出張費とは？宿泊費を仕訳する際の勘定科目や相場を解説

そもそも「出張費」とは

出張費とは、従業員が出張する際に発生する費用全般のことを指します。

出張費に含まれるのは、宿泊費や旅費交通費、食事代、現地での移動費用など出張に関するすべての費用です。ホテル代や現地に向かうための移動で発生する代金だけではなく、出張先での食事や現地での移動にかかる費用も出張費として認められることもあります。

企業は出張費を正確に計上し、適切に管理しなければなりません。従業員は出張後に領収書などを提出し、経費精算を行う必要があります。

出張費として計上される費用

出張費には、交通費や宿泊費が含まれるのはもちろんですが、各会社で設定した規定に則って計上されます。出張費と混同されがちな「出張手当」も、出張のための費用として「出張費」に含まれる点には留意が必要です。

ここでは、出張費として計上される費用について解説します。

交通費

出張で利用する公共交通機関の費用は、交通費として計上されます。

出張先での移動に関しても、合理的な理由で利用する場合には交通費として計上可能です。公共交通機関がない場所や時間帯に移動する必要がある場合などは、タクシーの利用が必要とされることもあり、広範囲を移動する必要がある場合には、レンタカーを使用するかもしれません。従業員は、出張後に交通費を精算するために、後で領収書や証明書を提出する必要があります。

宿泊費

出張先での宿泊費は、出張費として計上される項目の1つです。企業は宿泊費に関して上限を定めていることが多く、従業員は規程の範囲内で宿泊施設を選ぶのが一般的です。また、宿泊施設のサービスを利用する際の費用やチェックアウトが遅れた場合などに支払う追加料金は宿泊費として認められないことが多いでしょう。

出張手当（日当）

出張手当（日当）は、交通費や宿泊費以外の諸費用に対して支給される手当です。出張手当の金額は、一律ではなく、役職・出張先・出張期間などによって異なるのが一般的です。国内出張と海外出張でも、手当の額に差があることが考えられます。

出張手当（日当）が支給されることで、従業員は出張中の突発的な費用や細かな経費の自己負担を減らせます。

宿泊費や出張手当の相場

企業が従業員の出張にかかる費用を計上する際には、宿泊費や出張手当の相場を押さえておきましょう。ただし、費用は地域や企業の規程によって大きく異なるため、あくまでも参考とすることが大切です。

ここでは、宿泊費や出張手当の相場について解説します。

宿泊費

企業の宿泊費規程には「全地域一律に支給される企業」と「実費支給とされる企業」の2つのパターンがあります。全地域一律に支給される企業の宿泊料の相場は8,606円であり、これは企業内で同じ金額が支給される場合の平均値です。

一方、実費支給とされる企業の場合は9,117円が相場とされています。これは、出張先で実際にかかった宿泊費をもとに支給されるため、地域や宿泊施設によって異なる実費が反映されている金額です。近年の傾向として、企業が経費削減の一環として宿泊費の上限を見直していることや、オンライン会議の普及によって出張回数自体が減少していることが影響しているためであると考えられます。

参考：産労総合研究所「2023年度 国内・海外出張旅費に関する調査結果」

出張手当（日当）

国内出張の場合、出張手当の相場は2,000円台が一般的です。ただし、企業によっては出張先の地域によって金額が異なります。

海外出張の場合は、出張手当の相場が5,000円前後です。海外出張では現地の物価や食事代が高くなることが多いため、国内出張に比べて高額な手当が支給される傾向があります。こちらも、具体的な金額は企業の規程や出張先の国によって異なります。

出張費の勘定科目と仕訳方法

企業が出張費を適切に管理するためには、正しい勘定科目の設定と仕訳方法を把握しておかなければなりません。これにより、経費の透明性と正確性が保たれ、信頼性が向上します。

出張費は、勘定科目のうち、旅費交通費として仕訳するのが基本です。ここでは、具体的な仕訳方法を紹介します。

出張費の勘定科目

出張費の多くは、旅費交通費として仕訳されます。これには、新幹線や飛行機など公共交通機関の費用、タクシー代、さらには出張時の宿泊費や出張手当（日当）が含まれます。

また、社内研修が目的の宿泊や会議室の利用費用の科目は、研修費です。それ以外にも取引先との会食などで飲食店を利用した際の費用は、交際費として仕訳されることが一般的でしょう。

出張費の仕訳では、費用の具体的な内容と目的によって適切な勘定科目を選定する必要があります。

先払いする場合の仕訳方法

出張費の額が確定していない場合、仮払金や前払金を勘定科目として仕訳します。出張後に実際の費用と照合して精算を行います。以下は、先払いする場合の具体的な仕訳例です。
※出張費として5万円の現金を渡し、4万円を使ったと仮定します。

【支給時】

借方		貸方		概要
仮払金	50,000円	現金	50,000円	旅費交通費仮払

【精算時】

借方		貸方		概要
旅費交通費	40,000円	仮払金	50,000円	旅費交通費精算
現金	10,000円

後払いする場合の仕訳方法

後払いの場合、従業員が出張時に立替払いを行い、後で会社が実費を支給する方法を取ります。以下は、後払いをする場合の具体的な仕訳例です。
※従業員が出張費5万円を現金で立て替え、出張後に精算すると仮定します。

借方		貸方		概要
旅費交通費	50,000円	仮払金	50,000円	旅費交通費精算

出張精算の基本的な流れ

出張後は、正確な精算手続きを行うことで、経費の透明性と管理効率が向上します。出張精算の主な流れは、以下のとおりです。

【出張前】出張の申請と承認 【出張中】経費の立て替え 【出張後】出張精算書の作成
順を追って解説していきます。

【出張前】出張の申請と承認

従業員は、原則として出張への出発前に出張計画書や出張申請書を作成し、出張の目的・期間・訪問先・予定経費などを記載、提出しなければなりません。

担当者は、提出された申請書を確認します。出張の目的が会社の業務内容に関連して必要とされるものなのか、出張が順当に行われる場合は予算内で収まるかなどを検討することが必要です。

【出張中】経費の立て替え

出張中には、従業員が経費を立て替える機会があります。事前に出張費の仮払いがあればその中から支払いが可能ですが、事前の仮払いがされていない場合、従業員は交通費や宿泊費、現地での移動費など、かかる費用を自分で立て替えることが必要です。

立て替えをする場合は、すべての領収書を取得し、保管しなければなりません。飛行機や新幹線のチケット、ホテルの宿泊費、出張先での食事やタクシーの利用など、出張に関する領収書は、出張後の経費精算に欠かせないため、失くさないように注意しましょう。

【出張後】出張精算書の作成

出張後、従業員は速やかな出張精算書（旅費精算書）の作成が必要です。精算書には、出張中に発生したすべての経費を詳細に記載し、対応する領収書やレシートを貼り付けます。作成した出張精算書は上司に提出し、上司の確認と押印をもらわなければなりません。

上司の承認を得た後、出張精算書を経理部門に提出します。経理担当者は、提出された精算書をもとに会計ソフトや仕訳帳に必要な仕訳を入力し、経費の記録を行います。

出張費の扱いに関する注意点

出張時は、従業員個人の判断が求められることが多いため、出張費の扱いには注意が必要です。出張中に不正が行われていないか、万が一領収書を紛失した場合には会社としてどのような対応を取るべきかなど、事前に社内のルールを細かく決めておくことが大切です。
ここからは、出張費を精算する上での注意点を詳しく解説します。

不正防止に努める

出張費を精算する際には、会社の不利益につながる不正の防止に努めることが大切です。従業員から提出された領収書の日付や金額、支払先が実際の出張内容と一致しているか、交通機関のルートや料金が正確であるかを確認し、領収書に不自然な点がないかを細かく見ることが求められます。

また経費の仕訳では、後に税務調査で指摘されることがないように、根拠に基づいた説明が必要です。出張の目的や内容、経費が妥当なものであることを詳細に記載し、必要に応じて補足説明を加えれば、経費精算の透明性が高まります。経費が適切に使用されたことを証明し、税務調査においても問題が発生しないように注意しましょう。

出張費の精算については、従業員と経理担当者が協力して、不正な経費申請が行われないように注意を払うことが大切です。社内で講習の機会などを設け、経費精算の重要性と正しい手続きを指導することも有効でしょう。

領収書がない場合は出金伝票で対応する

出張時に、支払った先で領収書が発行されなかったり、紛失したりした際は、出金伝票を使用して処理することが可能です。出金伝票は、領収書の代替として支出を証明するための書類であり、出張精算の際にも活用されます。経費の支出を記録し、適切に管理できるでしょう。企業によっては、領収書の紛失や破損時の経費申請を認めていない場合があります。出張後に申請する際に、まずは支払った先で領収書の再発行が可能かどうかを確認しましょう。領収書を使っての精算がやむを得ずできない場合は、支出の内容や金額を出金伝票に記載し、社内での必要な承認を得ると、経費精算が可能です。

出張精算業務を効率化させるための方法

出張精算業務は、出張する従業員と経理担当者双方にとって負担の大きい作業です。精算書の作成や確認、領収書の管理など、多くの手間がかかるため、効率化が求められます。

効率化を図るためには、テンプレートの活用が有効です。テンプレートを使用すると精算書の作成が簡単になり、必要な情報を漏れなく記入できるようになります。これにより従業員は効率的に精算書を作成できるようになるでしょう。また、経理担当者も統一されたフォーマットで提出された精算書を確認しやすくなり、処理時間が短縮されます。

経費精算システムの導入も、効率化に有効です。申請から承認、精算までの一連の業務をシステム上で一括して行えます。また、手作業によるミスや漏れを減らし、業務全体の効率化が図られるでしょう。

経費の記録や管理がリアルタイムで行える経費システムの導入は、経理担当者の負担を大幅に軽減し、迅速かつ正確な経費管理が実現します。

まとめ

取引先との商談や会食など、出張は企業が業績を伸ばすために必要となる業務です。円滑な出張を進めるには、出張費に関する理解を深めておきましょう。出張費の勘定科目や仕訳方法を事前にしっかりと把握しておくことで、経理業務の効率化が図れます。

適切な基準を設けることで、出張費の透明性と正確性が向上し、企業全体の信頼性が高まります。出張費の勘定科目についてあらかじめ理解しておくことの重要性を改めて認識し、今後の業務に活かしていきましょう。