出張業務のムダをなくす！

旅程データ管理でコスト削減を実現する方法

旅程データ管理は効率的な出張業務のカギ

出張業務の根幹となる旅程データ管理

旅程データ管理とは文字通り、出張の旅程をデータ管理することを意味します。出張にかかる手配内容を1つのデータとして管理することが旅程データ管理の第一歩です。下記、手配内容の一例になります。

交通手段
航空券・鉄道・バス・レンタカー・タクシー・送迎 etc.

宿泊施設
ホテル etc.

目的
商談・会議・視察・会食 etc.

旅程データ管理の目的

旅程データ管理は、スケジュールの整理や共有も重要な要素ですが、出張に関する業務に旅程データを活用し、出張業務全体の業務効率改善に繋げることを目的としています。

旅程データ活用法 ＜出張稟議＞

旅程データ管理は出張稟議でどのように活用できるか、見ていきましょう。

出張稟議の課題

出張稟議の申請方法は企業により異なりますが、エクセルやワードを用いた紙ベースでの申請やワークフローを利用した申請が多くを占めています。 紙ベース、ワークフローともに様々な購買先で手配した内容(旅程や費用)の入力を求められ、そこに課題を感じている方が多いのではないでしょうか。

旅程データを出張稟議に活用する

このような課題を解決できるのが旅程データです。

通常、手配内容を申請者(出張者)が稟議書に入力し、稟議申請を行いますが、旅程データと出張稟議を連携することで手配内容入力の手間を省くことが出来ます。 多くの企業で出張稟議は「稟議」の括りでまとめていますが、出張稟議を「出張業務」の一環とし、旅程データ管理の延長線とすることで、業務効率の改善につながります。

旅程データ活用法 ＜危機管理＞

出張中の危機管理も旅程データ管理を適切に行うことで、出張者の所在確認や安否確認をスムーズに行うことができます。有事の際に、「どこ」に「だれ」がいるか確認する作業の手間が削減されます。

旅程データの共有

旅程データ管理を危機管理で活用する場合、旅程データの共有がポイントとなります。そのためには、旅程データを出張者だけで管理するのではなく、部署内や人事総務などと共有できることが求められます。 これにより、管理者側は「いつ・どこに・だれが」いるかをすぐに確認することができるため、迅速な対応が求められる危機管理にとって非常な有効な手段と言えます。

危機管理ツールも有効に活用

出張中に急な変更やキャンセルなど旅程データと異なるスケジュールが突発的に起こる場合もあります。危機管理ではGPSによる位置情報取得など旅程データを補足するツールを導入することで有事の際も万全に対応することが出来ます。

旅程データ活用法 ＜出張経費＞

出張の経費精算では立替や請求書払い、クレジットカードなど購買先により精算方法が異なることから、出張者自身はもちろんのこと経理担当者の悩みの種となっています。出張に紐づく経費精算も旅程データを有効に活用することで業務効率を向上させることが出来ます。

旅程に紐づく経費精算

旅程データに登録した出張手配の内容とそれに伴う請求書や見積書、領収書を紐づけることにより、出張後の経費精算手続きの手間を削減することが出来ます。このことから旅程データ管理にはスケジュールの登録のみならず、購買情報が登録できるシステムを利用することをお勧めいたします。

旅程データ管理をかんたんに！

旅程データ管理は出張管理の根幹となる重要な要素

ここまで、旅程データ管理を活用することで稟議申請、危機管理、経費精算など出張に関わる業務の改善につながることをご案内させて頂きました。

IACEトラベルでは簡単に旅程データを管理することができるツールを提供しています。

旅程データの登録は自身で入力する他、ファイルアップロードによる旅程読取機能、クラウド出張予約システム Smart BTMとの連携も搭載しています。

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