従業員の手配する負担を減らして、本来の出張業務に集中できる環境を整えてあげたい。

アストロラボ株式会社様は、リテールビジネスを中心に真のDX化を実現させるための仕組み創りに日々挑戦しており「企業DXのリーディング・カンパニー」として、“デジタル化による仕事の効率化”だけでなく、”ワクワク”する価値体験の提供を通じてサステナブルな世界の実現を目指しています。今回は出張手配に関わる業務改善に取り組んでくださった菅 恒平さんにインタビューさせていただきました。

導入経緯と当時抱えていた課題について

(IACE)担当者 ：出張手配のクラウドサービスが複数あるなか、Smart BTMを導入された経緯をおしえてください。

(アストロラボ株式会社) 菅様：出張手配関連のクラウドサービスは確かに複数あり、弊社でもいくつかのサービスの資料を取り寄せたりして比較検討をしました。その中でもIACEトラベルの「Smart BTM」は、導入費用や月額の固定費がかからないことと、出張者が全員同じシステムを使って予約を行い、かつ精算も後払いの一括請求ということ。またオンラインだけではなく24時間365日オペレーターへの連絡ができるということでした。この時に抱えていた弊社の課題の多くが改善できると判断し、導入を決定いたしました。

(IACE)担当者 ：課題とは、どのようなものでしたか。

(アストロラボ株式会社) 菅様：弊社は海外にパートナーを複数社持っており、現地視察や打合せのために時々訪問を行っていますが、経費精算の煩雑さや、通常の業務と並行して航空機やホテルを探して手配するのが負担となっていることが課題でした。 また、コロナ以降は各国の入出国に必要な書類や条件などが複雑になったりして情報収集も面倒だと感じていました。

導入したことで感じている変化

(IACE) 担当者：Smart BTMを導入したことで、課題は改善されましたでしょうか

(アストロラボ株式会社) 菅様：はい、課題は改善したと感じています。まずは当社の出張手配条件（航空券等の料金クラスやホテルなどのランクなど）にそって提案をいただけることから、社内で手配前に条件に合致しているかをわざわざ確認する必要がなくなりました。出張の旅程を組む際はチャットから気軽にオペレータの方に相談ができるので、手配する従業員や出張者にとって不安がなくなりました。併せて、渡航する国の出入国に関する注意事項などもお知らせいただけるなど、自社で手配していたら出張者任せになってしまうことも、事前だけでなく出張期間中でも必要に応じてお知らせいただけるのは、大変助かりました。また、精算は請求書で一括になったことで出張の立替精算も現地での個別立替分のみとなり個人負担も小さくできたことはより良いことでした。

(IACE) 担当者：改善されて本当によかったです。次にSmart BTMの操作性やサービスについてですが、感じていることや利用者から上がっている声などありましたらをお聞かせください

(アストロラボ株式会社) 菅様：チャット機能は本当に便利だと思います。目的地と日数、訪問希望先を伝えるだけで、日程を考慮して航空便もホテルも全て探して提案してもらえました。 ホテルの予約も、ランク別にいくつか薦めていただき、結果として宿泊費用とクオリティのバランスが取れたホテルを利用することができました。このチャット機能は、出張中の緊急時に海外からでもいつでも連絡ができるということなので、とても心強いです。 あと、業務出張とは別にプライベートでの延泊などにも別精算で対応いただけるので、出張のついでに1泊だけプライベートで市街観光を楽しんだりすることができる点も個人的にはとても満足しているところです。保険や空港まで行く際の特急やリムジンバスなどもオンラインで手配できるようになると、より出張手配が楽になるので良いと感じました。

(IACE) 担当者：ありがとうございます。仰っていただいた通り、多くの企業様から「24時間アシスタントサービス」はご契約の決めてとなったという企業様が実際に多く、サービス自体もとても好評ですので継続していきたいと考えています。逆に使いにくかったり、改善が必要だと思う点がありましたらお聞かせください。

(アストロラボ株式会社) 菅様：そうですね、保険や、空港まで行く際の特急やリムジンバスなども手配できるようになると、より出張手配と費用精算が楽になるので良いかもしれません。また手配だけではなく出張の稟議機能や雑費などの精算機能があればいいなと思ってます。

(IACE) 担当者：企業なご意見ありがとうございます。確かに保険やリムジンなども一緒にオンラインで手配できると便利ですね。新しい機能の開発については今後も社内でよく検討していきたいと思います。
稟議や雑費の精算機能については、実はもう1つのサービス紹介にはなってしまいますが、出張全般を管理するクラウドサービス「Travel Manager」には同機能が備わっています。もちろん「Smart BTM」との連携も可能ですのでよろしければご検討頂ければと思います。

(アストロラボ株式会社様) 菅様：ありがとうございます。はい、是非オンラインで手配できる項目は増やして頂きたいと思います。「Travel Manager」についても興味がありますので検討してみます。

現在の課題や今後の目標・展望について

(IACE) 担当者：現在抱えてらっしゃる課題や、それに向けて御社で取り組んでいることについてお聞かせください。

(アストロラボ株式会社) 菅様：弊社は自社のクラウドサービスの開発だけでなく、受託開発の案件においても開発リソースの確保と拡充が重要な課題と認識しています。現在でも複数のオフショアの開発パートナーを活用してシステム開発を行っているので、今後は開発陣営の強化や拡張のためにも現地訪問や関係強化は欠かせないものと考えています。そのためにも、エンジニアリングやマネジメントといったビジネススキルだけでなく、異文化（海外との）コミュニケーションの能力の高い人材の確保といったことも重要だと考えています。

(IACE) 担当者：お聞かせいただきありがとうございます。自社だけではなく、受託開発も多く手掛けられているんですね。海外のパートナー様には実際に会いに行くなど、コミュニケーションを大変重要視されていて、それが良い商品の開発やスピード感につながっているのだと思いました。私共の方では、少しでもご出張のお役にたてるように、Smart BTMのサービスをもっと使いやすい製品にしていきたいと思いますので、これからもよろしくお願いいたします。今回はお忙しい中、インタビューにお答えいただきありがとうございました。

(アストロラボ株式会社様) 菅様：こちらこそ、ありがとうございました。もちろん出張の際にはSmart BTMを利用させて頂きます。