BTMは自社に必要？導入前に確認したい7つの判断基準

BTMの導入は企業規模や出張件数だけで判断しない

BTM（Business Travel Management）とは、法人出張の手配に加え、出張に関する情報や費用を一元的に管理する仕組みです。

利用できる機能や支援の範囲はサービスによって異なり、航空券やホテルの予約を中心とするサービスもあれば、出張の申請・承認から予約、旅程管理、経費精算までをまとめて扱えるサービスもあります。

そのため、BTMの必要性は、社員数や出張件数だけで判断することはできません。 出張が月に数件でも、複数都市を回る海外出張が多く、変更のたびに手配し直しているなら、一件あたりの負担が大きいため、BTMを検討する余地があります。

一方、出張件数が多くても、予約窓口や支払い方法がすでに統一され、出張者の旅程や費用も問題なく管理できているのであれば、BTMを導入しても大幅な改善につながらない可能性があります。

BTMの導入を検討する際に確認すべきなのは、出張の量ではなく、現在の運用でどのような負担や問題が生じているかです。 解決したい課題を明確にしないままサービスを比較すると、自社に必要な機能と不要な機能を適切に見分けられません。

BTMを導入する目的を明確にする

BTMに求める機能は、解決したい課題によって変わります。 手配の負担を減らしたいなら予約機能、立替払いを減らしたいなら支払い・請求機能、出張者の安全管理を強化したいなら旅程管理や緊急時の支援体制が選定の軸になることでしょう。

目的を整理しないまま比較すると、機能の多さでサービスを選び、不要な機能まで契約したり、現場に定着しなかったりする恐れがあります。

まずは現在の業務を確認し、負担が集中している工程を特定します。 そのうえで、BTMによってどのような状態に改善したいのかを明確にすれば、自社に必要な機能を絞り込めます。

現在の出張業務における課題を洗い出す

現在の課題を把握するには、出張一件がどのように処理されているかを時系列で確認する必要があります。 申請から出張費の集計までを一つの流れとして見ることで、作業が重複している工程や、処理が滞っている箇所を特定できるからです。

一般的な出張業務は、おおむね次の流れで処理されます。
出張出発前：申請・承認を経て、航空券やホテルを手配する。 旅程変更時：予約を取り直し、あわせて承認者や手配担当者へ連絡する。 出張帰着後：立替経費を精算し、請求内容を確認する。処理した情報は出張データの集計にも回る。
業務の流れを整理したら、各工程を誰が担当し、次の担当者へどのような情報を渡しているかを確認します。 例えば、出張者が申請した内容を手配担当者が予約サイトへ入力し、その予約情報を経理担当者が精算時に再入力している場合、同じ情報が複数の工程で繰り返し処理されています。 このようなケースでは、予約にかかる時間が短くても、情報の転記や確認に多くの手間が生じています。

各工程の作業時間と発生件数を測ることで、どの業務から改善すべきかを判断できます。 具体的な確認項目については、後述する7つの判断基準をご覧ください。

BTMによって改善したい業務を決める

課題を特定したら、次はその工程を「どこまで」BTMに委ねるかを決めます。 手配だけを集約するのか、申請・精算まで含めて見直すのかで、比べるべき機能がまるで変わるからです。

課題と確認範囲は、次のように対応します。

現在の課題	改善したい状態	BTMを比較する際の確認範囲
手配先が担当者ごとに異なる	予約窓口を統一する	航空券やホテルの検索・予約
立替払いや請求確認に手間がかかる	支払いと請求処理をまとめる	支払い方法、請求の集約、経費精算との連携
申請内容を手配や精算時に入力し直している	同じ情報を工程間で引き継ぐ	申請・承認から精算までのデータ連携
海外出張者の旅程をすぐに確認できない	所在地や移動予定を把握できるようにする	旅程管理と緊急時のサポート

とはいえ、改善範囲は広ければよいというものではありません。

既存の経費精算システムを使い続けるなら、BTMに精算機能まで求めるのではなく、予約情報をそのシステムへ引き継げるかどうかが判断基準になります。 海外出張が多い企業でも、旅程の把握方法や緊急連絡の体制がすでに整っているなら、追加すべき機能はおのずと違ってきます。

最後に、目的を「測れる形」に置き換えます。 「出張業務を効率化する」では曖昧すぎるため、予約一件あたりの所要時間、立替精算の件数、申請から承認までの処理時間など、現状調査で得た数字を基準に据えましょう。

直す工程と測る指標が紐づいていれば、機能の多寡ではなく「自社の課題をどこまで解けるか」でBTMを比べられます。

BTM導入前に確認すべき7つの判断基準

ここからは、必要性を見極めるための7つの基準を確認します。

大切なのは、当てはまった項目の「数」で結論を出さないこと。 それぞれの課題が業務や出張者にどれだけ影響しているか、その大きさを見てください。 たった一つでも、毎月の工数を大きく食っていたり、緊急時の対応を妨げていたりするなら、優先して手を打つ理由になります。

1．出張手配や精算にどれだけの工数がかかっているか

出張業務の工数は、航空券やホテルを探している時間だけでは測れません。 予約の前には申請と承認があり、手配の後には内容の共有と支払い、帰着後には精算と請求確認が控えているからです。

まず期間を区切り、出張者・代理手配者・承認者・経理担当者が各工程に使った時間と件数を記録します。 予約内容を表計算ソフトへ転記する作業や、領収書の提出を催促する時間まで含めると、予約画面だけを眺めていたときには見えなかった以下のような負担が現れます。
複数の担当者が同じ情報を入力している。 変更のたびに関係者への連絡が発生する。 精算の差し戻しが何度も繰り返される。
こうした兆候があれば、BTMで工程をまとめる余地は十分にあります。 導入費用と社内工数を金額で突き合わせる方法は、別記事「BTMの費用と費用対効果」で詳しく解説しているので、そちらをご覧ください。

2．出張件数や手配内容がどれだけ複雑か

件数が同じでも、中身が違えば負担は変わります。 「国内の単純な往復」と「複数都市を回る海外出張」では、調べる経路も確認事項も別物で、変更が入ったときにやり直す範囲もまるで違います。

手配の複雑さは、主に次の点で測れます。
国内出張と海外出張の割合 複数都市を移動する旅程の件数 出張者本人ではなく、別の社員が代理手配する件数 予約後に変更やキャンセルが発生する頻度
これらが重なるほど、手配は「型どおり」では回らなくなります。 担当者の経験に頼る場面が増えれば、その人が不在の日に対応が止まったり、変更後の旅程を関係者へ共有し損ねたりといった綻びにつながります。

そうした問題が起きているなら、件数が少なくてもBTMの検討対象です。 逆に、件数は多くても旅程が単純で、今のやり方で滞りなく回っているなら、複雑さを理由に急ぐ必要はありません。

3．予約方法や支払先が分散していないか

社員がそれぞれ別の予約サイトや旅行会社を使えば、予約情報は各サービスのアカウントや確認メールに散らばります。 この状態では、管理担当者が全体の旅程を把握しようとするたび、出張者一人ひとりから情報を集め直すことになります。

支払いも同じ構図で、「法人カード・個人カード・立替払い」が入り混じれば、経理担当者は支払方法ごとに明細を集め、申請内容と照合しなければなりません。 予約経路の分散が、そのまま請求確認と精算の負担に化けているわけです。

確認するときは、使っている予約窓口と支払方法を洗い出し、それぞれから何件の予約・請求が出ているかを集計します。 複数の窓口を維持する積極的な理由がなく、情報集めと照合に時間を取られているなら、手配と支払いを束ねるBTMを検討する価値があります。

4．出張データを経営やコスト管理に活用できているか

出張費の総額がわかるだけでは、支出を見直す材料としては物足りません。 増えた理由を突き止めるには、少なくとも次の単位で内訳を追える必要があります。
部署や出張者 国内・海外の区分 利用した路線や宿泊先 予約した時期や手配先
予約情報が複数サイトに散り、支払いが経費精算書と法人カード明細に分かれていると、分析の前に「データを集める」という一仕事が挟まります。 その集計を手作業に頼っていると、数字が出そろう頃には次の予算編成に間に合わない、ということも起こりがちです。

まずは、現時点で取得できるデータ項目と、本当は管理に使いたい分類を突き合わせてみてください。 部署別・路線別といった必要な単位で継続的に追えないなら、予約の時点からデータを集約できる仕組みが選定条件になります。

ただし、記録できる項目や出力形式はサービスごとに異なるため、自社が欲しい集計単位まで満たせるかは個別に確認が必要です。

5．出張規程や承認ルールを適切に運用できているか

出張規定を整えても、実際の予約がそれに沿っていなければ、費用や手配条件を適切に管理できません。 予約が先で申請が後になっている、規程外の航空券やホテルがそのまま精算されているといった状態は、承認者が手配前に中身を確認できていないことを意味します。

実態を調べる際は、規程外の予約件数だけでなく、例外が生じた理由まで確認しましょう。 規程が周知されていない場合と、承認に時間がかかるため先に予約している場合、規程内の条件では必要な旅程を組めない場合とでは、必要な対策が異なります。

規程と承認手順が明確であるにもかかわらず、予約時に適用できていないのであれば、規程の自動判定や事前承認の機能を備えたBTMが選択肢になります。 一方、規程が曖昧で、例外を認める条件も定まっていない場合は、システムに設定する基準がありません。 その場合は、BTMの導入より先に、社内ルールを整える必要があります。

6．海外出張者の旅程や所在地を把握できているか

海外出張中に自然災害や交通機関の停止が発生した場合、企業は影響を受ける可能性のある出張者を特定し、現在地や今後の旅程を速やかに確認する必要があります。 労働契約法第5条でも、使用者には、労働者が生命や身体の安全を確保しながら働けるよう必要な配慮をすることが求められています。

しかし、航空券やホテルを出張者が個別に予約し、予約情報が本人のメールにしか残っていなければ、管理担当者は緊急事態が起きてから情報を集めなければなりません。 確認に時間がかかるため、当然ながら安否確認や旅程変更の支援も遅れてしまうことでしょう。

そのため、海外出張の頻度だけでなく、緊急時に必要な情報を管理部門がすぐに確認できるかを調べます。 具体的には、「対象地域に誰がいるか」「現在地と今後の旅程はどうなっているか」「変更後の予定まで把握できているか」を、管理部門がすぐ答えられるか試してください。

これらの情報が集約されていない場合は、予約情報や旅程を一元管理できるBTMを検討する余地があります。 緊急時の支援を外部に求めるのであれば、営業時間外の問い合わせ窓口や現地で受けられる支援の範囲も選定基準になります。

なお、BTMを導入すれば安全配慮義務への対応が完了するわけではありません。 情報を確認する担当者、緊急時の判断手順、出張者への連絡方法まで決めて初めて、旅程データが実際の対応で使えるようになります。

7．導入後に社内で利用を定着させられるか

BTMで予約情報や支払いを一元管理するには、対象となる社員が手配窓口をBTMに統一する必要があります。 従来の予約サイトによる個別手配が残ると、その予約情報や支払いはBTMに反映されず、正確な管理ができません。

そこで、BTM導入前に、BTMを利用する部署や出張の範囲を決め、外部サイトの利用を認める条件も明確にします。 あわせて、出張者本人と代理手配者のどちらが予約するのか、操作に関する質問や予約変更を誰が受け付けるのかも定めておきます。

もう一つ確認しておきたいのは、既存システムとの役割分担です。 現在の出張申請や経費精算システムを継続して使う場合、BTMからどの情報を連携できるのか、どの工程で再入力が必要になるのかを確認します。

こうした利用ルールとデータの流れを整理できていない段階では、契約を急ぐよりも、先に社内の運用方法を固める必要があります。

BTMの導入が向いている法人企業の特徴

7つの基準を踏まえると、BTMが向いているのは単に出張の多い企業ではなく、今のやり方では処理しきれない負担や、情報の分散による管理の綻びを抱えた企業だとわかります。

企業の状態	BTMで見直せる可能性がある範囲
手配や変更対応が特定の担当者へ集中している	予約窓口の集約、代理手配、変更時の支援
立替払いと請求確認に時間がかかっている	法人への一括請求、精算工程との連携
予約情報や支払先が複数に分かれている	旅程・支払い・出張データの集約
出張規程に沿わない予約が繰り返されている	予約条件の統制、申請・承認との連携
海外出張者の旅程をすぐに確認できない	旅程管理、緊急連絡、時間外サポート
出張費を必要な単位で集計できない	出張データの記録と分析

該当が一つでも、その影響が大きければ検討する理由になります。 出張件数が少ない企業でも、海外出張者の旅程を緊急時に確認できない状態は、件数の多寡では測れません。

反対に、複数項目に当てはまっていても発生頻度が低く、今の人員と仕組みで無理なく回っているなら、導入効果は慎重に見積もるべきです。

BTMの導入を急がなくてもよいケース

BTMは、すべての法人に必要な仕組みではありません。 今の運用で課題が出ていない場合や、導入後の使い方を描けない段階では、契約しても改善につながらない可能性があります。

出張件数が少なく手配内容も単純な場合

国内の単純な往復が中心で、予約から精算まで今の担当者が無理なくこなせているなら、BTMで削れる工数は限られます。 予約情報の共有にも支払いにも問題がないなら、運用を変える負担を背負うより、既存のやり方を保つほうが得策です。

ただし「件数が少ないから不要」と即断するのは早計です。 海外出張や複雑な旅程が加わった途端に負担が跳ね上がることもあるため、手配内容と管理上のリスクも併せて見ておきましょう。

現在の運用で問題が発生していない場合

予約窓口や支払い方法が統一され、申請から精算まで滞りなく処理できている場合は、BTMの導入を急ぐ必要はありません。 新しい仕組みへ移行すると、社員への説明や初期設定、既存システムとの調整が発生するため、改善効果が小さければ導入負担の方が大きくなる可能性があるからです。

ただし、出張件数の増加や海外拠点の開設、手配担当者の変更によって、現在の運用が合わなくなることもあります。 導入を見送る場合は、どのような変化が生じたら再検討するのかをあらかじめ決めておくとよいでしょう。

とはいえ、今回は見送ったからといって、判断を固定する必要はありません。 再評価できるよう、どのような変化が生じたら再検討するのかをあらかじめ決めておくとよいでしょう。

導入目的や社内の運用体制が決まっていない場合

改善したい業務が定まっていなければ、サービスの機能を自社の課題に対応させられません。 利用対象や管理担当者が未定のままでは、導入後も従来の予約方法が残り、情報の分散を解消できない恐れもあります。

この段階で優先すべきは、サービス比較ではなく、現在の業務と担当者の整理です。 改善対象・利用部署・管理責任者を決めてから比較に進めば、導入後の運用を思い描きながら必要な機能を評価できます。

BTMの導入判断に使えるチェックリスト

次の項目で、現在の出張業務を点検してみてください。
出張手配や変更対応に多くの時間がかかっている 出張者による立替払いが多い 予約サイトや支払先が分散している 出張費の総額や必要な内訳を把握できていない 出張規程に沿わない予約が発生している 海外出張者の旅程や所在地をすぐに確認できない 出張手配や管理が特定の社員に属人化している 出張データをコスト管理に活用できていない 導入後の利用ルールや管理担当者を決められる
このチェックリストは「はい」の数だけでBTMの導入要否を判断するものではありません。

最初の8項目については、課題の発生頻度や対応にかかる時間、ミスや遅延が業務に与える影響まで確認します。 例えば、立替払いの件数が少なくても、一件ごとの確認に時間がかかり、月末の経理業務を圧迫しているなら、優先して改善すべき課題です。

一方、最後の「導入後の利用ルールや管理担当者を決められる」は、現在の課題ではなく、BTMを運用する準備ができているかを確認する項目です。 この項目が「いいえ」の場合は、サービスを比較するだけでなく、利用ルールや管理体制の整備も進める必要があります。

BTMの導入を決めた後に確認すること

BTMが必要だと判断したら、抱えている課題をサービスの選定条件へ翻訳します。 比較を始める前に、最低限これだけは社内で整理しておきましょう。

確認事項	決めておく内容
管理する業務範囲	手配だけか、申請・承認や経費精算まで含めるか
対象となる出張	国内・海外、航空券・ホテルなど、管理する地域と手配内容
既存システムとの関係	申請、承認、経費精算へ引き継ぐデータと連携方法
利用者ごとの役割	出張者、代理手配者、承認者、管理者が行う操作
費用の確認範囲	初期費用、月額費用、手配・変更手数料、社内の運用工数
支援体制	導入時の設定支援、操作案内、営業時間外や緊急時の対応

これらを整理しておけば、各サービスの機能を並べるのではなく、自社の課題を解決できるかという基準で比較できます。 すべての機能を備えたサービスを選ぶ必要はなく、必要な範囲を満たし、既存の業務へ無理なく組み込めるかが重要です。

あわせて、必須条件と、あれば便利な条件を分けておくと、選定途中で判断軸がぶれにくくなります。 候補を絞った後は、実際の業務フローに沿って操作や連携方法を確認し、導入後の運用まで見据えて判断しましょう。

出張手配と支払いの課題を解決するならSmart BTMも選択肢

ここまでの7つの判断基準に複数該当し、BTMの導入を検討するのであれば、選択肢のひとつとして「Smart BTM」が挙げられます。

Smart BTMは、ＩＡＣＥトラベル（証券コード：343A）が提供する法人向けBTMサービスです。 初期費用・月額費用0円で始められ、国内外の航空券予約・ホテル予約・Wi-Fiレンタル予約・国内ダイナミックパッケージ予約・国内レンタカー予約まで、オンライン予約による手配の一元化が可能です。

立替精算が不要になり、費用は後払いでまとめて請求されるため、経理担当者の確認業務を減らせます。 また、出張者情報をあらかじめ登録できるため、予約のたびに個人情報やパスポート情報を確認する手間も最小限に抑えられます。

緊急時の対応についても、24時間365日、チャットや電話でつながるサポート体制を整えているため、海外出張者の旅程確認や急な変更にも対応しやすい点が特徴です。 運営会社は上場企業であり、boxilの資料ダウンロードランキング1位を獲得した実績があるほか、導入事例も豊富にあります。

自社の課題が「7つの判断基準」のどこに当てはまるかを整理したうえで、Smart BTMのような一元管理型のサービスが自社に合うかどうかを検討してみてください。

まとめ｜自社の課題を整理してBTMの導入を判断しよう

BTMの必要性は、企業規模や出張件数だけでは決まりません。 手配から精算までにかけている工数、予約情報と支払いの分散、出張規程の運用状況、海外出張者の旅程を追える体制など調べ、自社が本当に解くべき課題を特定することが出発点です。

今の運用に大きな負担も管理上の綻びもなく、今後も同じやり方を続けられるなら、急ぐ必要はありません。 反対に、同じ情報の再入力や請求確認に時間を取られている、緊急時に必要な旅程を集められないといった問題があるなら、BTMで見直せる工程を具体的に描けるはずです。

導入するなら、手配だけを集約するのか、申請・承認や経費精算、危機管理まで含めるのかを先に決めます。 その範囲を軸に必要な機能と支援体制を比べれば、目的から外れたサービスを掴む危険を抑えられます。

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