出張手配を依頼する旅行会社の選び方

カスタマーサポート

TMCが提供するサポートの品質は非常に重要です。次に挙げる項目は選定の際に特に重要なポイントとなります。

1. 24時間体制での対応
海外出張中は小さいものから大きなものまで様々なトラブルが発生するものです。そういったトラブル発生時にTMCが24時間体制でのカスタマーサポートを提供していることは非常に重要です。

2. 電話・メールなどの複数の連絡先
TMCのカスタマーサポートでは、電話、メール、チャットなど、複数の連絡先が用意されていることが重要です。 顧客が使いやすい方法で問い合わせができる複数のオプションを提供しているTMCを選定すると良いでしょう。

3. 語学力に優れたオペレーター
もし自社に外国語でのコミュニケーションを希望する社員がいる場合には、語学力に優れたオペレーターがいるTMCを選定する必要があります。語学力が高いオペレーターがいることで、TMCとのやり取りを本人に代わってする”代理手配者”となる人がいなくてもスムーズなコミュニケーションが行えます。

ツールの使用

出張手配や管理ができるツールを提供しているTMCを選ぶことが重要です。 例えば、オンライン予約システムや旅程管理システム、または立替経費精算ツールなどがありますが、 自社が利用するツールへ情報の連携ができるかどうかなど、TMC毎に提供するツールの特色が違うので自社に合ったツールを提供するTMCを選定する事が重要なポイントです。

コスト

TMCを選ぶ際にはコストも重要なポイントです。航空券予約やホテル手配の際に徴収される手数料についてはTMC毎に千差万別です。 手数料は安い方が良いのですが、その手数料で提供されるサービス内容で自社が求めているサービスが提供されるかどうかが最も重要です。 必ずサービス内容を吟味の上で合理的な金額設定でコストパフォーマンスが良いと思えるTMCを選定するようにしましょう。

レポーティング

TMCが提供するレポーティング機能は、企業が利用する上で非常に重要です。システム上で提供されるものだけでなく、 営業担当からレポートが提供されサ更に購買に対するアドバイスなどを提供しているTMCがあります。 出張の費用や予約状況などを一元的に管理し効率の良い購買を実現する為のサポートを提供しているTMCを選定するようにしましょう。

IACEトラベルのBTMサービスについて

株式会社IACEトラベルは、日本を代表するTMC（Travel Management Company）の1つであり、以下のようなサービスを提供しています。 BTMとは、出張の手配と管理（Business Travel Management ）ビジネストラベルマネジメントの略語であり、 出張の手配・経費精算・危機管理から出張規定等、出張に関わる手配や管理業務を一元してサポートする仕組みのことです。 現在では多くのBTMサービスがクラウド化されており導入も安易になりました。BTMサービスを導入している企業には様々な業務工数が削減されるなど多くのメリットが生じます。

こんなお悩みをお持ちの企業におすすめ

出張者がそれぞれ手配を行い、支払い先もバラバラで精算をしている。 出張者の細かい要望を聞いたり、急な予定の変更などの社内で対応しきれないことがある。 旅行会社に依頼しているが、営業時間外のサポートがなく緊急時に不安がある。 渡航する国へ入国する際に必要なパスポート残存やビザなどの必要情報が必要だ。

IACEトラベルのBTMサービス内容

＞航空券、ホテル、地上移動などあらゆる出張手配を代行

＞手配・予約データをクラウド上で一括管理

＞経費精算データ管理のサポート機能の提供

＞24時間365日のオンライン予約はもちろん電話やメール・チャットにてオペレーターがサポート