トラベルマネージャーに求められる
出張業務とは
【2022年11月10日更新】
あなたの会社では1回の出張でどのくらいの人や部署が関わっているでしょうか。
出張手配のみであれば、出張者本人や部署内の手配担当へ依頼するなど社内で作業をする人数は1～3人かと思います。
しかしながら、出張は手配だけにあらず。稟議申請(承認)・危機管理・経費精算など実際には多くの人や部署が関わってきます。
オンラインツールの普及により、出張手配に関して業務効率の改善や経費削減の成果が出ている企業もある中、多くの人や部署が関わる出張管理の改善は中々進みません。
それでは出張管理の改善を進めるにはどのようにすれば良いのでしょうか、答えはトラベルマネージャーにあります。
トラベルマネージャーとは？
「トラベルマネージャー」とは出張の管理を行う役職であり、主に欧米の企業が採用しています。1回の出張でも手配、申請、管理、精算など様々な行程がある中で、トラベルマネージャーが存在することにより
出張管理が容易となります。それに対して、日本では各部門がそれぞれの業務領域内で管理を行っているため、出張全体の管理が煩雑になってしまい、なかなか出張管理の改善に取り組みにくいのが現状です。
こちらのコラムでは「トラベルマネージャー」に求められる出張業務についてご案内します。
1. 出張手配
飛行機やホテル、新幹線など出張する際には移動手段や宿泊施設などの手配が必要です。手配方法は出張者自身で手配する場合もあれば、部署内の担当者へ依頼をするなど、企業ごとに様々です。
また、手配フローの構築や出張規定・旅程規定の策定、旅行会社やオンラインツールの選定などでは総務が担っているケースもあります。
◎出張手配における主な業務
[ 手配フロー・手配ツール・出張旅費規程・海外情報確認・出入国確認（CIQ）・業者の選定 ]
これらの業務は人事総務、手配担当者、出張者が主に関わる業務となりますが、トラベルマネージャーのように一貫して出張を管理する担当者がいることにより、
業務効率の改善や経費削減に向けたアクションをしたいときにはすぐに改善ポイントを検討できるメリットがあります。
2. 稟議申請
出張に欠かせないのが稟議申請。出張者から部署の上長、経理、取締役、社長など様々な人・部署が関わってきます。またそれに伴う申請フロー、承認フローの策定などにより、たくさんの人が稟議申請に携わっています。
企業によっては事前の申請から出張申請、出張後の出張報告申請など他の業務と比べても改善しにくい業務といえます。
◎稟議申請における主な業務
[ 事前申請・出張申請・申請フロー・承認フロー・出張報告 ]
3. 出張管理
出張の手配方法が会社により様々であれば、出張の管理も三者三様です。予算コストの管理や請求書、領収書データをエクセルで管理している企業もあれば、クラウドサービスを通じてオンライン上で管理している企業もあります。
昨今の情勢不安から出張者の危機管理、安否確認の見直しを進めている企業も増加傾向にあり、出張に関わる管理業務の負担も比例して増えています。
◎出張管理における主な業務
[ 予算コスト管理・スケジュール管理・危機管理・安否確認・位置情報確認・請求書管理・領収書管理・経費（購買）データ作成 ]
出張管理も他の項目同様に出張者以外に部署内の担当者や人事、総務、経理など複数の人・部署が対応している業務になります。前述の出張手配、稟議申請のデータが煩雑で出張管理が十分に行き届かない状況に陥りやすい業務でもあります。
4. 経費精算
経理を悩ませる出張に伴う経費精算。請求書払いもあれば、コーポレートカード決済、立替精算など支払い方法がバラバラで時間と手間が非常にかかる業務です。その他、日当や宿泊手当の支給などでは
実際の出張スケジュールと稟議内容との照合でも時間を要します。
◎出張管理における主な業務
[ コーポレートカード・立替精算・日当（宿泊）手当・経費立替金データ作成・領収書・電子帳簿保存 ]
5. まとめ
今回は「トラベルマネージャー」に求められる出張業務をご案内しましたが、一連の業務内容を1つ1つ紐解いていくと1回の出張でも関わる業務は膨大になります。
次回の「トラベルマネージャーに役立つコラム」では、出張手配について詳しく見ていきます。皆さんと一緒に現在抱える出張手配の問題を見ながら、トラベルマネージャーの観点から解決方法をお伝えします。
これまで出張手配は経費削減と業務効率改善を筆頭に取り組みが進められていましたが、これにより経費削減による間接コストの増加、業務効率改善による
他部署の業務負担増といった問題が露呈してきました。
これからの出張はトラベルマネージャーのように「出張を一元管理」し、「出張に関わる業務を最適化」することが求められます。
これにより経費削減を維持しながら、業務効率改善を達成することが容易になります。
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※本書の内容は、本書執筆時点(2022年11月10日)の内容に基づいています。
