2023年2月20日
こんにちは。Travel Manager編集部です。
出張業務において、多くのデータを扱うトラベルマネージャーにとって、クラウド上でのデータ一元管理は欠かせません。
本記事では、出張業務を効率化するためのクラウド活用法を解説します。
出張の予約・手配、旅程管理、交通費精算まで、クラウドを使った一元管理でスムーズに業務を進めるためのノウハウをお届けします。
この記事でわかること
出張業務におけるクラウドサービス
近年、テクノロジーの進化により、ビジネストラベルマネジメントの現場でもクラウドを活用する企業が増えています。
出張業務の効率化や費用削減に加えて、近年COVID-19の影響によりリモートワークが増えたことで、クラウドを活用することで場所を問わず業務を行うことができるメリットが高く評価されています。
出張業務におけるクラウドサービス
出張業務と言えば、航空券やホテルなどの出張手配のイメージが強いものの、実際には旅程管理や経費精算、稟議申請など出張に関わる業務は複数にまたがっており、出張手配の見直しだけでは出張業務全体の業務効率化には至りません。
そこで、出張に関わる業務でクラウドサービスを活用した場合、どのように業務効率が改善されるか解説します。
出張費精算の効率化
出張に伴う旅費や交通費の精算は、出張業務の中でも手間のかかる作業の一つです。クラウドを活用することで、従業員はスマートフォンやパソコンから簡単に申請できるようになります。経理もクラウド上で申請内容を確認し、承認作業を簡単に行うことができます。また、クラウド上でデータを管理することで、出張者が紙のレシートを管理する手間やデータをまとめる手間が減り、精度の高い精算作業が可能になります。
旅程管理の可視化
旅程管理もクラウドを活用することでスムーズになります。出張手配が完了した後、クラウド上でスケジュールを管理することができます。航空券やホテルなど購買先が複数あり、旅程を登録する時間も削減することが出来ます。
また、クラウドで旅程を管理することで有事の際の危機管理も簡単に行うことが出来ます。
費用対効果の最適化
出張管理においてクラウドサービスを活用することで、データを蓄積し分析することができるため、費用対効果の最適化が見込めます。
クラウドサービスを利用することで、従業員が出張した先で収集したデータを一元管理できます。これにより、各種データの整理や分析作業にかかる時間や手間を大幅に削減できます。
また、従業員同士でデータの共有が容易になることで、出張の際に収集した情報や知見を迅速かつ適切に共有できるため、業務プロセスの改善に繋がります。
出張の業務効率を上げませんか？
出張管理におけるお悩みありませんか？
お悩み①
出張時の手配先がバラバラで、 出張者のデータをとりまとめる 為に多くの工数を割いている…
お悩み②
災害の発生時に、出張者の所在を確認しなければいけないのに、どこにいるのかがわからない…
お悩み③
出張費用を削減したいが、何から 着手すればいいのか…
IACEトラベルではトラベルマネージャーに代わる、出張管理に関する業務負担を減らし、業務効率を改善するツールを提供しています。
アフターコロナの今、出張を本格的に再開するこのタイミングだからこそ、出張管理の課題を解消できるツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
Travel Manager導入によって、得られる効果をご紹介。
Travel Manager編集部
Travel Manager 編集部はIACEトラベルがリリースした「出張に関わる業務をまるっと一元管理」できるクラウド出張管理システム「Travel Manager(トラベルマネージャー)」の企画担当者が運営するメディアです。 出張に関わる全ての人に有益な情報を提供し、業務効率改善の一助になることを目指します。
Travel Manager編集部の記事は こちら
※本書の内容は、本書執筆時点(2023年2月20日)の内容に基づいています。