旅費精算とは？精算方法や効率化のポイントを解説｜コラム

旅費精算とは？

多くの企業には、営業職が存在します。そのため、経理担当者にとって旅費精算の業務は日常的に行われている業務のひとつでしょう。ここでは、旅費精算の概要について確認するとともに、そもそも旅費とは何かについても解説します。

旅費精算とは出張時の旅費を精算すること

旅費精算とは、国内海外を問わず、出張時にかかった交通費や宿泊費、出張手当などを精算する業務のことです。交通費の中には、電車代・タクシー代・バス代・飛行機代などが含まれます。

旅費精算には、社員が出張時に立て替えた費用を後で精算する「事後精算」と、事前に概算費用を仮払いし、出張後に精算する「事前仮払精算」の2種類があります。なお、旅費の呼び方は、旅費交通費、出張費など会社によって異なるため注意が必要です。

出張中にかかった費用のすべてが旅費になるわけではないため、注意しましょう。たとえば、出張中に取引先と飲食をともなう打ち合わせなどを行った際の費用は、旅費ではなく交際費に該当します。注意したい費用については後述しますので、そちらを参考にしてください。

そもそも「旅費」とは

旅費には法律上の明確な定義はありません。そのため、会社ごとに旅費の定義が異なる場合があります。旅費精算の際トラブルにならないように、会社では旅費がどのように定義されているのかを理解しておきましょう。

一般的に旅費は、出張のような遠方への移動・宿泊をともなう移動をした際に発生した費用を指します。「移動距離が100km以上の場合は旅費と見なす。それ以下の場合は交通費とする」というように、社内規定で定めている会社もあるため、注意が必要です。

上記からわかるように、旅費は社内の規程に基づいて判断されます。経理担当者も申請する側も、どのような経費が旅費に該当するのか、しっかりと把握したうえで業務にあたる必要があるでしょう。

【事後精算】旅費精算の方法と基本的な流れ

社員が一時的に立て替えた旅費を精算する基本的な流れは、次のとおりです。
出張申請を行う個々出張者が費用を立て替える出張者が旅費精算書を作成する経理が確認し精算する
それぞれ詳しく見ていきましょう。

出張申請を行う

旅費を精算するにあたって、従業員は出張前の出張申請が必要です。出張申請にて出張することを上司に報告し、承認を得ておかなければなりません。

出張申請とは、従業員が出張に行く際に承認を与えるための手続きのことです。従業員が一人でも出張をすると、経費精算や仮払いの作業が発生します。さらに、旅費は高額になりやすいため、会社側もできるだけ経費を抑えたいと考えるでしょう。事前に出張申請しておけば、会社も経費がどのくらいかかるか予想できるうえ、旅費精算をスムーズに進められます。

従業員の出張に関する情報は、社内で共有しておくことが重要です。出張申請をしておけば、タイムカードの管理を行う労務部や人事部も従業員の出張を把握できます。

どのくらいの費用がかかるかあらかじめわかっているのであれば、それもあわせて申請しておくとよいでしょう。たとえば、ホテルの予約を取っていたり、飛行機のチケットを取っていたりする場合、事前承認を得ておくとトラブルを防げます。

なお、出張申請のフォーマットには法的な規定はありません。そのため、会社独自のフォーマットを用意し活用しましょう。

出張者が費用を立て替える

出張中は、出張者が費用を一時的に立て替えて後日精算する「立替精算」を行うことになります。出張費の立替精算とは、従業員が出張にともない発生する交通費・宿泊費・食費などの費用を一時的に立て替えて、あとで会社に精算して返金を受けることです。

出張費の一時的な立替精算は、違法ではありません。従業員が立て替える場合は、領収書を残すようにすることが重要です。領収書を失くしてしまうと、何にいくら使ったのかを確認できないため、旅費精算ができなくなる恐れがあります。

立替精算を行う際には、法人クレジットカードの利用を検討するのも良いでしょう。クレジットカードを利用する主なメリットは以下の通りです。
現金が不要出張費の管理がしやすい　
1つめが、従業員が支払う際に現金が不要になる点です。立替をクレジットカードに一元化すれば、現金の引き出しや支払いなどの作業が発生せず、支払いをスムーズに行えます。従業員の手元にお金がなかったり、ATMが近くになかったり、など何らかの理由で現金がない場合でも、クレジットカードであれば支払いを済ませることが可能です。

2つめが、管理側が出張費の管理をしやすくなる点が挙げられます。出張時に立て替えた経費は、後日精算しますが、現金払いの場合は領収書を必要です。その点、クレジットカードであれば利用明細を確認するだけで完了するため、従業員・経理担当両方の負担を大幅に軽減できます。

また、トラブルを避けるためには、立替申請の精算方法や申請方法の流れもあわせて整えておくようにしましょう。

出張者が旅費精算書を作成する

出張から帰ってきたあとは、出張者が旅費精算書を作成します。旅費精算書には、出張で実際に発生した費用と利用目的を記載するのが一般的な流れです。必要な項目が抜けていたり、領収書との相違があったりした場合は経理部門で処理できないため、書類作成は慎重に行いましょう。

会社によって申請方法は異なりますが、旅費精算書ができたら直属の上司に提出するのが一般的です。直属の上司が問題ないと判断すれば、承認されます。予定外の支出などが発生して、予定金額と大きく異なるようだと、何に使ったのかを説明が必要です。上司の承認後は、経理部門で精算処理されます。

なお、作成時の詳しい注意点は後述するため、そちらを参考にしてください。

経理が確認し精算する

経理では、提出された書類と領収書の内容などに相違がないか確認します。問題がなければ、小口現金または現金振込による精算手続きを行います。

経理担当者は、旅費精算の不正を防ぐ最後の砦です。そのため、旅費精算書と領収書の精査が求められます。出張に使った電車代やタクシー代が適切なのか、安い経路はなかったのかなどをチェックしましょう。

そのほか、出張中の宿泊費・飲食費が計上されている場合は、その金額が適切かどうかも確認する必要があります。飲食費の金額が大きい場合は、同席者がいた可能性も考えられるでしょう。

これらのチェックを経て、旅費精算書と領収書に問題がなければ、出金です。旅費精算書を提出した社員に小口現金や振り込みで精算してください。小口現金とは、会社の手元に置いてある現金のことです。交通費や備品などを購入した際に使用する、少額の現金を指します。

小口現金を使用する際は、入出金のたびその内容を出納表へ記載することが必要です。小口現金の残高と帳簿残高の金額は常に合っている必要があります。仮に1円でもずれていると、計算のやり直しや領収書やレシートなどの書類の確認などが必要になるため、慎重に作業しましょう。

一方、振り込みによる精算の場合は、毎月の特定の日に精算を行います。振り込みであれば、現金の管理は基本的には不要なうえ、小口現金のように入出金したり、出納表の管理をしたりする必要がないため、精算業務の効率化が可能です。

旅費精算書を作成する際の注意点

旅費精算書を作成する際の主な注意点は、次の2つです。
用意されたテンプレートやフォーマットを活用する必要事項を正確に記入する
それぞれ詳しく見ていきましょう。

用意されたテンプレートやフォーマットを活用する

旅費精算書を効率的に作成するためには、社内でテンプレートやフォーマットを用意して、それを活用することが有効です。社内の誰が出張に行っても同じ書式で書類が作成されるため、管理する側としては一貫性のある形式で書類を管理できます。また、記載内容が統一されていれば、精算処理をスムーズに行えるでしょう。

一方で、社員側にとっても、テンプレートやフォーマットにしたがって項目を埋めていけばよいため、情報漏れを抑えられる点はメリットです。

テンプレートやフォーマットがないという場合は、管理業務の効率化のためにも作成をおすすめします。

必要事項を正確に記入する

旅費精算書を効率的に作成するためには、社内でテンプレートやフォーマットを用意して、それを活用することが有効です。社内の誰が出張に行っても同じ書式で書類が作成されるため、管理する側としては一貫性のある形式で書類を管理できます。また、記載内容が統一されていれば、精算処理をスムーズに行えるでしょう。

一方で、社員側にとっても、テンプレートやフォーマットにしたがって項目を埋めていけばよいため、情報漏れを抑えられる点はメリットです。

テンプレートやフォーマットがないという場合は、管理業務の効率化のためにも作成をおすすめします。

必要事項を正確に記入する

旅費精算書には、必要事項を正確に記入する必要があります。一般的な記入事項は、次のとおりです。

【旅費精算書に必要な項目】申請日所属／氏名／連絡先など出張先／出張目的／出張期間交通手段および交通費宿泊地および宿泊料金手当備考（経費にかかる補足説明や特殊な事情の説明など）
旅費精算書には、旅費の金額、内訳、日付などの重要な情報を正確に記入する必要があります。特に、出張先や目的、期間、交通手段などの詳細は漏れがないように記入しましょう。主に次のような点に注意が必要です。出張先：具体的な会社名なども挙げる。複数の出張先がある場合は、地域も書いておくとわかりやすい出張目的：どういう目的の出張であったのかを具体的に記載する。例：株式会社○○への新製品のPRなど出張期間：出張に出発した日から帰社した日までを出張期間とし、出張していた期間を記す交通手段：取引先や訪問先までの移動手段を記載。始点／終点だけでなく、乗り換えがあれば記載しておく。移動手段が複数ある場合は、それぞれにかかった費用も個別に記載する宿泊地／宿泊料金：宿泊したホテル名とともに、かかった料金を記載する
これらのポイントを押さえて、適切な旅費精算書を作成できるようになりましょう。

【事前仮払精算】旅費精算の方法と基本的な流れ

旅費精算を行う方法には、出張する従業員に前もって概算で旅費を渡しておく「事前仮払精算」という方法もあります。どちらの方法を選ぶかで旅費精算の流れは変わるため、注意が必要です。

ここでは、事前仮払精算の方法と基本的な流れについて解説します。主な流れは次のとおりです。
出張者が仮払申請書を作成する出張者に仮払金を渡す出張後は精算手続きをする
以下で詳しく見ていきましょう。

出張者が仮払申請書を作成する

事前仮払精算では、出張者が仮払申請書を作成し、出張にかかる費用の概算金額を申請します。申請書には、出張の日程、交通手段、移動ルートなどを基に算出した概算費用を記入します。

作成した仮払申請書を上司に提出し、確認・承認を経て経理担当者に回されるのが一般的な流れです。そのあと、経理担当者が申請内容をもとに、費用の妥当性や漏れがないかなどを確認していきます。

出張者に仮払金を渡す

経理担当者のチェックで問題がなければ、出張者に申請された金額を仮払金として渡します。なお、仮払金と混同しがちなものとして立替金があります。立替金とは、社員や取引先企業などが本来支払うべき金額を一時的に会社が立て替えたお金のことです。

どちらも、一時的に支払うことを目的としたお金であることは共通しています。しかし立替金は使途が初めから明確である一方で、仮払金は使途が明確ではありません。仮払金については、立替金と混同しやすいため、違いを理解しておきましょう。

仮払金は出張後に使途や金額が決まるため、出張者から申請を受けて過不足を精算します。

出張後は精算手続きをする

従業員は出張から戻ったあと、実際にかかった費用の領収書などをもとに仮払経費精算書を作成し精算手続きを行います。仮払経費精算書とは、仮払金が何にいくら使われたのかを申告するための書類です。

作成された仮払経費精算書は、上司が確認し承認したのち、経理部に提出されます。経理担当者は仮払い精算書の内容をチェックして、余剰金や不足金が生じた場合は後日対応作業を行います。

旅費精算に関する5つの注意点

旅費精算に関する5つの注意点は、次のとおりです。
旅費に該当しない費用に気を付ける精算時は旅費の妥当性を確認する旅費のルールについて社内で周知する領収書の保管を徹底する精算処理は迅速に行う
続けて、詳しく見ていきましょう。

旅費に該当しない費用に気を付ける

従業員の出張に関連して支払った経費であっても、必ずしも旅費に該当するわけではありません。旅費に該当しない費用もあるため、注意しましょう。注意したい費用は、次の3点です。交際費福利厚生費研修費

交際費

1つめが、交際費です。出張先で従業員が取引先を接待した場合は、交際費に該当します。交際費とは、取引先や仕入先に対して、関係構築やビジネスの促進を目的に行う接待などの費用です。経費として認められる費用ですが、旅費には該当しません。

たとえば、取引先の会社との懇談会への参加のために現地に行った、何らかの親睦会に参加した、というケースでは交際費として精算する必要があります。

また、次に挙げるものは交際費に該当しないものであるため、注意が必要です。福利厚生と考えられるもの 1人あたり5,000円未満の飲食費宣伝や広告費と考えられるもの寄付金と想定されるもの会議費とされるもの
1人あたり5,000円未満の飲食に関しては、次の書類を用意しなければなりません。人数飲食店の所在地年月日や参加した得意先の名称

参考：「国税庁「No.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算」」

福利厚生費

2つめが福利厚生費です。福利厚生費とは、従業員が働きやすくなるために、給与・賞与とは別に会社が支出する費用のことを指します。

福利厚生費に該当するものは、次の表のとおりです。

法定福利費（法律で定められている費用）	・厚生年金保険料・雇用保険料・労災保険料・介護保険料
法定外福利費（法定福利費に含まれない費用。狭義で、福利厚生費と呼ぶ場合も）	・通勤手当・社宅の家賃・リモートワーク手当・健康診断費・食事補助金・慶弔見舞金・家族手当・社員旅行（慰安旅行）など

旅行に関して福利厚生費に該当するものには、慰安旅行、社員旅行などの費用があります。ただし、福利厚生費として計上するには一定の条件がある点にも注意が必要です。

国内旅行の場合は4泊5日以内、海外旅行の場合は外国滞在が4泊5日以内である必要がありますまた、会社負担額は社員1人あたり10万円程度までで、従業員の過半数が参加しているなどの条件もあります。

社員旅行を経費計上できるのか、について気になる方は次の記事を参考にしてください。

関連コラム：「社員旅行は経費計上できる？福利厚生費にあたる3つの条件」

研修費

3つめが研修費です。研修費とは、従業員が業務に関連する知識や技術、免許や資格を取得するためにかかった費用のことを指します。

以下の費用は、研修費として処理可能です。接客・マナー講習などへの参加費免許・資格取得にかかった受験料ビジネス本の購入費用人材研修で使用したテキスト代
どのような費用が研修費として認められるのかを把握しておくことが重要です。

精算時は旅費の妥当性を確認する

精算時は、旅費の妥当性もしっかりと確認するようにしましょう。最短経路を利用した交通費か、宿泊費が高すぎないか、飲食費は常識の範囲内かなどを確認します。常識から外れた旅費精算を繰り返すと、税務調査で問題になる恐れがあります。

たとえば、移動先や目的によっては、宿泊が不要な日帰り出張で済む場合もあります。妥当性の判断は、人によって異なる可能性があります。トラブルの防止や公平性維持の観点から、出張旅費規程を設けて社内への周知を徹底しておくことが重要です。

旅費のルールについて社内で周知する

旅費に関するルールについて、社内で周知しておくことが重要です。ルールを理解せずに出張に行くと、誤った申請をしたり、申請できない出費が出たり、高額な旅費精算を申請してきたりすることも考えられるでしょう。

経理担当者が旅費精算書を差し戻すことになると、結果的に精算に多くの時間がかかることになります。従業員と経理担当者双方のストレスを軽減するためにも、旅費精算の仕方やどのような経費が旅費の対象なのかなどのルールを定めて、周知しておくことが欠かせません。

領収書の保管を徹底する

基本的に、領収書がなければ旅費精算はできません。旅費精算書を提出する社員には、領収書を失くさないように周知徹底しておきましょう。ただし、券売機での切符購入や海外出張などで領収書が発行されない場合もあります。

なかには、券売機での切符の購入や海外出張での経費など、領収書が発行されないケースもあります。何らかの事情で領収書が発行されなかった場合は、会社の既定に沿った対応が必要です。そうした事態に対処するうえでも、しっかりとした社内ルール作が求められます。

領収書の保管を徹底する

旅費精算をはじめ、経費精算は当期中の処理が原則です。手続きが遅れることで精算の手間や税負担が増えないよう、出張の後は迅速に処理を心がけましょう。

税法上、期をまたいでも問題はありませんが、精算が遅れると、申請に不備や不明点があった場合の調査が困難になります。従業員が申請を後回しにして処理が遅くならないように、締め切りなどの社内ルールをあらかじめ決めておくことがおすすめです。

旅費精算を行った場合の仕訳例

仕訳例について、事後精算と事前仮払精算でそれぞれ見ていきましょう。

事後精算の仕訳例

＜例＞実際にかかった交通費5万円出張後に現金での精算上記条件での仕訳例は以下の通りです。

借方		貸方
旅費交通費	50,000円	現金	50,000円

事前仮払精算の仕訳例

＜例＞
仮払金：5万円（現金）上記条件での仕訳例は以下の通りです。

借方		貸方
仮払金	50,000円	現金	50,000円

＜例＞
実際にかかった交通費：4万2,000円差額：8,000円が返金（現金で）された上記条件での仕訳例は以下の通りです。

借方		貸方
旅費交通費	42,000円	仮払金	50,000円
現金	8,000円

＜例＞
実際にかかった交通費：4万2,000円不足分2,000円があった上記条件での仕訳例は以下の通りです。

借方		貸方
旅費交通費	52,000円	仮払金	50,000円
		現金	2,000円

旅費精算業務の効率化に向けたポイント

旅費精算業務を効率化するためのポイントをご紹介します。効率化に向けては、書類作成時にテンプレートやフォーマットを活用するほかに、旅費精算システムの導入も検討する価値があります。

費用をかけずに業務効率化したい場合は、会社のルールに沿ったエクセルのテンプレートの使用がおすすめです。エクセルのテンプレートを用意しておき、出張者がデータを印刷して手書きで記入、申請を行ったり、データをメールで送信したりすることで申請を行えるようになります。

さらに、インターネット上にはエクセル用の無料テンプレートを提供しているサイトもあります。それらのテンプレートを自社の規定にあわせてカスタマイズすれば、比較的簡単にテンプレートを用意できるでしょう。

エクセルのテンプレートでは、誰でも操作・入力しやすいのがメリットです。また、ファイルを保存しておけば、上司や経理部門との連絡もスムーズになります。

経費精算業務全体の効率化を図りたい場合は、旅費精算システムはおすすめです。旅費精算システムを活用すれば、経費申請から処理までの流れをオンラインで完結させられます。また、システムによっては、スキャンや撮影した領収書データをそのまま保存できるものもあるため、生産性の向上や業務効率化が期待できるでしょう。

旅費精算システムを利用するメリットについては、次項で詳しく解説するのでぜひ参考にしてください。

旅費精算にシステムを利用する5つのメリット

旅費精算にシステムを利用する5つのメリットは、次のとおりです。書類作成の手間を軽減できる申請から承認までシステム上で完結できる仕訳作業を自動化できる不正防止につながるペーパーレス化を実現できる
それでは、それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

書類作成の手間を軽減できる

旅費精算システムを導入すれば、書類作成の手間を軽減できます。パソコンやスマートフォンで書類を作成できるため、申請書の作成作業が楽になり、作成時間の削減につながるでしょう。

また、システムによっては乗り換え案内サービスやICカードとの連携が可能です。自分で調べて入力していた項目を自動で反映・計算できるため、入力・計算ミスのリスクも軽減できます。

申請から承認までシステム上で完結できる

旅費精算システムでは、申請書の作成から申請・承認までをシステム上で完結できます。そのため、出張者と経理担当者それぞれの手間を軽減可能です。

紙の申請書の場合、テレワークを行っていると提出のためだけに出社しなければならないといったことが考えられます。まや、提出したあとも確認に時間がかかって承認までに時間がかかるという課題がありました。

旅費精算システムであれば、申請や承認をすべて電子化できるため、外出先やテレワークであっても経費精算業務を気軽に行えます。

仕訳作業を自動化できる

旅費精算システムでは、承認とともに自動仕訳が可能です。そのため、経理担当者の仕訳作業の手間が省けます。

作成した仕訳データは、CSV出力して会計ソフトに取り込むことも可能です。勘定科目の検討や振り込みなどの作業を自動化できます。紙ベースで対応するときに比べて、大幅な効率化が実現できるでしょう。

不正防止につながる

旅費精算システムの導入は、不正防止にもつながります。紙で経費精算を行う場合は、不正の有無について都度確認する必要がありました。旅費精算システムであれば、リアルタイムで不正な支出がないかチェックします。自動でアラートを出す機能があるため、不正な経費精算を防止可能です。

ペーパーレス化を実現できる

旅費精算システムを導入すると、書類や領収書の電子保存が可能となるため、ペーパーレス化につながります。

経費精算では、管理・保管しなければならない書類やデータが膨大です。また、領収書は最低でも7年間保存が必要であり、どこに何があるか、あとから見返せるように適切に管理する必要があります。紙ベースで膨大な量の領収書を管理するのは非効率であり、紛失などが起こる可能性も否定できません。

その点、システムが電子帳簿保存法に対応していれば、領収書を電子保存することが可能です。電子保存された領収書であれば、保管場所の確保が不要になるだけでなく、調べものも手軽にできるようになります。

旅費精算システムを導入してペーパーレス化すれば、さまざまなメリットが享受できるようになるでしょう。

旅費精算システムを利用する際の注意点

最後に、旅費精算システムを利用する際の注意点もご紹介します。主な注意点は次の3つです。システム選びは使いやすさを重視する他システムと連携できるか確認する一定のコストがかかることを理解しておく

システム選びは使いやすさを重視する

システムを導入する場合は、導入したものの手間が変わらなかったとならないよう、使いやすくわかりやすいシステムを選びましょう。

旅費精算は、出張者から経理担当者まで関わる人が多い業務です。誰もが使いやすいシステムを選ぶことが、システム導入のメリットを高めることにつながります。

具体的には、画面が見やすく操作が直感的に行えるか、またはこれまでの運用方法をできるだけ変更せずに使用できるかどうかを確認しましょう。システム導入前に、実際の運用画面を確認させてもらったり、無料トライアル期間に使ってみたりすることをおすすめします。

他システムと連携できるか確認する

すでに社内で他の会計システムを導入しているのであれば、他システムと連携が可能か確認しておくことが大切です。連携できないものを選ぶと、かえって手間が増えてしまう可能性があります。

一定のコストがかかることを理解しておく

システム導入には一定のコストがかかることを理解しておきましょう。従業員がシステムに慣れるまでには時間がかかることもあります。

「システムを導入したのに運用が効率化されない」という事態に陥らないためにも、初期設定から導入後までサポート体制が整っているシステムだと安心です。

まとめ

旅費精算とは、出張時にかかった交通費や宿泊費、出張手当などの費用を精算する業務のことです。交通費の中には電車代やタクシー代、バス代、飛行機代などが含まれます。

旅費精算には事後精算と事前仮払精算の2つがあり、それぞれ処理の方法が異なるため、注意が必要です。ひと口に旅費といっても、旅費に該当しない費用があるほか、かかった費用が妥当な額であるのかといった点は、経理担当者としてしっかり確認しておく必要があります。

煩雑になりがちな旅費精算業務を効率化するのであれば、旅費精算システムの導入がおすすめです。システムを導入すれば、書類作成を手軽にできたり、仕訳作業を自動化できたりといったさまざまなメリットを享受できます。ここでご紹介した旅費精算システムを利用する際の注意点も参考にしつつ、システムを選びましょう。

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