稟議の基本：メリット・デメリットをわかりやすく解説

稟議とは？

稟議は、通常一社員が判断できない事項について、文書で承認を求める手続きです。稟議書は公式な文書であり、会議を開くほどではないが、権限のある者に確認が必要な場合に利用されます。具体的な例として、新入社員の採用や備品の購入が挙げられます。稟議を通じて業務の透明性を確保し、迅速な決裁を実現することが目的です。

他の書類との違い

・決裁者
権限のある者が一人で最終決定を行うための書類です。複数人での検討を必要とせず、迅速に決定が可能な点が特徴です。意思決定の統一性は確保しやすいものの、判断が一人に集中するため、ミスが見逃されやすいというデメリットもあります。

・起案書
特定の課題に対する解決策を提案するための書類です。計画の初期段階で作成され、費用対効果や実行プランなどを記載します。社内外でのプレゼンテーション資料としても利用されることがありますが、稟議の初期段階として起案書を利用する場合もあります。

稟議の種類

稟議には、さまざまな種類があり、それぞれに応じた手続きを踏む必要があります。
代表的な稟議は以下のとおりです。

契約稟議

契約稟議は、他企業との契約締結時に必要な社内手続きです。具体的には、取引先との取引契約、秘密保持契約、業務委託契約、業務提携契約などが含まれます。契約内容や費用、契約期間、責任範囲などを詳細に記載し、関係者の承認を得るために回覧します。特に、高額な取引やリスクが伴う契約では、入念な確認が求められます。以下に、契約の種類ごとに稟議書作成時のポイントを解説します。

【秘密保持契約書 (NDA) の作成ポイント】
秘密保持契約書は、秘密情報を開示する際に、その管理方法や使用目的を取り決める契約です。情報漏洩を防止するため、秘密情報の開示前に締結されます。稟議書作成時に押さえておきたいポイントは以下の通りです。

目的の明確化	契約の目的を明確に記載し、情報が目的外で使用されることを防止します
除外情報の規定	秘密情報に該当しない除外情報を明記し、受領者の不当な負担を軽減します。
複製の制限	不要な複製を禁止することで、情報の無断流出を防止します。
情報の帰属と使用権	情報の権利は開示者に帰属し、使用範囲を契約で制限することを明記します。

【業務委託契約書の作成ポイント】
業務委託契約書は、委託者と受託者の間で業務委託に関する取り決めを行う契約です。業務内容や責任範囲を明確にし、トラブルを防ぐために非常に重要です。稟議書作成時に確認すべきポイントは以下の通りです。

契約内容の確認	委託業務の範囲、成果物の要件、報酬の支払条件などが詳細に記載されているか確認します。
納品物・納品期限の明確化	納品物の詳細や納品期限が明記され、さらに遅延時のペナルティが規定されているかを確認します。
報酬と支払条件の詳細	報酬額、支払い期日、支払い方法が詳細に記載されているか、違約金や支払い遅延時の対応も含めて確認します。
契約解除条件の具体化	契約解除が可能な条件や通知期間が明確に記載されているかを確認します。
再委託の条件と規制	再委託を許可する条件や、再委託の禁止条項を設け、業務品質や秘密保持を担保する規定があるか確認します。

購買稟議

購買稟議は、事務用品や備品を購入する際に必要な社内手続きです。高額なパソコンなどの設備から、日常的に使用する文房具まで、すべての購入に関して稟議書を関係者に回覧し、承認を得ることが求められます。購買稟議書を作成する主な目的は、無駄な支出を防ぎ、組織全体の効率性と透明性を維持することです。購買稟議書には、購入品の詳細情報、購入目的、購入先情報などを記載します。 購買稟議書で各関係者の承認を得るためには、以下のポイントに注意する必要があります。

明確な目的と詳細な情報提供	購買稟議書には、購入の目的を明確に記載することが求められます。購入品の詳細や予算情報など、すべての関連情報を包括的に提供することが必要です。
具体的な予算情報の提示	予算情報は、購入の妥当性を判断するための重要な要素です。具体的な予算項目や、購入後の予算残高を明記し、予算内での購入であることを示します。
購入理由と費用対効果の強調	購入の理由と費用対効果を明確に示すことが重要です。物品が必要な理由や、他の選択肢との比較によって得られる具体的な効果を詳細に説明します。

採用稟議

採用稟議は、正社員、契約社員、派遣社員、パート・アルバイトなど、新たな従業員を採用する際に必要な社内手続きです。採用条件や人数が適切かどうか、企業が求める人物像などを記載した採用稟議書を作成し、関係者に回覧して承認を得る必要があります。一般的に、採用稟議書には採用条件だけでなく、採用の目的、効果、コストなども記載されます。

採用稟議書には、必要な情報を過不足なく記載することが求められますが、作成に時間がかかると、優秀な人材を逃すリスクがあります。また、承認者から差し戻しがあった場合は、その理由を確認して内容を修正し、再度回覧して承認を得る必要があります。人材採用における機会損失を防ぐためには、差し戻しが発生しないように慎重かつ正確に採用稟議書を作成することが重要です。

採用稟議書の差し戻しが続く場合には、以下の対処を検討してみましょう。

理由を確認	承認されない理由を決裁者に確認し、改善すべき点を洗い出します。採用の必要性やコストに対する理解が不足している場合には、詳細なデータや具体的な事例を追加しましょう。
詳細情報の追加	採用の必要性や費用対効果について理解が不足している場合は、業界の採用動向や市場調査の結果などを基に、さらに詳細な情報を追記し、採用の妥当性を裏付けます。
代替案の提示	原案が通らない場合、採用条件の見直しや、他の候補者の検討など、代替案を考慮することが必要です。

接待交際稟議

接待交際稟議は、接待や交際活動に関連する予算の承認を得るための手続きです。この稟議を通すことで、企業活動の透明性を確保し、経費が適正に使用されることを確認します。接待交際稟議書には、接待や交際活動の目的、対象者の詳細、予算、そして期待される効果を明記します。

通常、接待交際稟議は財務部が予算の適正性を評価し、経営層がビジネス目的との整合性を検討します。必要に応じて、稟議書には追加情報や修正が求められることもあります。承認をスムーズに進めるためには、以下のポイントを押さえて稟議書を作成することが重要です。

目的と対象者の明確化	接待や交際活動の目的を明確にし、その対象者が誰であるかを詳細に記載することが重要です。ビジネス上の成果や目標を達成するために、接待がどのように役立つかを具体的に示すことで、承認の説得力が増します。
予算の正当性	予算は、実際にかかる費用を見積もり、過大でも過小でもない適切な金額を提示する必要があります。また、予算の使い道やその効果が十分に見込めることを示し、承認者に納得してもらえるようにします。
期待される効果の明示	接待や交際活動の結果、どのようなビジネス上の効果が期待できるのかを具体的に記載します。例えば、重要な取引先との関係強化や、新規顧客の獲得など、具体的な効果を示すことが求められます。

このように、接待交際稟議は企業の透明性と経費の適正管理を確保するために重要な手続きです。承認を得るためには、目的と予算、効果を明確にし、納得できる内容で稟議書を作成することが成功の鍵となります。

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稟議書を作成する3つのメリット

稟議書を作成する主なメリットとして、以下の点が挙げられます。
会議に要するコストを削減できる 業務の効率化が期待できる ミスやトラブルの防止につながる
それぞれのメリットについて解説します。

会議に要するコストを削減できる

稟議書を作成することで、不要な会議の回数を減らすことが可能です。稟議書がなければ、毎回の承認のたびに関係者が集まり、口頭で概要説明や承認手続きを行う必要があり、これに多くの時間と人件費がかかります。特に、複数の部署や役職者が関わる場合、全員のスケジュール調整が難しいため、会議開催そのものが大変です。

一方、稟議書を作成することで、会議の内容を文書化して関係者に共有し、必要な判断を効率的に仰ぐことができます。これにより、会議の時間や人員コストを大幅に削減でき、意思決定をスピーディに進めることが可能です。

業務の効率化が期待できる

稟議書には申請の目的、理由、期待される成果など、必要な情報が包括的に記載されているため、関係者は内容をすぐに把握でき、スムーズに判断を下すことができます。また、稟議書は書面として残るため、口頭説明で見落とされがちな情報を再確認でき、意思決定の精度を高める効果もあります。

承認後、稟議書は組織全体での共通認識となるため、業務の進行が迅速かつ効率的になります。特に、人員不足の現場では、稟議書を活用することで業務の停滞を防ぎ、組織全体の効率化を実現できます。

ミスやトラブルの防止につながる

稟議書を複数の関係者で確認し、承認を得るプロセスを通じて、申請者が見落とした問題やリスクが発見されやすくなります。稟議書には関係者全員が承認の証として捺印や署名を行うため、誰がどの段階で承認したかが明確に記録されます。これにより、後で問題が発生した際にも、責任の所在が明確になります。

さらに、稟議書を通じた承認プロセスは、組織のコンプライアンス遵守にも寄与します。文書としての記録が残るため、内部監査や外部からの調査があった場合にも、適切な手続きを踏んでいることを証明できます。

稟議書を作成する2つのデメリット

稟議書を作成する主なデメリットとして、以下のようなことが挙げられます。 最終承認まで一定の時間を要する 責任の所在がうやむやになる

それぞれのデメリットについて解説します。

最終承認まで一定の時間を要する

かかります。特に、承認権限者や決裁者が不在の場合、その間稟議が停滞し、さらに時間がかかる可能性があります。このプロセスの遅れは、特に緊急案件やタイムセンシティブな案件において、スケジュール遅延や機会損失を引き起こす可能性があります。

対策:
この問題を緩和するためには、承認者のスケジュールをあらかじめ把握し、稟議の進行に必要な時間を事前に見積もることが重要です。また、稟議書作成段階で必要事項を漏れなく整理し、差し戻しが発生しないよう準備することも有効です。

責任の所在がうやむやになる

稟議書は通常、複数の関係者が承認プロセスに関与するため、責任の所在を明確にすることが難しくなる場合があります。特に、承認権限者が多い場合、各人の責任意識が薄れ、問題が発生した際に誰が責任を負うべきかが曖昧になることがあります。さらに、承認者の多くは申請者よりも上位の立場にあるため、問題が発生しても責任を追及するのが難しい場合があります。

対策:
稟議を通す前に、誰がどの部分に責任を持つのかを明確にし、問題発生時の対応策を事前に検討しておくことが重要です。また、直属の上司に事前に相談し、問題が生じた場合の対処方法について確認することがリスク軽減につながります。

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稟議の申請フローと申請書の作成方法

稟議の申請フローは、稟議書の作成から承認・決裁までの手順を意味します。効率的に稟議を通すためには、正確なフローを理解し、適切に対応することが重要です。以下では、稟議の申請フローと稟議書の作成方法について、具体的な手順と注意点を交えて説明します。

必要な資料を準備し稟議書を作成する

まずは、稟議申請に必要な資料や情報を整えることから始めます。稟議書の内容は、企業のガイドラインやテンプレートに基づいて作成されるため、社内規定に従うことが求められます。

起案日・起案者名	稟議書には、申請した日付（起案日）と申請者（起案者）の名前を記載します。また、部署名や社員番号など、申請者に関する基本情報も含める必要があります。これにより、誰が申請を行ったのかが明確になり、後で参照する際に役立ちます。
申請番号	企業によっては、稟議書を申請番号で管理することがあります。申請番号は、申請者側が取得し、稟議書に記載します。これにより、複数の稟議書が混同することなく、申請の進捗状況を追跡することができます。
件名・申請内容	稟議書には、申請内容を簡潔かつ明確に記載することが求められます。件名から稟議書の内容がすぐにわかるようにし、申請の目的や背景、具体的な内容を詳細に記載します。これにより、承認者が判断しやすくなります。
費用対効果	特に経費に関する稟議の場合、費用対効果を具体的に示すことが重要です。これにより、申請が妥当であるかどうかを定量的に判断する材料となり、承認が得やすくなります。経費の節約や利益の増加に繋がる場合、その根拠を明確にすることが効果的です。

稟議書の承認・決裁プロセス
稟議書が作成されたら、承認のプロセスに進みます。稟議書の回覧や承認をスムーズに行うためには、以下の項目を正確に記載することが重要です。

承認可否欄
稟議書には、承認可否を記入する欄を設けます。また、承認や非承認、差し戻しの理由を記入できるコメント欄も設置します。これにより、承認過程で発生した疑問や問題点を関係者間で共有しやすくなり、必要に応じて追加の情報提供や修正ができます。

押印欄
稟議書には、承認を証明するための押印欄を設けることが一般的です。通常、承認は下位職位者から順に行い、上位職位者の押印を最後に行います。これにより、承認プロセスの進行状況が一目で確認でき、どの段階で承認が遅れているのかも把握しやすくなります。

稟議書の作成時の注意点
情報漏れを防ぐ:
稟議書には、全ての必要事項を漏れなく記載することが求められます。特に費用に関する情報や申請の背景・目的は詳細に説明することで、承認プロセスがスムーズに進むことが期待されます。

適切なテンプレートを使用:
企業指定のテンプレートを必ず使用し、書式に従って稟議書を作成することで、社内の手続きに従った一貫したフォーマットを保つことができます。

差し戻しのリスクを軽減:
稟議書が差し戻されることは業務の遅延に繋がります。これを防ぐためにも、申請内容をしっかりと確認し、誤りや不備がないか事前にチェックすることが重要です。

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稟議書を回覧する

稟議書を作成し、最終確認が完了したら、関係者に回覧します。稟議書の回覧は、通常、上司や関連部署を経て最終的に承認者に回すことが基本です。ただし、回覧の順序は各企業によって異なるため、事前に確認し、適切に申請を進めることが重要です。

一般的に、稟議金額が高くなるほど職務責任が大きい役職者が関与し、承認を行う関係者も増える傾向があります。

最終的な承認を得る

稟議書の回覧後、関係者の承認および決裁が行われます。稟議書の提出から承認までにかかる時間は、申請内容や承認者のスケジュールによって大きく異なることがあります。ただし、稟議の承認に時間がかかると、機会損失を招くリスクがあります。

さらに、紙の稟議書の場合、回覧中に紛失するトラブルが発生することも考えられます。このような紛失を避けるためには、関係者に事前に稟議書の回覧を行うことを伝えておくと効果的です。また、申請内容が複雑な場合、関係者の理解に時間がかかることがあるため、要点を明確にまとめることが重要です。

稟議書を作成する際のポイント

稟議書を作成する際の主なポイントは、以下のとおりです。 申請に至った背景を記載する 要点をわかりやすくまとめる 具体的なメリットを記載する 承認者に口頭で内容を伝えておく

それぞれのポイントを確認しましょう。

申請に至った背景を記載する

稟議書を作成する際は、申請に至った背景や経緯を明確に記載することが重要です。稟議に必要な情報として、稟議の目的や金額、期待される成果などを具体的かつ分かりやすく記載する必要があります。

承認者は稟議書の内容を詳細に把握していないことが多いため、記述が冗長になると確認に時間がかかる可能性があります。その結果、各関係者の承認が遅れ、稟議全体のスケジュールに影響を与えるリスクが高まります。したがって、申請の背景や経緯を記載する際は、要点を簡潔にまとめることが重要です。

要点をわかりやすくまとめる

役職者は多忙な業務に従事しているため、限られた時間内で効率的に稟議書を確認しなければなりません。そのため、稟議書を作成する際には、図表を用いて視覚的に説明したり、判断に役立つ関係書類を添付したりして、できる限り分かりやすくまとめる工夫が必要です。

また、箇条書きを活用して要点を整理し、専門用語の使用を控えることも承認者にとっての負担軽減につながります。承認の遅れはスケジュール全体に影響を与え、機会損失を引き起こす可能性があるため、関係者の立場や業務状況を理解し、迅速に承認を得るための方法を事前に検討しておくことが重要です。

具体的なメリットを記載する

稟議書には、申請内容を通して企業が得られる具体的なメリットを明確に記載してください。稟議書で高い効果や成果を示すことで、関係者の承認を得やすくなります。特に、数値やデータを活用することで、承認者の納得を得やすくなるでしょう。

もし稟議案件に関してデメリットが存在する場合は、プラス面とマイナス面を比較した結果を記載し、最終的にメリットが大きいことを説明するのが効果的です。加えて、デメリットをカバーできる対応策がある場合、その具体的な方法を詳しく記載することで、承認者の理解と安心感を深められます。

承認者に口頭で内容を伝えておく

稟議書の情報だけでは、承認者が十分な理解を得られない可能性があります。承認・決裁までの時間を短縮するためには、事前に稟議内容を共有しておくことが効果的です。あらかじめ承認者に情報を提供しておけば、稟議内容への理解が深まり、スムーズな承認につながります。

また、稟議書の説明が不十分な場合、差し戻される可能性があります。円滑に承認を得るためには、事前に承認者からアドバイスを受け、必要に応じて稟議書を修正・改善しておくことが重要です。作成には時間がかかりますが、この準備が結果的に、回覧から承認・決裁までのプロセスを円滑に進める助けとなります。

稟議書は電子化できる

多くの企業では、稟議書を紙で作成して回覧することが一般的でしたが、近年は稟議申請フローのデジタル化を進める企業が増えています。ここからは、紙による稟議や決裁の課題、稟議書を電子化するメリットについて詳しく解説します。

紙による稟議や決裁の課題

紙の稟議書を使用することには、以下のような課題が存在します。

進捗状況がわかりにくい 紛失リスクがある
紙による稟議や決裁の課題について解説します。

進捗状況がわかりにくい

状況把握の難しさ:
稟議書がどの段階にあるのか、誰の承認待ちなのかをリアルタイムで把握することが難しいです。特に、関係者が多い場合や承認フローが複雑な場合、進捗状況が把握しづらくなり、必要なタイミングでの対応が遅れることがあります。

情報の共有不足:
稟議書の回覧が進む中で、各関係者が最新の状況を知らないまま承認を行う可能性があります。この情報の共有不足が、最終的な決定に影響を及ぼすことがあります。

紛失リスクがある

物理的な管理の難しさ:
紙の稟議書は物理的な存在であるため、回覧中に紛失するリスクがあります。特に、多くの関係者を経由する場合、どこで紛失するかを把握することが難しく、再度書類を用意する手間が発生します。

記録の保存が困難:
紙の書類は劣化や破損のリスクもあり、長期間の保存が難しい場合があります。特に、過去の稟議書を参照する必要が生じた際に、適切に保管されていないと情報が失われる可能性があります。

これらの課題を解決するために、電子稟議システムを導入する企業が増えています。電子システムを利用することで、進捗状況をリアルタイムで確認でき、また文書の管理や保存も容易になります。紛失リスクも大幅に低減され、承認フローの効率化が図れます。

稟議書を電子化するメリット

近年、ペーパーレス化や業務効率化を目的として、稟議書を電子化する企業が増えています。電子化により得られる具体的なメリットは以下の通りです。

1. 申請業務を一本化できる
効率的な管理: 稟議書を電子化することで、申請から承認、決裁までのプロセスをオンラインで一元管理できます。これにより、手渡しでの回覧や紙の管理が不要になり、スムーズな流れを実現できます。

進捗状況の可視化: システム上で稟議書の承認状況をリアルタイムで確認できるため、誰がどの段階にいるのかを把握しやすくなります。これにより、承認にかかる時間を予測し、業務を効率的に進めることが可能です。

リモートワーク対応: 電子システムを導入することで、テレワーク中でも承認や決裁が可能になり、柔軟な働き方をサポートします。

2. 申請の手間やコストを削減できる 保管コストの削減: 紙の稟議書の場合、物理的な保管スペースが必要ですが、電子文書であればクラウド上に保管できるため、保存場所の賃貸費用や管理費を抑えられます。

経費の削減: 紙代やトナーインク代、さらには書類作成に必要な人件費など、さまざまなコストを削減することができます。これにより、全体的な業務運営の効率性を向上させることができます。

迅速な申請プロセス: 電子化により、書類の作成や提出が迅速になり、承認までの時間を短縮できます。これにより、稟議案件が早期に処理され、機会損失を減少させることができます。

まとめ

稟議書は、組織内の重要な意思決定プロセスを支える文書であり、その承認を得ることが業務の円滑な運営にとって不可欠です。しかし、紙の稟議書には時間がかかり、進捗状況の把握が難しいなどの課題が存在します。

これらの課題を克服するためには、稟議書の電子化が効果的です。電子化により、申請業務を一本化し、オンラインでの管理が可能になることで、承認プロセスがスムーズになり、紛失リスクも軽減されます。

ワークフローツールの導入は、稟議書の電子化を実現するための有力な手段です。これにより、業務効率の向上、透明性の確保、そして迅速な意思決定を実現できます。企業全体の生産性を高めるために、稟議書の電子化を検討することが重要です。

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