海外出張の航空券手配をもっとラクに！
時間・費用を抑える効率化のコツとは？

手配の手間だけじゃない？ 海外出張における“見落とされがち”な航空券手配の課題

企業の海外展開が進むなか、出張は日常的な業務の一部として定着しています。その出張のスタート地点ともいえるのが、航空券の手配です。

一見シンプルに見えるこの業務ですが、実は「時間がかかる」「基準が人によって異なる」「手配ミスがトラブルにつながる」といった問題が起こりやすく、現場での負担や非効率の原因となることも少なくありません。特に、社内に明確なルールがない場合には、出張者ごとに手配方法が異なったり、必要な情報が散在したりして、管理の手間が増すことも。

このセクションでは、海外出張における航空券手配のよくある課題に焦点を当てながら、見落とされがちな運用上の盲点を掘り下げていきます。

航空券手配に潜む業務負荷とコストの見えにくい実態

航空券の手配業務は、一見すると単純な事務作業のように思われがちです。

しかし実際には、フライトの比較や日程調整、社内承認の取得、チケットの管理といった多くの工程が伴い、担当者にとっては少なからぬ負荷となります。 特に海外出張においては、乗継ぎの有無、到着時間、現地での予定との整合性、さらには入国要件の確認など、対応すべき項目が増える分、1件あたりにかかる時間も長くなりがちです。

たとえば、以下のようなステップが一般的です：

複数の航空会社や予約サイトを調査し、フライトや価格を比較 出張日程と照らし合わせて、最適な便を選定 社内スケジュールを確認し、関係者と調整 上長や経理部門など、承認フローに沿って決裁を取得 予約確定後、チケット情報を適切に管理・共有

この一連の工程には、1件あたり1〜2時間程度かかることもあり、出張件数が増えれば当然、全体の工数に大きく影響します。結果として、担当者の生産性を圧迫し、他業務への支障をきたすケースも少なくありません。 さらに、法人契約に基づいた割引料金の適用が漏れたり、社内規定に合致しない便を選んでしまうことで、不要なコストが発生するリスクもあります。

手配の判断が属人的である場合、最適化の機会を見逃す可能性は十分に考えられます。 これらの「見えにくい負担や支出」を放置せず、業務全体の流れを俯瞰して見直すことが、効率化とコスト管理の両面で重要な一歩となります。

手配方法のばらつきが業務の属人化と確認負荷を招く

航空券の手配を出張者ごとに任せている企業では、利用する手配手段が統一されていないことも多く、結果として管理の煩雑さや確認業務の負担が増加しがちです。

たとえば、ある社員は旅行会社に電話で依頼し、別の社員はオンラインサイトで直接予約する。そうしたケースでは、使用する航空会社や予約経路、発行される領収書の形式が異なり、社内での精算・管理に手間がかかることになります。 さらに、どの経路で誰が何を予約したのかが可視化されにくくなるため、トラブル時の対応や実績管理にも支障をきたす恐れがあります。

属人化や非統一的な運用が常態化すると、企業としての出張管理の精度や一貫性が損なわれ、結果的に余計な確認・修正作業が発生します。 あらかじめ手配方法や使用チャネルを統一し、出張ルールとして明文化することで、業務の透明性と再現性が確保され、担当者の負担軽減にもつながります。

都度対応の手配がもたらすムダとリスク

海外出張のたびに、出張者や担当者がその都度最適な便を探し、個別に手配を行っているケースは少なくありません。

一見、柔軟に対応できているように見えますが、「場当たり的な手配」は、実は見えない非効率やリスクの温床となることがあります。 たとえば、フライトの選定に毎回時間がかかる、出張先や時期が同じでも過去の実績が反映されず、価格や所要時間にばらつきが出る

——こうした状況が続けば、業務の再現性が失われ、コストや時間の最適化が難しくなります。
さらに、手配ルートやフライト条件がその都度異なることで、遅延やキャンセル時の対応も属人的になり、トラブル発生時に迅速な対応が取りにくくなる可能性もあります。

場当たり的な手配を繰り返していると、出張の質や管理精度にも影響を及ぼしかねません。特に海外出張は確認項目が多く、万一のトラブルが業務全体に与えるインパクトも大きいため、あらかじめ一定のルールや方針を設けたうえで、継続的に改善・最適化できる仕組みを整えることが重要です。

航空券手配のよくある進め方と、見過ごされがちな課題

航空券の手配方法は、企業によって運用が大きく異なります。出張者が自ら予約するケースもあれば、総務部門などが一括管理しているケース、あるいは旅行会社へ委託しているケースもあります。

いずれの方法にもメリットはある一方で、それぞれに特有の課題が内在しており、対応の仕方次第では業務負荷やコスト、リスクの増加につながることもあります。
ここでは、よく見られる3つの手配パターンと、それぞれに潜む課題について整理します。

出張者が自ら予約を行う場合

オンライン予約サイトの普及により、出張者が自身で航空券を予約する運用は多くの企業で採用されています。自身の都合に合わせて柔軟に選択できることが大きなメリットです。

一方で、以下のような課題が発生しやすくなります：

フライトの選定や予約に時間がかかる（特に海外出張は確認項目が多い） 出張規定の遵守状況が把握しづらい 誤ったクラスや経路での手配、私的利用と誤解される懸念 費用や利用実績の集計が難しく、管理部門の負荷が増す

出張者ごとの裁量が大きいほど、全体管理の視点では課題が顕在化しやすくなります。て、現地理解を深められます。

社内の担当部門が一括で手配する場合

総務部門や出張管理を担当する部門が、全社の出張手配を一元的に管理しているケースも一般的です。 一定のルールに基づいて手配が進められ、情報の集約や管理がしやすいという利点があります。

ただし、次のような運用上の懸念もあります：

出張件数の増加に伴い、担当者の業務負荷が急増する 担当者の休職・異動・退職時に、業務が一時的に停滞するリスク 対応範囲が広がることで、本来業務とのバランスが取りづらくなる

属人化を避け、継続性のある体制を構築するためには、業務を仕組み化・標準化する工夫が求められます。

外部の旅行会社に手配を委託する場合

旅行会社や出張手配に特化した外部パートナーへ業務を委託することで、社内の手配負荷を軽減できるケースも多くあります。
法人契約による割引料金の適用や、経理処理を意識した明細発行、急な変更対応など、ビジネス出張に適した体制が整っている点が特長です。

一方で、注意すべき点も存在します：

委託先によって対応範囲や品質に差がある 手数料や契約条件の内容を事前に明確にしておく必要がある 社内規定への適合性や柔軟性の確認に手間がかかる場合がある

導入の際は、単に価格面だけでなく、対応力・提案力・運用サポート体制といった複合的な視点での見極めが求められます。

外部パートナーの活用で実現する業務負荷の軽減と安定運用

航空券の手配は、単なる事務処理のように見えながらも、確認作業や調整に多くの時間と手間がかかる業務の一つです。
特に海外出張においては、日程の確定、フライトの選定、承認取得、急な変更対応など、社内で完結するには限界を感じる場面も少なくありません。

こうした背景から、近年では旅行会社などの外部パートナーに業務を委託し、社内の負担を軽減する企業も増えています。
ここでは、外部専門業者の活用によって得られる主なメリットを4つの観点から整理します。

担当者の業務負荷を軽減し、本来業務に集中できる

出張手配は一件ごとの対応に手間がかかるうえ、トラブル発生時の調整も含めると相当の労力を要します。 これを外部に委ねることで、社内のリソースを営業・企画・管理といった本来注力すべき業務に振り向けることができます。 特に、煩雑なやりとりや社内調整を専門業者が代行してくれることで、担当者の負担が可視的に軽減されます。

手配業務の標準化と再現性の確保

出張者や部署ごとに手配方法が異なる状態では、業務の一貫性を保つのが難しくなります。 外部業者に依頼することで、社内の出張規定に準拠した形での標準的な手配が可能となり、運用の再現性が向上します。 たとえば、複数拠点から同じ目的地への出張があっても、条件を揃えた手配が可能となり、現地集合や移動の調整もスムーズになります。

出張規定への対応とガバナンスの強化

企業によっては「14日前までに予約」「上限金額を超える場合は承認必須」といった細かな出張ルールが存在します。 これらを毎回社内でチェックするのは煩雑ですが、専門業者であれば事前に規定を共有することで、ルールに即した提案を自動的に受けることができます。 その結果、出張者による誤予約や申請漏れを防ぎやすくなり、社内監査の対応や経理処理の正確性も向上します。

データの一元化と可視化による業務改善

外部業者を通じて航空券を手配することで、出張データの蓄積と一元管理が可能になります。 たとえば「どの路線が頻繁に使われているか」「いつ予約すれば最も安価か」といった情報は、出張ルールの見直しや予算編成にも役立ちます。 さらに、履歴に基づく手配の最適化や定型化が可能となり、継続的な業務改善にもつなげることができます。

出張頻度が高い企業や、限られたリソースで運用している担当者にとって、こうした外部パートナーの活用は、業務の属人化を防ぎ、持続可能な体制づくりを進めるうえでの有効な選択肢と言えるでしょう。

日々の出張手配を見直すことが、業務全体のスムーズさにつながる

海外出張における航空券の手配は、繰り返し発生する業務でありながら、意外に手間や確認項目が多く、担当者の負担になりがちな領域です。

その方法や流れを見直すことで——

手配のたびに発生していた調査や調整の手間が軽減できる 承認や精算処理がスムーズになり、関係部門とのやりとりも効率化できる 急な変更やトラブルにも対応しやすくなる 情報の整理・蓄積が進み、次回以降の手配がよりスピーディになる

など、日々の業務そのものがラクになり、余計な確認作業や属人的な判断に頼らない体制へとつながっていきます。

こうした改善は、大きな仕組み変更を伴わず、身近なところからでも始めることができます。
まずは自社の出張手配の現状を振り返ってみることが、担当者自身の負担を減らし、より安定した業務運用につなげる第一歩となるはずです。