「全国拠点の出張手配を一元管理。運用ルールの標準化と業務効率化を実現」

 今回は、全国に拠点を展開し、FAシステムや冷熱ビルシステムなどの基幹事業を通じて社会課題の解決に取り組む株式会社RYODEN様にお話を伺いました。Smart BTM導入前は、全国の拠点ごとに異なる方法で出張手配を行っており、手配方法や支払い方法の統一が課題となっていました。現在では、全国で運用を標準化し、航空券・ホテル・Wi-Fiの手配を一元化されています。今回は、導入の経緯や運用開始までの取り組み、導入後の変化について詳しくお話を伺いました。

ご協力：株式会社RYODEN様

Smart BTMを導入する前の出張手配について

Smart BTMを導入する前は、全国の事業所や営業所ごとに出張手配の方法が異なっていました。
出張者自身がWebサイトで予約するケースや、旅行会社へ電話・メールで依頼するケースなど、運用は拠点ごとにさまざまでした。

そのため、初めて出張する社員から手配方法について質問を受けることも多く、当時は以下のような課題を感じていました。

・出張手配のルールが社内で統一されていなかったこと
・立替精算や請求書払いなど、支払い方法が統一されていなかったこと
・請求書の発行時期が搭乗月と一致しないケースがあり、会計処理上の課題があったこと

Smart BTMを知ったきっかけ・導入の決め手

こうした課題を解決するため、全国の出張手配を標準化することを目的に、社内では航空券手配を担当するチームを中心として旅行会社の選定を進めました。
選定にあたっては、単に航空券を手配できるだけではなく、全国で同じ運用ができることを前提に、以下のような条件を設けていました。

・搭乗月で請求を統一できること
・全国分の請求書を翌月初めに一括で受け取れること
・航空券だけではなくビザ手配やWi-Fi予約にも対応していること
・全国どの拠点でも同じサポートを受けられること

複数の旅行会社を比較しましたが、これらすべての条件を満たしていたのはSmart BTMだけでした。 また、一括請求でありながら請求先ごとの明細も確認できる点も導入を決めた理由の一つです。

導入を決めてから感じた不安について

導入を決めてからは、実際にシステムを利用する全国の出張者がスムーズに利用できるかという点に不安がありました。そこで、実際に操作をする出張者をはじめ関係者に向けて説明会を開催していただき、運用開始に向けて不明点を一つひとつ解消していきました。

問い合わせ先についても、チャットをはじめ電話やメールでも質問できる体制が整っていたこともあり、安心して導入を進めることができたと思います。

また、操作方法をまとめたマニュアルをご用意いただいたことに加え、お伝えした要望についても丁寧に耳を傾けていただき、改善につなげていただけたことを心強く感じています。

導入後の出張手配について

社内で約2〜3か月のトライアル期間を設けた後、本格的に全国での運用を開始しました。
導入前に実施した説明会やマニュアル整備の効果もあり、現在では社内イントラネットへ操作マニュアルや出張手配に関する情報を掲載し、出張者自身が手配を完了できる運用が定着してきたと感じています。

また、これまで拠点ごとに異なっていた出張手配や支払い方法も全国で統一することができました。
請求書も搭乗月を基準として管理できるようになり、会計処理の面でも改善につながっています。

今後は、社内から寄せられる問い合わせ内容をもとにFAQの充実も図り、より利用しやすい環境を整えていきたいと考えています。

利便性を感じている点・改善を希望する点

Smart BTMを利用するなかで、特に便利に感じている点は以下のとおりです。

・複数の航空会社を比較して予約できること
・航空券・ホテル・Wi-Fiを一つのシステムでまとめて手配できること
・チャットだけでなく電話でも問い合わせができること

航空券だけでなくホテルやWi-Fiまで一つのシステムでまとめて手配できるため、出張手配を効率的に進められるようになりました。また、問い合わせについてもチャットだけでなく電話でも相談できるため、状況に応じて使い分けられる点に利便性を感じています。

改善を希望する点としては、出張先で手配を行う担当者もいるため、スマートフォンでの操作性が向上すると、さらに利用しやすくなると思います。また、利用者情報の登録についても手間に感じる部分があるため、この点がよりシンプルになることを期待しています。

オペレーター・営業担当者のサポート体制について

先ほどもお話ししたように、導入時のサポートには大変満足しています。
運用開始後も、チャットや電話で気軽に相談できるため、安心して利用しています。

また、定期的にご提供いただいている利用実績の分析データをもとに、出張費の削減につながる提案もいただいており、大変助かっています。

単にシステムを導入してオンラインで手配ができるだけではなく、導入から運用まで継続してサポートいただける体制にも満足しています。

今後の出張手配について

現在も一部ではSmart BTM以外の方法で出張手配を行っているケースがありますが、今後はより多くの社員に利用してもらい、全国で統一した運用をさらに定着させていきたいと考えています。
また、定期的にご提供いただく利用実績の分析データも活用しながら、出張費の削減や運用改善にも取り組んでいきたいと思っています。

ご協力：株式会社RYODEN様

担当営業よりひとこと
このたびは、お忙しい中インタビューにご協力いただき、誠にありがとうございました。ご導入をご検討いただいた当初から運用開始までご一緒させていただき、このたび実際のお声をお聞かせいただけたことを大変嬉しく思っております。
今後も貴社のパートナーとして、より便利で価値あるサービスをご提供できるよう、運用面のサポートはもちろん、新たなご提案も含めて尽力してまいります。 水澤 美砂（BTM事業部セールスＧ チーフ）

今回は株式会社RYODEN様の導入インタビューをご紹介させていただきました。
お忙しい中ご協力いただき誠にありがとうございました！
インタビュー記事の内容は2026年7月3日時点の情報です。