「オンラインで予約を完結。複雑な行程はオペレーター提案を活用し、手配時間を大幅に短縮」

 今回は、海外展示会への出展や欧州・アジアへの渡航など、世界へ事業を展開されている奥野製薬工業株式会社様にお話を伺いました。Smart BTMによる出張手配の効率化に加え、チャットや24時間アシスタントサービスの活用状況、そしてどのように社内へ浸透していったのかについて、日々の手配業務の変化とあわせて詳しくお聞きしました。

ご協力：奥野製薬工業株式会社様
（総合技術研究所 西棟）

Smart BTM導入前の出張手配について

導入前からＩＡＣＥトラベルとはお付き合いがありましたが、もう1社の旅行代理店にも見積もりを依頼し、条件や価格を比較したうえで手配を行っていました。出張者自身が通常業務と並行しながら、メールや電話で旅行会社とやり取りを重ねる運用だったため、見積もりの取得だけでも時間を要することが多くありました。さらに、手配の途中で料金が変動するケースもあり、効率面で課題を感じていました。

導入のきっかけ

そうした課題を抱えていたなかで、Smart BTMをご紹介いただいたことが導入のきっかけです。
オンライン上で検索から予約、発券まで完結できる点や、パスポート情報などの個人情報をあらかじめ登録できる点に利便性を感じました。また、Smart BTMを通じて予約することで手配手数料を抑えられる点も魅力でした。

ちょうど業務効率化を検討していたタイミングでもあり、コスト面でのメリットも見込めたことから、導入へと進みました。なお、精算方法については導入前から月締め後払いを利用しており、その点は継続しています。

社内での浸透について

導入当初は、出張に慣れていない社員がオンラインで手配することに対して不安の声もありました。
しかし、不明点はいつでもチャットで問い合わせができることや、複雑な旅程については従来どおりオペレーターへ見積もり依頼ができる体制が整っているため、徐々に社内での運用が広がっていきました。

また、社内にはSmart BTM専用の掲示板を設置し、IACEトラベルから配信される世界情勢や出入国情報に関するメール、操作マニュアルなどを共有することで、誰でも利用しやすい環境を整えています。

現在では、操作に慣れた社員が他の社員へ使い方を伝える場面も増え、社内への浸透がさらに進んでいます。

導入後に感じた変化

Smart BTMの導入後は、電話やメールで何度もやり取りを重ねることなく、自身でフライトを検索・比較し、そのまま予約まで完結できるようになりました。

手配手数料も従来より抑えられたことから、他社と比較することなく利用できるようになり、手配にかかる時間も大幅に短縮されています。これまで数日を要していた手配業務が、日単位で効率化されたと実感しています。

また、代理で手配する場合も、都度パスポート情報などの個人情報を確認する必要がなくなりました。さらに、1つの出張記録のなかで複数の異なるフライトをまとめて手配できるため、旅程全体の管理もしやすくなっています。

良い・悪いと感じている点

Smart BTMを運用するなかで、特に以下の点に利便性を感じています。

・パスポート情報などの個人情報を都度確認することなく代理手配が完了する点
・1つの出張記録のなかで複数の異なるフライトをまとめて手配できる点
・これまでどおりに電話やメールでの問い合わせができる点
・事前座席指定がシステム上で行える点
・不明点はチャットで連絡できる点
・24時間アシスタントサービスを利用できる点

海外に滞在中のスタッフが時間を気にせず緊急時に連絡ができることは、大きな安心材料となっています。

一方で、今後の改善を期待している点もあります。

・マイレージ番号の自動登録機能
・外国内での国内移動時のフライト選択肢の拡充
・スマートフォンでの利便性向上
・初心者向けに「パスポートはお持ちですか」「ビザは必要ですか」といったナビゲーション機能

出張に不慣れな社員でも、より安心して手配できる仕組みが整えば、さらに活用が広がると感じています。

サポート体制について

営業担当者、オペレーターの対応については、いまのところ不満の声は出ていません。
電話・メール・チャットいずれも丁寧に対応いただいています。

・見積もりパターンが豊富で、選択肢の幅がある点
・想定していなかった経路の乗り継ぎフライトで提案を受けられる点

コロナ禍の頃には、出入国情報やホテル関連情報をタイムリーに提供してもらえたことも非常に助かりました。

今後の出張動向と展望

来季は、海外展示会への出展は予定しておりませんが、少人数単位での出張の頻度は増加すると想定します。
ベトナムへの進出や、欧州（ドイツ・トルコ・イタリア）での食品部門強化なども予定しており、海外出張は今後も一定数発生する見込みです。

ホテル手配については、渡航先の取引先様が手配するケースが多く、現在はSmart BTMを利用する機会はありませんが、単独渡航などの場合には利用を検討しています。立替精算の手間もあるため、今後は状況に応じて活用の幅を広げていきたいと考えています。

担当営業よりひとこと
このたびは貴重なお話をお聞かせいただき、誠にありがとうございました。  Smart BTMを通じて、比較・予約のオンライン化による業務効率化だけでなく、 チャットや24時間アシスタントサービスをご活用いただき、安心して海外出張を行っていただけていることを大変嬉しく思います。  今後も、ビザや出入国情報のご相談を含め、世界へ挑戦される貴社のご出張をしっかりとサポートしてまいります。 柏田 晃佑（BTM事業部セールスＧ マネージャー）

今回は奥野製薬工業株式会社様の導入インタビューをご紹介させていただきました。
お忙しい中ご協力いただき誠にありがとうございました！
インタビュー記事の内容は2026年2月24日時点の情報です。