導入事例
Smart BTMについてインタビューさせていただきました
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NIPPURA株式会社
手配担当者が不在の場合でも、ログインすることで総務担当者や出張者自身がシステム上で手配状況を確認できるようになり、社内での情報共有がしやすくなりました。
設計部 企画担当
田中 梢 様
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株式会社アールディーシー
当社では、出張目的によってグループ会社ごとに請求先を分ける必要があるため、請求先を柔軟に設定できる点は非常に便利だと感じています。また、座席指定など出張者ごとの要望を事前登録できるため、代理手配時の確認作業も軽減されました。
社長室兼監査室
ご担当者 Ａ様・Ｂ様
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株式会社日東
現在は、ほとんどの出張手配において、旅行会社へ問い合わせを行うことなく自分たちでフライトや料金を検索できるようになりました。これまでのように旅行会社からの回答を待つ必要がなくなり、出張手配にかかる時間は大きく短縮されたと感じています。
管理部 部長 元澤 修二 様
管理部 総務チーム 能登 千恵 様
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ファインツール・ジャパン株式会社
単にシステムを提供するだけではなく、問題が発生した際には営業担当者がしっかりと話を聞き、解決に向けて迅速に対応してくれます。
執行役員 人事・管理部 部長
Ｋ.Ｏ 様
戦略室 副社長秘書 兼 人事・管理部 Ｍ.Ａ 様
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奥野製薬工業株式会社
ちょうど業務効率化を検討していたタイミングでもあり、コスト面でのメリットも見込めたことから、導入へと進みました。
デジタル戦略統括部マーケティング戦略室 チーフスペシャリスト 山中 美由紀 様
SCM統括部 購買課 ご担当者 様
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大森機械工業株式会社
予約時にはビザの要否やパスポートの残存期間について、オペレーターの方からチャットを通じて丁寧にご案内いただけるため、これまで個別に調べていた手間が軽減され、大きな安心につながっています。
営業本部 グローバル・ファーマ支援室 ご担当者 様
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日邦産業株式会社
手配先を統一し、締め払いで一括請求にしたことで、月末の請求書のやりとりもスムーズになり、バタバタすることがなくなりました。結果的に、経理業務全体のフローを見直す良い機会にもなりました。
業務管理部
ご担当者 様
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株式会社好信
フライト予約完了後には渡航先の出入国情報などが届くため個別に調べる手間がなくなりました。ビザの申請代行を含め、複数の業務を一括で依頼できる点も便利で、入国関連のサポートには助けられています。
代表取締役専務 大竹 晋平 様
総務部 主任 青木 淳裕 様
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株式会社日伝
自分でフライトを探して選べるようになり、出張手配の自由度とスピードが大きく向上しました。また、出張の履歴や出張者情報がSmart BTMに集約されるため管理も楽になりました。
海外部 海外課 課長
織田 大輔 様
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ユー・エム・シー・エレクトロニクス株式会社
24時間サポートの体制（24時間アシスタントサービス）は非常に心強いです。週末や早朝でも、急な変更が必要になった際にオペレーターにつながり、対応していただけるのは大きな安心材料です。
社長秘書
立木 三鈴 様
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フジテック株式会社
出張者自身が手配を行うスタイルへと移行したことで、従来の手配フローが大きく簡素化されました。また、航空券単価を抑えることができ、コスト面でも一定の効果が出ています。
総務本部 総務部
ご担当者 様
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ダイセーエブリー二十四株式会社
24時間いつでも、好きなタイミングで空席状況や料金を確認できるようになりました。初めて使う場面でも迷うことがほとんどなく、社内での情報共有や連携が非常にスムーズになったと感じています。
経営管理室
Ｓ.Ｏ. 様
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株式会社ヴイ・エス・テクノロジー
自分で選びながら手配できるので、出張手配の自由度が高まりました。社内展開もスムーズで、利用者への定着も早かったです。オペレーターの対応も的確で柔軟に応じてくれる点に安心感があります。
法務総務人事部 人事担当
Ｓ.Ｔ. 様
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山越株式会社
きっかけはＩＡＣＥトラベルからの営業電話でした。初期費用が無料であり、月額の固定コストも無料ということで、社内的な導入のハードルが低く、「とりあえず使ってみよう」という感覚でした。
総務経理部 秘書課 課長
大木 真介 様
よくあるご質問
どんな企業が導入に向いていますか
- 飛行機を利用する出張が毎月発生する企業様へお薦めしております。今までは旅行会社へメールや電話で見積り・予約・発券を依頼していた企業様でしたらより手間の削減（工数削減）効果を感じて頂けるかと思います。
お試しで利用することはできますか
- お試し用の環境はご提供しておりませんが、当社の営業担当がオンライン打ち合わせにて実機によるデモンストレーションを行いますのでお気軽にお問い合わせくださいませ。
申し込みにはどのような手続きが必要ですか
- WEBの申し込みフォームをご入力頂きますと弊社営業担当からご連絡をさせて頂きます。その後、クラウドにて契約を締結して頂きます。(当社では契約に 弁護士ドットコム株式会社が運営するクラウドサインを利用しております)
導入までどれくらい時間がかかりますか
- 契約締結後、通常は１週間程度で初期設定が完了してご利用が開始できます。
初期設定にはどのようなデータが必要ですか
- ユーザー情報及びセキュリティ関連の設定に関する情報をご提供いただきます。
稟議申請や危機管理などの管理はできますか
- Smart BTMは予約手配に特化したシステムですので「稟議申請」や「危機管理」といった機能は搭載しておりませんが、当社が展開する出張管理システム「Travel Manager」であれば「稟議申請」「危機管理」、更には「経費精算」などの機能も搭載しております。Smart BTMとも連携しており出張の手配から出張後の精算まですべてをまるっと管理する事ができますので是非ご検討くださいませ。
Travel Managerを詳しくみる
利用する環境に制限はありますか
- 弊社にて以下の環境で動作を確認しております。OS：Windows10/11、macOS Monterey、iPadOS 15.5*（*iPadAir 第3世代のみ確認）ブラウザ：Google Chrome （※最新版へのアップデートをお願いします）
ビザの申請は代行できますか
- はい、査証の申請代行サポートは有料サービスで行っております。
取り扱い国や料金を確認する
航空券はすぐに購入が必要ですか
- 予約後は各航空券に設定される発券期限までに発券依頼をしてください。 設定される発券期限については航空会社、券種等により条件が変わりますので予約時にご確認くださいませ。
海外発着のチケットは手配できますか
- はい、可能です。海外発の日本行き、海外区間のみの航空券も手配が可能です。
変更可能なタイプのチケットも予約可能ですか
- 国内、海外共に変更可能なタイプを指定しての検索及び予約が可能です。
キャンセルや変更になった場合はどうすればよいですか
- 予約記録の確認画面からいつでもキャンセル依頼が可能です。
出発何日前まで手配が出来ますか
- オンライン予約については国内航空券が出発の6時間前(※)、国際航空券、ホテル予約については出発前日までとなりますが、オペレーターによる手配は当日の手配も受け付けられる場合があります。 (※)国内航空券において一部の航空会社は出発前日までとなります。
複数人の予約を同時にできますか
- 一度に6名までの予約が可能です。
座席の指定やマイレージの登録はできますか
- 国際線航空券においては予約完了後に座席指定やマイレージの登録が可能です。
インターネットにつながらない場合でも手配できますか
- Smart BTMはクラウドサービスになりますのでデバイスがインターネットにつながっている必要があります。
スマホ、およびタブレット端末で操作できますか
- タブレット端末には対応しておりますが、スマートフォンについては現在は対応しておりません。
子供の手配も一緒にできますか
- 従業員向け出張手配システムなので子供の手配はできません。
見積書や請求書などを発行することはできますか
- Smart BTM内で見積書の発行は可能です。請求書については別途オペレーター側で発行したものをお送り致します。
料金について教えてください
- Smart BTMは導入にかかる費用や、月額の利用料は一切かかりません。ただし、6か月間利用がない場合はアカウントを停止させて頂く場合もございます。また、航空券やホテルを手配した際に発生する手配手数料や変更手数料は別途発生します。
チャット機能も無料で使えますか
- はい、Smart BTMへログインしていただければ無料でご利用いただけます。ご旅程ごとに会話が分かれてますので、複数の出張が控えていても混乱することはありません。
時間外のサポートは有料ですか
- 契約企業様は「24時間アシスタントサービス」を無料でご利用いただけます。緊急時や時間外のオペレーターへの質問は主にチャットで対応いたします。航空券やホテルを手配した際に発生する手配手数料や変更手数料は別途発生します。
ビザやABTCの申請代行はいくらですか
- 申請代行の料金はホームページに掲載しております。対応可能な国や料金は変動いたしますのでご注意ください。
オペレータに予約を依頼したときも手数料は同じですか
- 本ページに記載している手数料はSmart BTMからオンラインご予約いただいた際に発生する手数料です。お電話やメール、チャットで弊社オペレーターが対応したご予約の手数料においては従来の契約に準じます。
Smart BTMに関してセキュリティーの安全性について教えてください
- 当社は情報セキュリティマネジメントの国際規格であるISO27001の取得企業としてお客様に安心して利用いただけるようセキュリティ対策に取り組んでいます。（ISO/IEC 27001：2013 認証取得、認証範囲：出張予約および管理クラウドシステムの開発・保守・運用業務 （東京支店））また、プライバシーマークを取得しており、個人情報保護の面でも安心してご利用頂けます。（認定番号：第10450050号）
利用する環境に制限はありますか
- 弊社にて以下の環境で動作を確認しております。OS：Windows10/11、macOS Monterey、iPadOS 15.5*（*iPadAir 第3世代のみ確認）ブラウザ：Google Chrome （※最新版へのアップデートをお願いします）
パソコンにアプリをインストールする必要はありますか
- パソコン、スマートフォン等のWebブラウザにてご利用いただけるクラウドサービスですので、ソフトのインストールは不要です。
Smart BTMに入力したデータはどこに保管されていますか
- 世界最高レベルの国内データセンターである、Amazon Web Serviceにて厳格なセキュリティ基準の下、管理しています。
セキュリティチェックシートを公開していますか
- Smart BTM導入をご検討頂いておりますお客様向けに経済産業省が公開している「クラウドサービスレベルのチェックリスト」と総務省ガイドラインの内容を反映した「ASP・SaaSの安全・信頼性に係る情報開示指針（ASP・SaaS編）第3版」を公開しています。SmartBTMがお客さまのセキュリティ基準を満たしているかのご確認にご活用ください。
クラウドサービスレベルのチェックリスト（.xlsx）
「Smart BTM」ASP・SaaS 安全・信頼性に係る情報開示指針
IACEトラベルを利用すると、どのようなメリットがありますか
- Smart BTMの航空券、宿泊、その他オプション機能のオンライン予約以外にも現地での専用車や通訳手配等に加えレンタルWi-Fiルーターや空港駐車場の手配まで、オペレーターが出張に関連するものはワンストップで手配しますので出張者様や手配担当者様の業務効率を向上させることができます。また、IACEトラベルのBTMサービスで構築した出張プログラムにより規程遵守の適正購買が実現できる他、24時間サポートサービスと位置情報システムにより社員の動向を完全把握する事ができますので管理者様の業務負担軽減につながります。
決済方法について教えてください。
- IACEトラベルで手配したものは全て請求書（後払い）で対応できるので、立替精算は不要です。
注：請求書（後払い）はご契約企業様がご利用いただけます（与信審査が必要です）
解約にはどのような手続きが必要ですか
- 本サービスの利用期間は１年間としますが中途解約を希望する場合は解約希望日の属する月の３ヶ月前の末日までに書面にて解約の通知することにより、中途解約することが可能です。
24時間サポート対応について
- Smart BTMをご利用のお客様は24時間365日いつでも、24時間アシスタントサービスをご利用いただけます。
操作がわからない時はどうすればよいでしょうか
- Smart BTMの操作が不明な時は、WEBマニュアルをご覧頂くか、解決しない場合は担当営業へご連絡くださいませ。