非効率な出張稟議をかんたんに！

出張管理システムの導入メリット

出張稟議とは

出張稟議とは、社員が出張する前に、出張目的や日程、予算、交通手段、宿泊先などを申請し、上司や関係部署の承認を得る手続きのことを指します。 出張稟議の目的は、会社の予算管理や安全管理、業務効率化などを目的に行われ、会社によって基準は異なりますが、一定金額以上の出張に対して必要な場合があります。

予算管理
出張費用は会社の経費になるため、予算を超過すると会社の財務に影響が出ます。出張稟議によって、予算の範囲内で出張が行われるように管理します。

安全管理
出張先での安全確保も出張稟議の目的の一つです。出張先の情報を事前に把握し、必要な手配を行うことで、社員の安全を確保します。

業務効率化
出張は業務の一環として行われますが、その目的や日程を事前に共有することで、出張業務の効率化が図れます。

出張稟議のフロー

企業により出張稟議のフローは異なります。業務効率を目的としたフローの改善に取り組んでいる企業もある中、会社全体のフローを変えるのに躊躇している企業も多いのではないでしょうか。下記は出張稟議フローの一例になります。

紙(原本)・メール

・ 出張稟議書のテンプレートを作成
ExcelやWordなどで、出張稟議書のテンプレートを作成します。テンプレートには、出張目的、期間、交通費、宿泊費などの項目を含めます。また、回覧先の欄を設ける必要があります。

・ テンプレートに必要な情報を入力
申請者はテンプレートに出張目的や期間、交通費、宿泊費など必要な情報を入力します。

・ 出張稟議書を回覧
入力が完了した出張稟議書を回覧します。回覧方法は、紙やメールなど企業により異なります。

ワークフロー(システム)

・ 出張稟議書のフォームを作成
ワークフローに出張稟議書のフォームを作成します。フォームには、出張目的、期間、交通費、宿泊費などの項目を含めます。また、回覧先を選択できる必要があります。

・ 出張稟議書の提出
システムの設定により異なりますが、Webフォームを使用することが一般的です。

・ 出張稟議書を回覧
入力が完了した出張稟議書を回覧します。回覧方法は、Webを通して行われます。

・ 申請状況を確認
紙(原本)・メールとの大きな違いとして申請状況を確認することが出来ます。

多くの企業で採用している出張稟議のフローになりますが、申請者(出張者)・承認者双方で手間となっている問題点があります。次の項目では問題点を見ていきましょう。

出張稟議の問題点

紙(原本)・メール、ワークフローによる出張稟議では下記のような問題点が考えられます。

入力作業が手間

出張稟議には出張目的や期間、交通手段や宿泊先など入力項目が多数あり、予約内容などを見ながら入力が必要になります。また、出張には多岐にわたる購買先から予約・購入するため、入力作業が煩雑になりやすいと言えます。

規定チェック

申請者・承認者ともに出張の内容が規定を満たしているか確認する必要があります。様々な出張先がある中、都度 規定の確認を行う作業は時間と手間がかかる業務になります。

飛行機を利用した宿泊を伴う出張の場合
・ 航空券代金、宿泊費の確認
・ 飛行機の利用クラス(搭乗時間)
・ 利用航空会社、乗継地、乗継時間

承認に時間がかかる

多くの申請者から出張稟議の問題点としてあげられるのが、承認されるまでの時間です。出張承認の作業自体に時間がかかっていることも考えられますが、承認者が限られている場合、不在の際に稟議が停滞してしまいます。

このように出張稟議の問題点があげられるものの、会社全体のシステムやフローを変えるには多くの時間やリソースが必要になるため、会社の中でも優先順位が低くなることがあります。

出張稟議をかんたんにする方法

出張管理システムの導入で稟議をかんたんに！

上記のような問題を解決するため、出張管理システムを提供する会社が増えてきていますが、編集部の視点から「この機能は必須」と思うものをいくつか紹介させて頂きます。

・ 旅程データとの連携
出張稟議と旅程データが連携できることで申請時に入力する手間が解消されます。

・ 出張規定の登録・自動チェック
出張規定を予めシステムに登録することで、申請者・承認者の確認作業がなくなり、業務効率が改善されます。また、出張規定を満たしているか自動で判定する機能を有する場合、申請承認ミスを事前に防げます。

・ 承認フローのカスタマイズ・代理承認機能
承認フローを自由にカスタマイズでき、承認者が不在の時でも代理で承認できる機能が搭載されていることで、申請から承認までの時間が短縮されます。

・ 出張業務を一元管理
稟議申請を含む、出張手配・旅程管理・危機管理・出張費精算など出張に関わる業務を一元で管理することで、出張業務に関わる全体の業務効率が改善されます。

IACEトラベルでは稟議申請をかんたんにできるツールを提供しています。

Travel Manager導入によって、得られる効果をご紹介。

出張に関する業務をまるっとひとつに！ クラウド出張管理システム　Travel Manager

※本書の内容は、本書執筆時点(2023年2月24日)の内容に基づいています。