについて調査」した結果、約5割の企業が国内出張を減らしていることが判明しました。

現在における国内出張の機会・回数		今後における国内出張の機会・回数		国内出張に関する規程・運用の見直し
減った	50.9%	変わらない	26.3%	変更はない	67.3%
変わらない	18.7%	増える	39.2%	見直し中/見直し予定	12.9%
増えた	22.2%	減る	1.2%	見直した	8.8%
無回答	8.2	無回答	33.3%	無回答	11.1%

参考：産労総合研究所「2023年度 国内・海外出張旅費に関する調査結果」

一方で、出張経費規程を見直す企業は、「見直し中」や「見直し予定」を含めて約3割と低い水準を維持しています。海外出張に関しては、国内出張と同じく約半数の企業で減少傾向にあり、出張経費規程については「とくに変更はない」が全体の半数以上を占めているのが現状です。

しかし、2024年に国家公務員の出張旅費に関する基準を定めた改正旅費法が成立したことで、今後出張経費規程を見直す企業が増えることが予測されます。

国家公務員等の旅費に関する法律 | 「国家公務員等の旅費に関する法律 | e-Gov法令検索」

出張時の宿泊費や出張手当の相場

出張経費規程を作成するにあたって、まずは宿泊費や出張手当の相場を理解するのがポイントです。ここからは、国内・海外出張時の宿泊費や出張手当の相場を確認していきましょう。

宿泊費

産労総合研究所の2023年度調査によると、出張経費規程において「全地域一律に支給される企業」の国内宿泊料の相場は8,606円でした。2021年度調査では、国内宿泊料の規程金額は9,149円だったため543円減少しています。

国内宿泊料の規程金額	2021年度	2023年度
全地域一律に支給する企業	9,149円	8,606円
宿泊料が実費支給の企業	9,750円	9,117円

参考：産労総合研究所「2023年度 国内・海外出張旅費に関する調査結果」

一方、「宿泊料が実費支給とされる企業」の上限額は9,117円であることがわかりました。2021年度調査では9,750円であったため、過年度調査と比べて少し減少傾向です。

海外出張に関しては、渡航先によって宿泊費の相場が変わります。たとえば、渡航先が北米である場合は1万4,000〜1万6,000円が相場です。基本的に日本より物価が高い国の場合は、国内出張の宿泊費より高くなる傾向があります。ただし、海外の物価は常に変動しているため、海外出張における出張旅費規程の宿泊費の上限額は定期的に見直すことが必要です。

宿泊先は出張者が決められるため、宿泊費の条件を曖昧すると高額な宿泊先を予約する社員もいます。しかし、出張の目的が仕事である以上高い宿泊先に滞在する必要はありません。出張経費規程には、宿泊費の相場を参考にして適正な上限額を明確に記載することが大切です。

出張手当

出張手当は、企業から慰労の意味を込めて支給される特別手当です。そのため、金額は低めに設定されています。出張経費規程で高額な出張手当を設定すると、税務署から税金逃れを疑われる可能性があります。金額の設定には、相場を参考にした適切な対応が必要です

たとえば、日帰りの国内出張の場合、出張手当の相場は2,000円程度です。宿泊を伴う場合は、500円程度上乗せされて支給されます。ただし、出張手当の金額は社員一律ではなく、役職が高いほど支給される金額が高く設定されていることが多いです。

海外出張の場合は、役職に加えて渡航先によって出張手当を変える企業が多い傾向にあります。北米やヨーロッパなど日本から遠く離れた国に出張に行く場合は5,000円程度、中国や韓国など近隣国の場合は4,000円程度が相場です。

出張におけるグリーン車の利用状況

出張時の交通費には、電車・飛行機・バス等の公共交通機関に加え、タクシー料金も含まれます。実際にかかった交通費すべてを支給する実費精算が一般的です。なかには「課長以上はグリーン車可」「部長以上はビジネスクラス可」など、役職に応じて座席のグレードアップが可能な出張経費規程を定める企業も存在します。

産労総合研究所の2023年度調査によると、出張時の新幹線のグリーン車の利用はいずれの役職も減少傾向です。とくに役員の減少幅が目立っており、2021年度に比べると約10%もグリーン車の利用が減少していることがわかりました。

	新幹線・グリーン車		飛行機・スーパーシート
	2021年	2023年	2021年	2023年
役員	46.7%	36.3%	25.3%	22.2%
課長	3.3%	2.3%	0.7%	0.0%
一般社員	1.3%	1.2%	0.7%	0.0%

参考：産労総合研究所「2023年度 国内・海外出張旅費に関する調査結果」

また、航空機のビジネスクラスなどスーパーシートの利用についても減少傾向にあります。コロナ禍を経て国内・海外出張の機会や回数が減少しているため、新幹線のグリーン車や飛行機のスーパーシートの利用状況に影響していることが考えられます。

宿泊費の勘定科目と仕訳方法

出張時に支出した宿泊費は経費として仕訳できますが、どの勘定科目に含めるべきか悩む経理担当者も少なくありません。目的に応じて正しく仕訳しないと税務署からの追求が厳しくなる可能性があるため、勘定科目の概要を理解しておくことが大切です。
宿泊費の勘定科目は、以下の4つがあります。

宿泊が伴う出張は「旅費交通費」 接待を目的とした宿泊費は「交際費」 慰安旅行等で負担する宿泊費は「福利厚生費」 研修を目的とした宿泊費は「研修費」
各勘定科目と仕訳方法について確認していきましょう。

出張に伴い「旅費交通費」として仕訳する場合

出張に伴う宿泊費は、「旅費交通費」に仕訳するのが一般的です。宿泊費以外にも、新幹線や飛行機、レンタカーなど交通費も旅費交通費として処理できます。接待や会食など仕事に関係する出張中の食事代に関しても、原則として経費として仕訳可能です。

一方、個人の食事代は経費として認められないことが多いですが、社員の金銭的な負担を減らすために出張手当を別途支給する企業も少なくありません。旅費交通費の仕訳方法は、以下のとおりです。

【宿泊代を支出した場合】

借方	貸方
旅費交通費 30,000円	普通預金 30,000円

【宿泊代を仮払いした場合】

借方	貸方
仮払金 30,000円	普通預金 30,000円

接待に伴う「交際費」として仕訳する場合

取引先や顧客等の接待に伴う宿泊費は、「交際費」として仕訳します。ただし、宿泊費を交際費として仕訳するには、仕事上の接待であるかどうかが重要です。仕事に関係する接待であれば、食事代や謝礼金、土産代等も交際費として処理できます。

仕事に無関係な宿泊費を交際費として申告すると、税務署から厳しく追及される可能性があるため、十分に注意してください。
交際費の仕訳方法は、以下のとおりです。

【顧客をゴルフ旅行に招待した場合】

借方	貸方
交通費 100,000円	普通預金 100,000円

社員旅行などで「福利厚生費」として仕訳する場合

慰安旅行等で企業が負担した宿泊費は、「福利厚生費」として仕訳します。福利厚生費とは、企業が従業員の慰安・医療・衛生・保健のために負担した際に用いる勘定科目です。ただし、社員旅行の場合、すべての費用が経費として計上できるわけではありません。

福利厚生費として仕訳するためには、以下のとおり旅行期間や社員の参加率等の要件を満たす必要があります。

国内旅行は4泊5日以内である 海外旅行は滞在日数が4泊5日以内である 社員の参加率が50%以上である
各勘定科目と仕訳方法について確認していきましょう。

役員のみの慰安旅行や取引先との接待旅行で支出した宿泊費は、福利厚生費として仕訳できません。また、複数の社員を雇用する個人事業主の場合は、社員旅行で支出した費用を福利厚生費として仕訳することが可能です。ただし、社員を雇用していない、または家族のみでの経営である場合、旅行の費用は福利厚生費として処理できません。

旅費交通費の仕訳方法は、以下のとおりです。

【社員旅行で150万円を支出した場合】

借方	貸方
福利厚生費 1,500,000円	普通預金 1,500,000円

参考：国税庁「No.2603 従業員レクリエーション旅行や研修旅行」

研修費として仕訳する方法

研修旅行等で支出した宿泊費は、「研修費」として仕訳します。宿泊を伴う出張には、業務に必要な知識や技術を習得するために研修等を受けるものもあります。研修費は、このような費用を支出した際に用いる勘定科目です。全社員が対象の社内研修であれば、「福利厚生費」として処理できます。

研修費に仕訳する際の注意点としては、会社の業務に直接必要ではないとみなされた場合です。たとえば、以下のケースに該当する場合、会社の業務を行うために直接必要だと認められず、研修旅行の費用を給与として扱わなければいけません。

観光旅行を目的とした団体旅行 観光渡航の許可を経た海外研修旅行
研修費の仕訳方法は、以下のとおりです。

【研修会への参加で現金2万円を支出した場合】

借方	貸方
研修費 20,000円	現金 20,000円

出張費を節約するための3つの方法

出張費を節約するためには、以下の方法があります。

状況に応じWeb会議を検討する 旅行会社へ外部委託する 出張手配システムを活用する
それぞれの方法について詳しく解説します。

状況に応じWeb会議を検討する

Web会議の活用は、出張費を節約する方法のひとつです。Web会議を活用することで出張回数を減らせば、出張費の節約につながります。近年はWeb会議ツールや機能が充実しており、資料の共有や画面共有機能によるプレゼンテーションが可能です。

Web会議のクオリティは、対面での打ち合わせと比べても遜色ありません。ただし、やみくもに出張を減らすと、ビジネス機会を逃してしまう可能性もあります。対面での話し合いが必要な場面では積極的に出張を設けるなど、仕事の状況を見極めながら判断していくことが大切です。

旅行会社へ外部委託する

ビジネストラベルマネジメントを提供するコンサルタントや旅行会社に外部委託するのも、出張費を節約したい場合に有効でしょう。ビジネストラベルマネジメントとは、業務渡航に特化した旅行会社が、航空会社や宿泊先の選定・予約・手配を行うサービスです。

委託先に国内・海外出張の予算をあらかじめ伝えておけば、予算内に収まるように航空会社や宿泊先の準備を進めてくれます。とくに海外出張の場合は手配が複雑です。プロに任せることで、出張者本人の負担も軽減できます。

出張手配システムを活用する

出張費を節約するためには、出張手配システムを活用するのもおすすめです。出張手配システムとは、出張手配内容をすべてデータ化して出張手配業務を一括でおこなえるシステムのことです。出張申請、交通機関や宿泊施設の手配等をシステム上で一元管理できます。

出張手配システムの利用により、法人向け運賃や割引クーポンの利用が可能になるため、直接的なコスト削減の効果も期待できます。データが一元化されることで総務担当者の業務負担も軽減でき、人的コストの削減につながる点もメリットです。

まとめ

コロナ禍を経て、半数以上の企業が国内・海外の出張回数を減らしており、出張費の相場は年々低下傾向にあります。また、国内・海外出張の減少により、新幹線のグリーン車や飛行機のスーパーシートの利用も減少傾向にあるのが現状です。

ただし、法改正により出張経費規程を改定する企業が増えることが予測されます。出張費の現状を踏まえ、出張経費規程の見直しを検討してみてはいかがでしょうか。