出張手配システム、目指すは「機械、人工知能」と「人間」のハイブリッドサービス

働き方改革や在宅ワークの増加などにより、我々の働き方は大きく変化しています。家庭で過ごす時間や個人の学習・趣味などに充てる時間が増えた事で、生活と仕事のバランスが取りやすくなった反面、企業としては、労働力が減少する中で生産性や売上を維持しなければならず、従業員にも限られた時間で効果的な成果を出す事が求められます。出張手配においても、生産性を高める為の管理システムサービスの提供が開始され、拡がりをみせています。 今回の記事が、今後の出張手配やシステム導入を検討する上でのヒントになれば幸いです。

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目次

1. 出張手配は疲れる
2. 管理システムが求められる理由
3. 目指すは「機械、人工知能」と「人間」のハイブリッド
4. まとめ

1. 出張手配は疲れる

出張へ行くには、仕事の合間の時間を利用して航空券・JRチケット、宿泊、送迎、旅券、査証、保険、Wi-Fiなどを手配する必要があります。自宅に帰った後も荷造りに追われたりと、出発前に疲れてしまうご出張者様もいらっしゃるのではないでしょうか。これは、部署で代わりの担当者が手配をされる場合も同様で、出張者と旅行代理店との仲介役でのやり取り、出張後の精算処理などに追われてしまいます。おまけに社内稟議が円滑に進まなければ、何度も申請が必要だったりと、非常に多くの労力を伴うのが出張手配です。このように本業以外の業務負担が大きく、集中出来ない環境が生産性を下げています。

2. 管理システムが求められる理由

管理システムの導入が求められる理由、それは人間よりも機械が得意な分野がある点です。そのひとつは、スピードと正確性でしょう。データベースからキーワードに沿ったデータを瞬時に抽出する事が出来、それらを分析に活かす事が出来ます。また、見積書、請求書などの書類作成や出張経費の計算も簡単に出来る事から、作業の時間を短縮できます。人間がそれらをやろうとすれば、多くの時間を要する上にどうしてもミスが起こる可能性も高まります。併せて、これまでは長時間労働などでなんとかカバーできていた作業も、働き方の見直しが求められる時代にあっては変革に迫られています。 人事の面でも、単純作業ではなくてより専門性の高い業務へ貴重な人材を割く事が出来る事からも、管理システムが求められているのです。

3. 目指すは「機械、人工知能」と「人間」のハイブリッド

また近年ではAIの進歩により、オンラインシステムからの予約も可能になりました。システム上から時間に関係なくスピーディに手配が出来る為、非常に便利ですよね。然しここで注意して頂きたいのは、「AI(人工知能)は嘘をつく」ということです。絶対に正しい回答を示すとは限りません。 例えば皆さんこのような経験はないでしょうか。 電車で目的地へ行く際にアプリで最短ルートを検索して乗車したが、実際はその駅からではなく少し歩いた別の駅から乗った方が早かった。というように、AIはあくまでプログラミングに沿った回答しか表示しません。一方で人間は、知識や経験などを基にして考えて提案する事が出来ます。複雑なルートであればある程、人間が介入した方が良い結果が得られるでしょうし、単純なルートであればオンライン予約でも済みます。 このようにAIと人間にはそれぞれ長所があり、状況に合わせて使い分けるのがコツと言えます。

4.まとめ

管理「システム」というと、何か仰々しい感じを受ける方もおられるかもしれませんが、簡単に言えば、人間が苦手な部分を機械で補う事で生産性を高める為の道具です。出張者・手配担当者様の負担を軽減すると伴に、単なる出張費用の削減だけではなく人件費の削減も期待できるものですので、ぜひこの機会にご検討されてみてはいかがでしょうか

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