オペレーション担当は、主に法人企業を対象とし、出張者や出張に関するとりまとめをされている企業の担当者と直接的に連絡を取り、価格だけでなく、出張者の出張日程に合わせた最適なルートの提案、交通手段や宿泊施設等、国内・海外問わず出張に関する全般的な手配やサポートを行っており、BTM（＝Business Travel Management）サービスにおける、業務渡航に付随する手配、宿泊・送迎・ビザ（査証）取得サポート・通訳手配等、取引企業の皆様から幅広くお任せいただいています。
時代の変化に伴い、クラウド出張手配システム「Smart BTM」の導入企業数も増加しておりますが、システムを導入されている取引企業からの様々なお問い合わせに関しても、オペレーションスタッフが丁寧にサポートしております。
お客様と日々関わりを持ってご要望を汲み取ることが出来るのは、第一線で対応しているオペレーションスタッフです。顧客にとって利用しやすく最適なサービスを提供するため、顧客の声に耳を傾けながら最善の対応を行うこと、それがオペレーション業務の仕事です。
希望便以外にも他航空会社や他の時間帯で最安値の航空券がないか確認し、取引企業の経費削減へ繋がるよう、プラスαのサービスを提供します。
もちろん、コストという面においては最安値がすべてではありませんので、お客様のご要望を適切に汲み取り、場合によっては複数の選択肢をご案内する等、迅速丁寧な対応を心がてけご案内します。
一つの都市への渡航でも出張者の方それぞれのご要望や出張日程があります。航空券等の交通機関の手配のみならず、宿泊・送迎・ビザ（査証）取得サポート・通訳手配等、出張手配の川上から川下までをトータルサポートします。
また、クラウド出張手配システム「Smart BTM」導入企業からのお問い合わせやシステム上で手配ができない内容に関してはオペレーションスタッフにてサポートして顧客の不安を解消します。
専任スタッフにより、観光・商用・学生など、世界各国の様々なビザ（査証）の対応を行っており、ビザ（査証）取得までの煩雑な手続きについて、最初から最後までサポートします。ビザ（査証）は各国対応の変更が不定期になされますが、最新の情報を収集・把握し、適切な情報提供および迅速な取得手続きが進むようサポートしています。
メール・電話でのご依頼から、目的地、日程、予算等を詳しくヒアリングし、顧客のニーズを把握します。
顧客のご要望を基に、航空券や宿泊その他手配に付随するものを確認し、ご要望にできる限り沿えるよう提案します。
顧客の出張決定から渡航までのスケジュールがタイトな場合もあるため、常に迅速丁寧な対応を心がけています。
ご出発前の不安を取り除き、顧客が本来の業務に集中していただけるよう、手配面から最大限のサポートを行います。
正確で迅速な対応力と提案力が求められます。日頃から顧客からの依頼に対して、迅速に回答するよう心がけますが、中には翌日出発や当日の午後出発希望で、至急手配が必要なこともあるため、正確かつ迅速な対応が求められます。
また、あらかじめ希望便が決まっているケースや、最安値の便を含めて複数の提案を希望をされるケース、マイレージでアップグレード可能な航空券で手配希望のケース、その他事前座席指定可能な航空券で手配希望のケース等、顧客からの依頼は千差万別なので、細やかにニーズを把握し、最適なプランを提示できる提案力も求められます。そのため、より良い提案をしようという顧客目線に立った思考力と、見積もり、手配、発券作業等、多岐にわたる業務を同時並行で対応するスケジュール管理能力が培われます。
顧客の渡航目的は仕事であるため、行き先や目的は計画段階のもの以外はほぼ決まっています。出張目的は様々で、商談・視察・学術集会への参加、現地での技術指導等、多岐にわたっており、総じてビジネスの拡大や深化のための渡航です。そのため、一般的な観光旅行では出向くことの少ない都市や期間での訪問というケースもあり、専門知識はもちろん、正確な対応力・提案力が必要不可欠です。
空席状況が日々変わる時期もある中で、業務渡航のため日程を調整することが難しいケースもありますが、取引企業のビジネスのサポートのために最大限の善処し、先を読んだ案内を行うことが我々の仕事です。
ケースによっては訪問都市が複数になり、行程も複雑になることも多いため、手配の際には綿密さと正確性が求められますが、顧客へ無事に案内ができた際は達成感を感じますし、取引企業の重要な任務の一部分を担っている気持ちになり、やりがいを感じる瞬間です。
旅行会社にいながらにして、複数の業界の方々とやり取りをする中で、社会人として学ぶことも多くあり、積極性や協調性、これはどの職種にもいえますが、「相手の立場にたって物事を考える」ことが顧客からの支持や仕事のやりがいに繋がります。
取引企業に対し、渡航手配から危機管理まで業務渡航に関するすべてを管理する「BTM（＝Business Travel Management）」サービス提供によって出張マネジメントで抱える課題の解決を行う窓口担当として、営業をプロセスごとに分けて、新規商談～カスタマーサクセスまでを各担当が連携を図りながら、潜在的なニーズ発掘から契約後のフォローまでを担います。
BTMとは、海外・国内出張や海外赴任、国際会議への出席、研修・視察などのビジネス目的で業務渡航する際に必要となる、あらゆるプロセスを総合的に管理することで、このプロセスには航空券やホテルの手配、パスポートやビザ（査証）取得サポート、旅程の作成、旅行保険への加入、危険情報の提供など、業務渡航に付随するものの多くが含まれます。
これまで長年にわたって蓄積してきた経験と知見を基に、企業のニーズに応える付加価値サービスを提供し続け、オンラインの利便性と人的サービスによるサポートの両面で最適な提案を行っています。
業務渡航の状況等を顧客ニーズに合わせて訪問・電話・オンライン商談等で定期的にヒアリングを行います。最新の顧客状況を知ることで、必要とされている情報提供に努めるとともに、安心してご相談いただける関係性を構築します。
出張の手配と管理機能を有したクラウド出張手配システム「Smart BTM」の活用事例や操作説明を対面またはオンラインで実施、本来の業務に集中いただける環境を提供することで取引企業の効率化につなげるとともに、渡航履歴データをもとに総合的に分析、コスト削減にも寄与しています。また、渡航先の入国関連情報をはじめ、細部に渡る渡航関連情報を提供し、取引企業の出張者のみならず、管理部門の担当者の方にとってもご安心いただけるようにサポートします。
業務渡航に関する課題を抱える企業様に対して、先ずは電話やメール課題をヒアリングを行い、その後オンラインや訪問などで詳細の打ち合わせを行います。企業毎のニーズに合わせ、自社ソリューション（Smart BTMやTravel Manager）の導入提案や契約締結等、幅広くサポートします。
既存取引企業へのヒアリングや、新規法人契約のお問い合せから契約締結、Smart BTMやTravel Managerの導入～利用開始までの一連のサポートを行い、お困りごとがないか等を確認します。
渡航履歴データの分析やサプライヤーの動向などの最新情報を収集の上、業務効率化や経費削減案等、お客様へ提案する資料を作成します。
オンラインまたは先方オフィスに訪問、最新の状況や課題のヒアリングを行い、的確な提案とサポートで課題解決に向けて対応します。
顧客の状況や課題を共有し、セールス担当とオペレーション担当で連携を密にしたチーム体制で取引企業の皆様を万全にサポートします。
顧客ニーズに合わせた誠実な対応力を高めることが求められます。例えば、顧客のご依頼に対して対応が難しいケースの場合には、会社として対応いたしかねる理由をお伝えし、なぜそれが必要なのかを深堀りし、代案を回答する能力が必要です。
これからの旅行業は、従来のビジネスモデルから脱却し、時代に応じた新たなサービスが求めれらていく中で、新事業を考える想像力や企画力、推進力は必須です。言われたことだけを行うのではなく、広い視野を持ち世界情勢を把握するなど業界外の情報に対してアンテナを張って取り込むなど、柔軟に社内外どこからでも学ぼうとする能力が求められます。
当社サービスを利用したことで、取引企業にとってビジネス上および出張手配の手間・コスト削減等のメリットが生まれた際や、それがきっかけとなり信頼を得て長期的なお取引へ繋がることがあります。様々な取り組みを経て、最初は一人の出張利用からだったのが企業内で利用が拡大することはやりがいですし、「あなた」「御社」に依頼して良かったという声をいただけた時は、仕事へのモチベーションが上がります。
当社の顧客は様々な業界に身を置いていらっしゃいます。時には取引企業の活躍をニュースでお見かけすることもありますし、国内外を問わず各地で活動されている企業の皆様と並走しているような感覚もやりがいの一つです。