「出張者自身が手配を行うスタイルへ移行したことで、手配フローが大きく簡素化されました。」

 今回は、昇降機（エレベーター・エスカレーター）の専業メーカーとしてグローバルに事業を展開されているフジテック株式会社様に、Smart BTM導入の背景やご利用状況についてお話を伺いました。出張手配の合理化に向けて複数サービスを比較・検討される中でSmart BTMを導入された経緯や、導入後に感じた変化、実際の活用状況について詳しくご紹介します。

ご協力：フジテック株式会社 ご担当者様

Smart BTM導入のきっかけと背景について

出張にかかるコストの最適化と手配体制の見直しを目的として、LCCを含むより安価なチケットの利用を検討していました。従来はJALやANAの法人割引運賃を中心に国内出張の手配を行っていましたが、選択肢を広げ、柔軟な対応ができる体制に移行したいという思いがありました。

また、社内の手配フローについても課題を感じていました。これまでは、社内システムを通じて希望のフライト情報を入力し、それを受けて各エリアの担当部署が手配を進めるという流れでしたが、出張者自身が直接手配できる仕組みに切り替えることで、業務効率が向上するのではないかと考えるようになりました。

こうした背景のもと、複数の旅行会社に対してBTMサービスや出張手配システムの資料請求を行い、比較検討を進めていました。

Smart BTMを選んだ理由について

以下のポイントが、Smart BTM導入の決め手となりました。

・出張者自身が業務に支障なく、簡単に手配が行えると感じた
・出張手配の効率が上がると見込めたこと
・手配可能な航空会社や券種の選択肢が豊富であること
・導入にかかる初期費用が無料であったこと
・経費処理に必要な情報が社内システムと連携可能であったこと

さらに、同じ社内の他部署で既にSmart BTMを導入していた実績も後押しとなりました。

導入時の懸念と実際の反応について

導入前には、以下のような懸念もありました。

・出張手配のフローが変わることで、出張者から担当部署への問い合わせが増えるのではないか
・出張者が経理処理に必要な情報（社内で識別するためのコードなど）を入力し忘れるのではないか
・夜間や休日の手配にかかる追加手数料が高くなるのではないか

実際には、多くの出張者がマニュアルを見ながらスムーズに操作できているため、想定していたような問い合わせはほとんど発生していません。また、手続きに手数料が発生する場合は、事前にオペレーターからの案内があるため、安心して利用できています。

導入後に感じている変化について

Smart BTMの導入により、出張者自身が手配を行うスタイルへと移行したことで、従来の手配フローが大きく簡素化されました。これまでのように、出張希望者が社内システムに入力し、それをもとに担当部署が手配を進めるという流れに比べて、業務の手間や調整の負担が大幅に軽減されたと感じています。

また、LCCや変更ができないタイプの安値航空券も選択肢に加わったことで、航空券単価を抑えることができ、コスト面でも一定の効果が出ています。全体として、変更やキャンセル時には個別に費用が発生することになったものの、コスト全体としては削減につながっています。

操作性やオペレータについて

初めて利用した際には、アイコンの見分けがつきにくいと感じたり、ログイン操作にやや戸惑ったりする場面もありましたが、すぐに慣れることができました。出張者にはＩＡＣＥトラベルから提供されたマニュアルに自社向けの補足を加えた資料を展開しており、それを見ながら問題なく操作できています。

チャットでの問い合わせ対応については、スタッフの方が丁寧に対応してくださっているため、とても安心感があります。

営業担当のサポートについて

導入検討の段階からこまめに連絡をいただき、こちらの不明点を一つひとつ丁寧に解消していただきました。特にコスト削減のシミュレーションに関しては何度も質問をしましたが、理解するまで説明していただけました。

担当者の交代があった際も、引き継ぎが非常に丁寧で、違和感なくやり取りを継続できたことも印象に残っています。

Smart BTMに対しての要望について

今後の機能面での期待としては、スマートフォンでも操作できるようになると、さらに利便性が高まると感じています。また、自社の精算システムにデータを取り込む際、現在は取り出したデータに多少の加工が必要となっているため、その点が改善されるとより使いやすくなると感じています。

今回はフジテック株式会社様の導入インタビューをご紹介させていただきました。
お忙しい中ご協力いただき誠にありがとうございました！
インタビュー記事の内容は2025年9月2日時点の情報です。