「出張手配の自由度が高まりました。社内展開もスムーズで、利用者への定着も早かったです。」

 今回、東京都港区に本社を構える株式会社ヴイ・エス・テクノロジーのＳ.Ｔ.様（法務総務人事部 人事担当）にインタビューを受けていただきました。導入に至った経緯やその時期に抱えていた課題感、使用されてみて感じた率直なご意見をいただくことができました。

導入前の出張手配について教えてください

これまでは、旅行会社にメールで見積もりを依頼し、その都度、希望するフライトやホテルの条件をお伝えして対応いただく形でした。丁寧にご提案いただく一方で、希望に合う便が見つからない場合や、いくつかやり取りが発生することもあり、スピード感や柔軟性の面で、もう少し改善できる余地があると感じていました。

出張手配をもっと自分たちのタイミングで進められるようにしたい、という思いが強まっていったのが、サービスを検討し始めたきっかけです。

Smart BTMを導入したきっかけについて教えてください

出張手配をもっと効率化できないかと考え、オンライン予約サービスをインターネットで調べていました。その中の一つがSmart BTMでした。

初めて話を聞いた際に好印象だったのは、

・LCCを含めてオンラインで予約ができること
・自分で好きなフライトスケジュールを選べること
・地図を見ながらホテルが予約できること
・チャットでオペレーターにすぐ相談できること
・マニュアルや勉強会など、導入支援がしっかりしていたこと

といったポイントでした。

導入前の出張手配の課題は改善されましたか？

はい。以前のような煩雑なやり取りは一切なくなり、自分で選びながら手配できる自由度が格段に向上しました。 さらに、費用面でも削減効果が出ており、見積もりの根拠も明確で納得感があります。

導入に際しては、社内の利用者から意見を集め、実際に操作してもらったところ、

・複数便の比較がしやすく検索がスムーズ
・ホテルの選択肢が多い
・Wi-Fiレンタルも一括で予約できる
・動画や資料でのマニュアルがわかりやすく、すぐに使いこなせる

といった好意的な反応が多く寄せられました。

実際に操作をして気づいた点があれば教えてください

一度操作を覚えれば次回からは非常にスムーズで、社内で勉強会を開いたり、操作説明の窓口を設ける必要がほとんどないのは大きな利点です。 バックオフィスのリソースが限られている当社にとって、サポートの手厚さも含めて大変助かっています。 また、オペレーターの対応も的確で、最新の渡航情報を提供してくれるだけでなく、急ぎの問い合わせにも柔軟に応じてくれる点に安心感があります。

どのような会社にSmart BTMを勧められますか？

Smart BTMは特に以下のような企業に向いていると感じます

・バックオフィスの人員が限られている会社
・乗り継ぎ便や複数都市の周遊が多い会社（乗り継ぎの自由度が高く、現地発着便も手配可能）
・オンラインで完結したいが、サポートも重視したい会社

導入時のサポートが充実しており、マニュアルやチャット対応が整っているので、初めての企業でも安心して使い始められると思います。

貴社の今後の展望について教えてください

当社では海外拠点との連携をさらに強化していこうとしており、今後も海外出張の機会は増えていく見込みです。 Smart BTMのような仕組みを活用することで、出張管理の効率化だけでなく、グローバル全体での業務最適化にもつなげていきたいと考えています。

今回は株式会社ヴイ・エス・テクノロジー様の導入インタビューをご紹介させていただきました。
お忙しい中ご協力いただき誠にありがとうございました！
インタビュー記事の内容は2025年7月25日時点の情報です。