立替経費とは?精算の手順や仕訳方法について解説

従業員の出張などで発生する立替経費を正しく処理できていますか?経費処理に不安を抱える担当者の方に向けて、この記事では立替経費の精算手順や仕訳方法などについて詳しく説明します。

あわせて、立替経費を扱ううえでの注意点や立替経費の精算業務を効率化するための方法についても解説するので、ぜひ参考にしてください。

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立替経費とは?立替金や仮払金との違い

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立替経費とは、会社が本来負担する経費のうち、従業員が立て替えを行い支払った経費のことです。ほかにも、立替購買や立替精算と呼ぶケースがあります。
あとから従業員が会社に対して申請し、費用を精算する流れです。立替経費には、以下のようなものが挙げられます。

業務で使う事務用品代や書類のコピー代 取引先との接待交際費 出張における宿泊費や交通費 など
会社の経理では、消耗品や交通費などの具体的な勘定科目でそれぞれを処理します。

立替経費と似た用語には立替金や仮払金もあり、注意が必要です。以下では、これらの意味と立替経費との違いについて解説するので、ぜひ参考にしてください。

立替金は経費にならない勘定科目

立替金とは、従業員や取引先などが本来負担する必要のある費用を会社が一時的に立て替え、支払った際の勘定科目です。社内外問わず、使われます。

つまり、立替金は立替経費の真逆の構造です。立替金は経費とならず、あくまで資産の勘定科目として扱われます。立替金が発生する例は、従業員の懇親会費や社会保険料などを一時的に会社が支払うケースです。

仮払金は会社が事前に概算支払いする勘定科目

仮払金は、費用を事前に概算し、あらかじめ従業員に支払う際に使う勘定科目です。正確な経費額が決まったあとに、精算を行います。

先に従業員が費用を負担する立替経費に対し、仮払金は会社が先に経費を支払うという点が相違点です。たとえば、出張にともなう高額な交通費などの経費が生じる場合、事前に仮払金として支払えば従業員の負担軽減につながります。

立替経費と税金の関係性

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立替経費は課税対象になるのでしょうか?ここでは、立替経費と税金の関係性について解説します。

立替経費の基本は、従業員が立て替えて支払った経費を精算し、支払い済みの額が従業員の元に返ってくる実費精算です。所得には該当しないため、所得税の課税対象にはなりません。もちろん、立替経費を給与と一緒に支払った場合でも非課税扱いです。経費が高額すぎる場合は、所得税の課税対象となるケースもあるため注意しましょう。

また、経理担当者は給与と一緒に立替経費の振り込み手続きを行う場合、給与明細への記載も非課税扱いとする必要があります。立替経費から源泉徴収したり、社会保険料を差し引いたりしないようにしてください。

立替経費の仕訳方法

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立替経費を精算する場合は、精算時・精算金支払い時の2段階で仕訳が必要です。それぞれどのような仕訳が必要になるのか、解説します。

立替経費を精算する際の仕訳方法

最初の仕訳のタイミングは、立替経費精算の申請が従業員からあって承認が下りた時点です。立て替えた費用の内容に応じて、旅費交通費・交際費・消耗品費・交際費・事務用品費・図書費などの勘定科目を使用し、未払金を計上します。

この段階では支払っていないため、相手科目には未払金と記載します。摘要欄には、従業員が立て替えを行った日や内容などを記載しておくと、あとで確認しやすいでしょう。

<例>
従業員から以下のタクシー代の領収書および経費精算書を受け取って、後日に口座振り込みで精算した場合を想定してみましょう。

日付:10月15日
用途:取引先をタクシーを使って訪問。代金2,500円を立て替えた

日付 借方勘定科目 借方金額 貸方勘定科目 貸方金額 摘要
10月15日 旅費交通費 2,500円 未払金 2,500円 10月15日 交通費 立て替え

精算金を支払う際の仕訳方法

続いて、預金口座から従業員に精算金を振り込む際の仕訳処理です。未払金を取り崩したうえで、相手科目に現金預金を使って仕訳を実施します。なお、指定された支払い日がある場合は、計上日を指定日とすることが一般的です。

上記の場合と同じ設定で、従業員に精算金を振り込んだとしましょう。その際の仕訳は、以下のとおりです。

日付:11月25日
用途:タクシー代として立て替えた費用2,500円を口座振り込みで精算した

日付 借方勘定科目 借方金額 貸方勘定科目 貸方金額 摘要
11月25日 未払金 2,500円 普通預金 2,500円 10月15日 交通費 立て替え

立替経費の精算手順

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続いて、立替経費を精算する際の手順を解説します。主な流れは、以下のとおりです。

従業員による立替経費の申請 上司または管理者による確認と承認 経理担当者による仕訳 従業員への支払いと経理処理
それぞれ詳しく見ていきましょう。

従業員による立替経費の申請

立替精算を行う際は、実際に支払いをした従業員による立替経費の申請が必要です。精算を行う際の規程やルールは、会社によって異なります。会社指定のフォーマットにしたがい、経費精算書を作成するのが一般的です。経費精算書には、支払った日付や具体的な内容、金額などを記入します。

経費精算書とあわせて、費用を立て替えた証拠となる領収書やレシート、明細書の提出が必要です。領収書を受け取る際は、領収書の宛名が会社名になっているか確認しましょう。宛名が個人名だったり、宛名がない状態のものだったりした場合、会社名を記入してもらうようにしてください。

上司または管理者による確認と承認

続いて、上司または管理者による確認と承認です。従業員が立て替えた経費を精算する際には、上司や管理者の承認を得なければいけません。

上司・管理者は、経費精算書や証明となる領収書、レシートなどを見て経費の使われ方が正当であるか、金額・使用目的・内容に不備はないかなどをチェックします。不備があれば従業員に差し戻しを実施し、内容に問題がなければ承認をして経理へ提出します。

経理担当者による仕訳

次は、経理担当者による仕訳です。経理担当者は、経費精算書が正当であるかどうかをチェックします。不備があった場合は作成者に差し戻しを行い、問題がなければ仕訳処理に進みます。

経費精算を申請する従業員は、借方です。立て替えた内容にしたがい、交通費・交際費・消耗品費・接待交際費・事務用品費などの勘定科目を用います。

一方の会社側は、貸方です。仕訳の際は、立替金として処理します。この流れにより、会社の経理フローでも立替経費を認識することが可能です。会社によっては、立替金を未払金とする場合もあるため、確認しましょう。

従業員への支払いと経理処理

経理担当者による仕訳が完了したら、従業員へ立替精算金の支払いを行います。少額であれば現金で行うこともありますが、会社の指定日や給与日にあわせて支払いを実施することが一般的です。支払方法については会社ごとに異なるため、会社のルールを把握して対応しましょう。

支払いが行われると、会計上の立替金(未払金)がなくなります。借方を立替金に、貸方は預金や現金預金として処理することを忘れずに行いましょう。

立替経費を扱ううえでの注意点

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立替経費は、従業員に一時的に負担してもらう経費のことです。立替経費が多いと、従業員の負担を増やすことにもなります。立替期間や限度額、ルールなどをあらかじめ明確化しておくことが大切です。

ここでは、立替経費を扱ううえでの注意点を3つ紹介します。

立替期間と限度額をあらかじめ決めておく

従業員が立て替えを行う場合は、立替期間と限度額をあらかじめ定めておきましょう。立替経費は、本来会社が負担すべき経費です。従業員が立て替える場合は、従業員にとって少なからず負担がかかります。立替経費が高額になればなるほど、従業員は立て替え払いのために資金を捻出しなければなりません。

従業員の負担が大きければ大きいほど、仕事に対するモチベーションが低下するリスクがあるだけでなく、最悪の場合離職につながる恐れもあります。従業員が負担する立替経費が少額で済むように、立替期間と限度額をあらかじめ定めておくことが肝心です。会社の立て替えにおけるルールを定めておけば、会計上の処理もスムーズに行えます。立替期間の設定において法的な決まりはありませんが、1か月が妥当でしょう。

毎月の締め日を作ることで従業員の過剰な立て替えを防げるうえ、経理上の処理も滞ることなく行えるようになります。経費がどうしても高額になる場合は、会社のクレジットカードを社員に使用してもらったり、事前に仮払いを行ったりするといった対応も検討しましょう。

立替経費のルールを明確化する

円滑な立替経費精算には、ルールの明確化も欠かせません。立替経費を使いすぎると、会社の経営を悪化させる恐れがあります。立替経費が少額だったとしても、好き勝手に立替経費を使用できれば、その分だけ資産を減らす原因にもつながります。

立替経費の使いすぎを防ぐうえでも、立替経費の種類やルールを明確化することが重要です。あわせて、提出された立替経費請求書の内容も確認するようにするとよいでしょう。立替経費の精算方法についてもルール化すると、経理業務の効率化にもつながります。経費精算書の書式や記入方法を統一し、提出期間や立替金額などにルールを設けることで、経理上の対応もスムーズに行えるようになるでしょう。

精算時にミスが生じないよう留意する

処理が複雑な立替経費では、ミスが生じやすい傾向です。精算の際には、ミスが生じないように留意しましょう。主に注意しておきたい点には、以下の3点が挙げられます。

申請に不慣れな従業員からの申請に対する注意 書類紛失などのリスクに対する注意 精算処理上の注意

従業員の中には、立替経費を申請する頻度の少ない従業員もいます。書類の書き方や提出方法、領収書のもらい方などがわからず、不備が生じる場合も考えられるでしょう。初めて申請する従業員にとって、わかりやすい社内ルール整備が欠かせません。

申請書類を紙で上司や経理などにまわす際、途中で紛失するリスクもあります。貼付した領収書も一緒に紛失してしまうことになるため、注意しましょう。

処理する経理担当者にとっても、経費精算作業は慎重に行う必要があり、時間のかかる作業です。とくに繁忙期など多くの書類が回ってきた場合、ミスの誘発につながる恐れがあります。

そのほか、立替経費における消費税の扱いにも注意が必要です。立替経費については基本的に消費税が課税されるため、立替経費請求書でも消費税を明記しなければなりません。そのため、経理処理では立替経費請求書に記載されている消費税は通常どおり課税仕入としましょう。

さらに、立替経費請求書では金額の表示方法として内税と外税が混在している可能性があります。税額の記載方法はそれぞれ異なるため、書類に記載されている金額が内税・外税のどちらなのか、個別に確認する必要があります。

立替経費の精算業務を効率化するための方法

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立替経費の精算業務は、複雑で手間がかかりやすい作業です。ここでは、それらの業務を効率化するための方法を3つ解説します。

法人用クレジットカードを活用する

1つめは、法人用クレジットカードの活用です。法人用クレジットカードは法人を対象としたクレジットカードであり、法人用クレジットカードを従業員に渡しておけば、従業員が経費を立て替える必要がなくなります。

利用明細も細かく確認できるため、「いつどこで誰がいくら使用したのか」といったことも可視化可能です。不正な経費精算の防止につながるほか、組織のガバナンス強化も実現できます。

ただし、法人用クレジットカードによっては年会費が発生する点には注意が必要です。追加発行可能な社員用カードの枚数に上限が定められている場合もあるため、事前に確認するようにしましょう。

精算業務を外部へ委託する

2つめは、精算業務の外部委託です。立替精算に関する業務は、外部に委託できます。経理部の手間を省きたい場合には、効果的な手段です。具体的なサービス内容はアウトソーシング先で異なりますが、経費精算システムを利用したアウトソーシングサービスなどもあります。サービス内容と自社のフロー、従業員の利便性などをふまえ費用対効果を検討することが大切です。

企業規模が大きくなるにつれて経費精算業務は増える傾向にあるため、アウトソージングすることで大幅に人件費をカットできる可能性があります。

経費精算システムを利用する

3つめが、経費精算システムの導入です。経費精算システムを導入すれば、経費精算業務の手間を大幅に削減できます。経費精算システムとは、企業の経費精算を効率化するためのシステムです。経費精算書類の作成がもちろん、申請・承認・仕訳・会計ソフトへの反映まで行え、経費精算業務の効率化につながります。

さらに、経費精算システムと出張管理システムを連携させれば、業務効率化を図ることも可能です。

まとめ

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立替経費とは、従業員が一時的に負担した経費のことです。本来は、会社が負担しなければなりません。立替経費を仕訳する際は、精算時・精算金支払い時の2段階で仕訳が必要です。仕訳業務は複雑でミスが生じやすいため、精算時にミスが生じないように留意しましょう。

立替経費の精算業務を効率化するのであれば、法人クレジットカードの利用や外部委託、経費精算システムの利用が有効です。会社に応じて適した方法が異なるため、自社にあったものを選ぶようにしましょう。

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