「システム導入でDX化を進めながらも、オンラインでいつでも相談できる」ことが決め手に

 クラウド型の出張手配システム「Smart BTM」と、クラウド型の出張管理システム「Travel Manager」。この2つを同時にご導入いただいているお客様はこれまでも複数いらっしゃいましたが、その声をインタビュー記事としてご紹介するのは今回が初めてです。また、教育機関の導入事例インタビューをお届けするのも今回が初めてとなります。

そんな記念すべき第一弾としてお話を伺ったのは、公立大学法人 公立鳥取環境大学です。

同学は、DX推進が進められている中で、これまで紙媒体で運用していた出張申請・旅費精算業務の見直しに着手しました。教育機関ならではの視点でどのように業者選定を進め、Smart BTM・Travel Managerの導入に至ったのか、そして導入後の運用はどのように変わったのか。今回は、導入から運用まで対応いただいている総務課の山中啓愛様に、お話を伺いました。

ご協力：公立大学法人 公立鳥取環境大学様

導入の背景・きっかけについて

同学では、大学全体のDX推進が中期目標として掲げられていました。
そのなかでも、特に出張に関わる業務は次のような課題を抱えていました。

・出張の申請から旅費の精算まで、すべて紙媒体で運用していた
・決裁は書類に押印を重ねながら回覧する形であった
・近年は教員が世界各国へ出張する機会が増えてきた
・緊急時に誰がどこに滞在しているかをすぐに把握できなかった

こうした課題を踏まえ、まずは出張に関わる業務からDX化を進めていく方針が定まり、システム導入の検討が始まりました。

Smart BTM・Travel Managerを選んだ理由について

システム選定にあたって重視したのは、次の2点です。

・教員が使いやすいこと：
紙の運用に慣れた教職員の中には変化への抵抗感を持つ人も一定数いたため、オンラインで手配できるだけでなく希望を伝えれば手配してもらえるような、ハイブリッドで柔軟性のある対応を求めていました。

・大学として求める信頼性があること：
運営企業としての実績や対応力に加え、官公庁・自治体等の公的機関への入札実績があることを必須条件としていました。

最終的には公募・入札という形をとることになります。その前段として条件に合う業者を探したものの、なかなか見つからないまま半年ほどが経過しました。

そんな中、ある比較サイトをきっかけにIACEトラベルのサービスを知ることになりました。出張手配をオンラインで行えるSmart BTMと、出張申請をオンラインで行えるTravel Managerを組み合わせて提供している点に関心を持ち、また公的機関への入札実績を事前に確認できたことも安心材料となり、詳しい話を聞いてみることにしました。

実際に話を聞いてみると、求めていた条件にほぼ合致する内容でした。
オンラインサービスだけでなく、有人オペレーターによるサポート体制が整っていたことや、複雑な見積もり対応の窓口まで一本化されていたことが、大きな決め手となりました。

導入時の懸念と実際の反応について

導入前は、システムに不慣れな教職員がスムーズに使いこなせるかという懸念もありました。
しかし実際には、職員は役員の代理手配も含めてすぐに使い始めることができました。旅行代理店とのやり取りをせずに自分で手配できるようになった点が便利だと好評です。

教員については、利用が100%浸透しているわけではないものの、徐々に広がりを見せています。当初は出張の手配や旅費の精算を面倒に感じていた教員が、一度使い始めたことをきっかけに毎月のように出張へ出るようになるなど、利用の定着とともに行動面での変化も見られています。

また、欧米での学会参加などでは、これまで高額な立替精算が必要でした。しかし、Smart BTMで手配することで自動的に請求書払いとなり、立替精算が不要になる点も、教員にとって使いやすいと感じられているといいます。
セルフで操作しながらも、すぐにチャットで相談できる仕組みが、安心感につながっているようです。

導入後に感じている変化について

費用の透明性の確保
研究費は、県や市からの税金や学生の学費などが原資となっています。これらの用途がオンラインで管理され、いつでも確認できるようになったことで、透明性の確保につながっています。

承認フローのオンライン化
従来は出張の申請がどこで止まっているのか把握できず、承認者が不在の際には手続きが滞ってしまうこともありました。
しかし、Travel Managerの導入によって、全員が統一された形式で申請をやり取りできるようになり、パソコンさえあれば場所を選ばず承認手続きを進められるようになったことで、効率が大きく向上しました。受信したメールをクリックするだけで承認が完了する仕組みにより、早くても1日程度かかっていた処理が、数時間で完結するケースもあります。

出張の手配
オンラインで自分自身で手配できるだけでなく、チャット機能も備わっているため、手配の最中に疑問が生じてもその場で質問できる点が安心材料になっています。

出張者の所在確認
出張記録をオンラインで一元管理できるようになったことで、誰がいつどこに出張しているのかを一覧で確認できるようになりました。

出張費の精算
以前は出張申請書・出張報告書・領収書といった証憑がひとまとまりになり、1件の旅費精算だけで分厚い書類になっていました。導入後は、見積もりから申請、報告までがオンライン上に保存されるようになり、伝票には管理番号を記載するだけで済むようになりました。紙の書類の量が大幅に減っただけでなく、紛失の心配もなくなりました。

オペレーターサポートについて

オペレーターとのやり取りはほぼ毎日発生しており、ホテル選定のアドバイスや発券期限の通知、外国籍者の手配時の注意点など、手配の際にうっかり見落としがちなポイントをその都度指摘してもらえます。営業担当者に相談した際にも迅速に対応してもらえるため、安心して任せられているようです。

Smart BTM・Travel Managerへの要望について

・過去の手配内容の再利用：
他校と共同で実験を行う際など、同じ出張先に同じ路線・ホテルで向かうケースがあり、過去の手配内容をそのまま引用できるようになれば、さらに手配が楽になるという声があります。

・部署ごとの権限設定：
利用する人数や部署が増えていく中で、部署ごとに細かく利用権限を設定できるようになることで、より使いやすくなるという声もあります。

他大学との関係・今後の展望について

公立大学同士では日頃から交流があり、システム導入をめぐる課題についても意見交換を行うなかで、どの大学も直面する課題には共通する部分が多いと感じることがあります。

公的機関への入札実績というバックグラウンドの安心感を持ちながら、教員一人ひとりのこだわりにも対応できるハイブリッドな柔軟性を備えているIACEトラベルのサービスは、大学という業界の特性にマッチしやすいのではないかと、財務担当部署内でも話していました。同学では、こうした知見を他の大学への導入検討にもつなげていければと考えています。

ご協力：公立大学法人 公立鳥取環境大学様

担当営業よりひとこと
このたびは、お忙しい中インタビューにご協力いただき、ありがとうございました。 Smart BTMとTravel Managerをあわせて導入いただくにあたり、大学での出張手配や申請の流れを伺いながら、予約と申請をどのようにつなげて運用するか、一緒に整理を進めてまいりました。山中様を中心に、運用の整理や各種設定にも積極的にご協力いただいたことで、導入をスムーズに進めることができました。改めて、ご協力に感謝申し上げます。 水澤 美砂（BTM事業部セールスＧ チーフ）

今回は公立大学法人 公立鳥取環境大学様の導入インタビューをご紹介させていただきました。
お忙しい中ご協力いただき誠にありがとうございました！
インタビュー記事の内容は2026年9月8日時点の情報です。