【人事担当者向け】海外赴任の進め方
押さえるべき準備・制度・支援の基本

出発までの準備スケジュール

海外赴任に向けた準備は、出発の3か月以上前から始めるのが理想です。ビザ取得や引越し手配、家族帯同に関する調整、健康診断など、対応すべき事項は多岐にわたり、想定よりも時間がかかることも珍しくありません。ここでは、時系列に沿って担当者が押さえておきたい準備項目を整理します。

3か月以上前に着手すべきこと

赴任者本人および帯同家族の健康診断・予防接種
特に6か月以上の赴任には、企業としての健康診断実施が法的義務となるケースもあります。予防接種は複数回の接種が必要な場合もあるため、早期着手が必須です。

パスポート確認とビザ申請準備
ビザの取得には国によって数週間〜数か月かかることもあります。必要書類の案内、申請代行業者の手配を含め、最初に着手すべき重要項目です。

住居・学校・帯同方針の整理
帯同する場合は、転校手続きや現地校の選定、日本の学校との調整も必要です。現地の住宅事情や家族構成をもとに、社宅利用や個別手配の可否も判断します。

1〜2か月前に整理する実務対応

航空券・ホテル・仮住まいの手配
現地の入居日まで時間が空く場合は、ホテルやマンスリーマンションの予約も含めた移行期間の計画が必要です。

引越荷物の仕分けと発送
航空便・船便・国内保管用などに分類して仕分けを行い、船便は目的地によっては2か月以上かかることもあるため、早めの引取手配が求められます。

国内住居の処理・車両の売却
賃貸住宅であれば契約解除通知、持ち家であればリロケーション（貸出）や留守宅管理サービスの検討も必要です。車両も名義変更・保険解約・輸送判断が発生します。

語学学習のスタート／現地情報の収集
赴任者・帯同者ともに語学対応が求められるケースが多いため、語学研修を含めた準備時間を確保しておくと安心です。

出発直前に行う最終確認

手荷物の準備とスーツケース梱包
到着後すぐに必要な物品（衣類・PC・医薬品・証明書類）は手荷物にまとめ、航空機への持込制限もあわせて確認しておきましょう。

公共インフラ・ライフラインの停止手続き
水道・電気・ガス・通信（Wi-Fi、携帯）などの契約停止／一時中断処理を忘れずに。必要に応じてあいさつ回りなども事前に調整します。

社内書類・承認フローの最終整理
出発報告や辞令の発令確認、海外赴任契約書類への署名など、社内プロセスを出発直前までにすべて完了させておく必要があります。

生活・文化・語学への備え

海外赴任の準備では、ビザや手続きといった制度面だけでなく、現地での暮らしや働き方への理解も欠かせません。赴任者やご家族が安心して新しい環境に馴染めるよう、あらかじめ生活インフラや文化的な違いを把握しておくことが大切です。特に語学や生活習慣への対応は、日々の小さなストレスを減らすうえでも有効です。

生活インフラと環境面の違いを知っておく

住宅の探し方や契約の習慣
地域によっては家具付き物件が一般的だったり、契約までに内見が必須だったりと、住宅の探し方ひとつとっても事情が異なります。安全性や生活利便性も含めて、現地法人や不動産会社と早めに相談しておくと安心です。

食事・医療・水道などの不安を解消するには
　食事・医療・水道など、現地生活でよくある不安は事前に整理しておくと安心です。 たとえば、「日本食は手に入る？」「水は飲める？」「現地の病院は安心？」など、生活の基本に関わる不安を事前に想定し、必要な備えをしておくことがポイントです。

通信環境やネット規制もチェックを
インターネットが不安定な地域や、VPNが必要な国もあります。業務や生活に支障が出ないよう、現地情報をよく確認しておきましょう。

現地の文化や働き方に戸惑わないために

時間感覚や意思決定のスピード感
予定変更が多い、アポイントが曖昧、といった文化の違いに初めは驚くかもしれませんが、現地のリズムに合わせて柔軟に対応することが求められる場面もあります。

仕事の進め方や残業意識の違い
　「言われていないことはやらない」「上司に報告せず完結する」など、日本とは前提が異なることも。すれ違いを避けるためにも、事前の共有やすり合わせが有効です。

安全に過ごすための事前対策
夜間の外出、タクシー利用、通勤ルートなど、地域によって注意が必要なポイントは異なります。現地法人からの情報共有や、行動ルールの明文化が役立ちます。

語学への対応は「完璧」より「安心」を

英語が通じにくい地域では、生活の中で現地語が必要になる場面が少なくありません。
とはいえ、完璧な語学力を目指す必要はなく、最低限のあいさつや買い物、病院での説明ができるだけでも、現地でのストレスはぐっと軽減されます。
最近では、赴任前に語学研修を用意したり、帯同家族向けのサポート制度を設けたりする企業も増えています。語学は「不安を減らす道具」として捉え、本人だけでなく家族全体で無理なく備える姿勢が大切です。

人事担当者が担う制度設計と費用管理

海外赴任に関わる制度や費用は、会社によって方針が異なりやすく、属人化や都度対応が発生しやすい分野です。 この項目では、人事・総務担当者が押さえておくべき基本設計の考え方を、3つの視点から整理します。

ビザ・保険・給与・住宅の設計方針

制度の整備状況は、赴任者が最も敏感に感じやすいポイントのひとつです。曖昧な部分が多いと混乱が生じやすく、出発までの負担も増えてしまいます。

ビザ取得と保険加入の管理範囲
ビザ申請は企業が一括管理するか、本人申請を支援する形にするか方針を決めておく必要があります。帯同家族を含めたスケジュール調整も忘れずに。保険については、現地での医療事情に応じた補償範囲（キャッシュレス診療、緊急搬送など）の選定が重要です。

給与体系と課税／社会保険の扱い
赴任中は本社基準の給与を維持するケースが多いですが、現地水準や物価の影響を加味した補正が必要になる場合もあります。年収構成や為替リスク、社会保険料の支払元（本社／本人）についても事前に整理が必要です。

住宅の提供・選定基準
社宅を用意するのか住宅手当を支給するのか、現地法人との連携範囲を明確にしておきます。地域に応じた安全性・通勤利便性・契約方法などを含め、上限金額や自己負担基準を定めておくと混乱を防げます。

手当・補助・費用負担の考え方

赴任者の家計や生活スタイルにも関わるのが、手当や補助制度の設計です。各企業で差が出やすいポイントでもあるため、事前に社内で整合をとっておくことが重要です。

赴任手当や物価補正手当
赴任地の物価や生活費に応じて定額支給する例が多く見られます。食費や光熱費の実費精算ではなく、シンプルな定額制を採用することで運用が安定します。

住宅補助・教育手当・帰国旅費の扱い
家族帯同時の住宅費補助、子どもの学費サポート、年1回の一時帰国旅費などは、生活安定や家族ケアの観点から重要な支援項目です。対象範囲・上限額・対象条件を明文化しておくとトラブルを防げます。

費用精算・通貨・為替のルール
外貨で支出される費用の精算時は、為替レートの基準（出発日／決済日など）を統一しておくとよいでしょう。領収書の取り扱いや証憑管理も、精算ガイドラインとして文書化しておくと運用しやすくなります。

現地支援と帰任まで見据えた計画

制度設計は「赴任直前まで」で完了ではありません。現地での生活中、そして帰任時にも管理すべき項目は続きます。担当者側で“出口までの流れ”を意識しておくことで、赴任業務の抜けや属人化を防ぐことができます。

現地支援体制の整備
赴任後も、現地法人や外部サポート会社と連携して「生活・医療・教育・安全」面の相談先を整備しておくと、赴任者の不安や孤立感を軽減できます。必要に応じて、メンタルヘルス支援や日本語対応窓口の活用も検討しましょう。

ビザ更新や帰任支援の想定
長期赴任では、現地でのビザ延長手続きや健康診断、出国準備などの対応が発生します。帰任後のポジション設計、住宅の再確保、学校転入の時期配慮なども、あらかじめ制度に組み込んでおけると理想です。

経験を次に活かす仕組み化
過去の赴任事例を蓄積し、テンプレートやFAQを整備しておくことで、次の赴任でもスムーズな対応が可能になります。担当者が変わっても運用が止まらない仕組みを意識することが、制度管理の質を高めるポイントです。

業務フローとマニュアルの整備

業務フローとマニュアルの整備

海外赴任業務は、担当者の経験や記憶に依存して進められることが多く、属人化しやすい領域です。まずは、出発までのタスクを時系列で整理し、業務フローとして可視化します。
そのうえで、申請書類や社内通知文、本人向け案内、外部依頼文書などのひな形を共通化し、フォルダ構成も含めて社内で一元管理できるようにします。運用が固定化していない項目については、想定ケースや判断基準も併記しておくと、次の担当者の判断負担を減らせます。

外部パートナーの選定と役割分担

ビザ申請、海外引越、住宅手配、医療保険、語学研修など、すべてを社内対応するのは現実的ではありません。業務ごとに委託可能な外部業者をリスト化し、契約条件や連絡先、依頼方法をマニュアルに記載しておくことで、毎回の確認作業を削減できます。
また、社内対応と外部委託の境界を明文化し、誰が判断・指示するかを明確にしておくことで、担当変更時の混乱や漏れを防ぐことができます。

メンタル・安全・生活支援の体制構築

赴任者や帯同家族の不安や孤立を防ぐため、出発前・現地到着後・赴任中の各フェーズで相談先を整理します。メンタルケアについては、外部カウンセリング窓口や保険会社付帯サービスの活用も検討対象とし、対象範囲や申込方法を明記しておきます。
治安や衛生面に不安のある地域では、行動ルールや避難時の対応先を文書化し、家族にも共有します。必要に応じて、現地法人や第三者機関と連携した安全情報の定期発信体制を整備します。

まとめ｜再現性のある赴任管理へ

海外赴任業務は、対象者や赴任先によって条件が変わるため、毎回の対応がイレギュラーに見えがちです。しかし、基本となる制度設計・準備フロー・支援体制は、共通項として整理することができます。
まずは、社内で決定すべきルールや分担を明確にし、マニュアルやテンプレートを整備すること。次に、手続きや情報提供を担当者個人ではなくチームで支える運用に移行すること。そして、社内で完結しない領域については、早い段階で外部パートナーを選定し、役割と連携方法を共有しておくことが重要です。
海外赴任対応は、人事・総務部門にとっても“属人化を防ぎ、制度として定着させていく”べき領域です。一件ごとの負担を軽減しつつ、誰が担当しても一定の品質で回る体制を築くことが、結果的に赴任者と家族の安心につながります。