出張業務の効率化につながる！

トラベルマネージャーとは？

トラベルマネージャーとは

あなたの会社では1回の出張でどのくらいの人や部署が関わっているでしょうか。

出張手配のみであれば、出張者本人や部署内の手配担当へ依頼するなど社内で作業をする人数は1～3人かと思います。しかしながら、出張に関わる業務は予約手配だけではありません。

出張には予約手配以外にも稟議申請(承認)・危機管理・経費精算など多くの人や部署が関わってきます。オンラインツールの普及により、出張手配の業務効率が改善されている企業が増えている中、多くの人や部署が関わる出張管理の改善は中々進んでいないのが現状です。

それでは出張管理の改善を進めるにはどのようにすれば良いのでしょうか。

答えはトラベルマネージャーが握っています。

トラベルマネージャーとは、出張に関する業務を管理する担当者

トラベルマネージャーは、ビジネスの発展やグローバル化による出張の拡大に対応するために欧米の企業を中心に起用している役職です。

近年、多様なビジネスチャンスがグローバル市場で得られるようになり、多くの企業が国内外を問わず交流を深めることが求められるのに比例して、出張に関連する業務を効率的に管理することも重要となりました。

具体的には、旅程管理、出張費の最適化、危機管理、渡航先情報の収集などを行うことで、出張業務を効率化することを目的としています。
これにより、出張業務にかかる時間やコストを削減するとともに、パフォーマンスの向上を実現することができます。

トラベルマネージャーの役割

トラベルマネージャーの業務

以下に、トラベルマネージャーの主な業務を紹介します。

▷　出張のスケジュールの調整および予約の管理
▷　交通手段の手配
▷　宿泊施設の手配
▷　費用予算の設定と管理
▷　出張先での会議やイベントの手配
▷　出張中のトラブル対応
▷　渡航手続きのサポート
▷　旅行保険の手配
▷　出張先での地域情報の提供
▷　出張の経費精算のサポート
▷　予約変更・キャンセル手配
▷　ドキュメントの作成・整理
▷　費用削減のための見積もりの取得や比較検討
▷　出張後のフォローアップ
▷　出張の改善提案や施策の実行

企業により範囲は異なるものの、出張に関する業務を多岐に渡って担当します。

出張手配と出張管理

トラベルマネージャーの業務の中でも出張手配と出張管理に分けることができます。

【 出張手配 】

交通手配：出張先への交通手段を手配します。飛行機や新幹線、タクシーなどの交通手段を予約し、スケジュールに合わせてチケットを発券することが求められます。

宿泊手配：出張先での宿泊を手配します。ホテルやビジネスホテル、旅館などの宿泊施設を予約し、滞在期間や予算、立地条件などを考慮して選定することが求められます。

渡航手続きの手配：海外出張の場合は、ビザ申請やパスポートの手続き、空港での手続きなども行う必要があります。

【 出張管理 】

旅程データ管理：出張手配の情報を管理することが求められます。

出張規定の策定：出張の際に守るべきルールや基準、予算などを策定することが求められます。

稟議申請：出張手配データから出張申請書に必要なデータ作成を行います。また、出張規定を満たしているか確認を行います。

稟議承認：出張者の出張承認を行います。出張目的や予算、スケジュールなどを確認し、承認するかどうかを決定します。

危機管理：出張する社員に対し、所在確認や安否確認を行います。必要に応じて、渡航先の安全情報を配信します。

経費管理：出張にかかる費用の管理を行います。精算処理に必要なデータをまとめることが求められます。

トラベルマネージャーに求められるスキル

トラベルマネージャーには知識と経験が必要不可欠

前述のとおり、トラベルマネージャーの役割には出張手配が含まれており、出張に関する専門知識が求められます。

欧米ではトラベルマネージャーを育成するプログラムを導入している企業もある中、日本においては旅行関係の仕事や専門学校に在籍していない限り、トラベルマネージャーを起用するのは難しいのが現状です。

また、コロナ禍においては各国の出入国制限など最新情報の収集やトレンドの把握なども求められます。

出張に関する業務は効率化がポイント

ここまで、トラベルマネージャーについて紹介してきました。

トラベルマネージャーを起用していない企業では、出張者や所属する部署、経理、人事、総務など出張業務に関わる多くの人の負荷が重くなってしまいます。

IACEトラベルではトラベルマネージャーに代わる、出張管理に関する業務負担を減らし、業務効率を改善するツールを提供しています。

アフターコロナの今、出張を本格的に再開するこのタイミングだからこそ、出張管理の課題を解消できるツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか？

Travel Manager導入によって、得られる効果をご紹介。

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