BTMの導入で出張管理・手配・旅費精算はどう変わるの？

BTMで「出張前・出張中・出張後」はどう変わるか

従来の出張業務では、出張者がそれぞれ異なる予約サイトや旅行会社を利用しているケースが少なくありません。 その結果、管理部門は申請書、メール、領収書、請求書を個別に確認することになるため、余計な業務が増えてしまいます。

また、出張者と管理部門の双方に手間がかかるうえ、会社としても「誰が、いつ、どこへ、いくらで出張しているのか」を把握しづらくなります。

BTMを導入すると、出張に関する情報と業務フローがつながり、業務は次のように変わります。

場面	従来起こりやすい状態	BTMを活用した変化
出張前	手配先や申請方法が分かれ、確認に時間がかかる。	手配・申請情報を集約し、規程に沿った予約を進めやすくなる。
出張中	変更やトラブルが発生すると、出張者や社内担当者が個別対応する。	旅程情報とサポート窓口を活用し、対応を迅速にしやすくなる。
出張後	立替・領収書回収・入力・照合など、精算処理が集中する。	予約・利用データを活用し、立替や確認作業の負担を抑えやすくなる。

※実現できる範囲は、導入するサービス、社内規程、既存の経費精算システムとの連携方法によって異なります。

出張前｜手配を集約してルールに沿って予約しやすくする

出張前には、諸々の手配で多くの作業が発生します。 出張者がそれぞれの方法で手配を進めると、予約先や支払い方法がばらつき、管理部門は内容の確認や規程外の予約への対応に時間を取られがちです。

BTMを活用すると、航空券、宿泊、地上移動などの手配窓口をまとめ、出張者が必要な選択肢を比較・予約しやすい環境を整えられます。 あわせて、出張規程に沿った選択肢や承認フローを運用に組み込むことで、「予約後に差し戻す」や「規程外の手配を個別に確認する」といった手戻りを減らすことにつながります。

重要なのは、予約を制限することではなく、出張者が必要な移動・宿泊を確保しながら、会社として適正な手配を選びやすくすることです。 国内と海外、短期出張と長期出張など、自社の出張形態に応じたルールを設けることで、利便性と統制の両立を目指せます。

出張中｜変更対応と安全確認を個人任せにしない

出張では、フライトの遅延・欠航、商談時間の変更、宿泊延長など、予定どおりに進まない場面が多々あります。 そのため、予約情報が個人のメールや端末に散らばっていると、変更が必要なときに「どこへ連絡すればよいか」や「会社として誰が状況を把握するか」が曖昧になりやすいでしょう。

BTMでは、旅程情報を集約し、出張者が利用できるサポート窓口を明確にすることで、急な変更時の対応を進めやすくします。 特に海外出張では、時差や言語、渡航先の状況によって社内だけでは対応が難しいこともあるため、予約・手配を担うパートナーのサポート体制まで含めて検討することが大切です。

また、危機管理の観点でも、誰がどこへ出張しているかを把握できる状態は重要です。 緊急時に対象者を確認し、必要な連絡や支援につなげやすい体制は、出張者の安全に配慮するうえでの基盤になります。

出張後｜立替・領収書・請求を整理して精算業務を軽くする

出張後に負担が集中しやすいのが、旅費精算です。 出張者は立替払いをして領収書を保管し、経費を入力・申請します。 経理や管理部門は、規程との照合、証憑の確認、支払い先ごとの処理をおこなうため、出張件数が増えるほど、この一連の作業は大きな負担になります。

BTMでは、予約・利用に関するデータを精算に活用したり、一括請求・後払いなどの決済方法を利用したりすることで、出張者の立替負担と管理部門の照合作業を抑えやすくなります。 すべての費用を自動化できるとは限りませんが、少なくとも出張手配に関する情報を起点に、入力や確認の重複を見直せることでしょう。

さらに、データが集約されることで、部門別・目的別・行き先別などの旅費を確認しやすくなります。 精算を「支払い処理」で終わらせず、次回以降の出張コストを見直すための情報として活用できる点も、BTMの大きな特徴です。

BTMがもたらす3つの効果

BTMの導入を考える際は、予約時間が短くなるかだけでなく、出張業務全体にどのような効果があるかを見る必要があります。

代表的な効果を3つ紹介します。

1．出張者と管理部門の業務負担を減らせる

出張者にとっては、手配先の検索、申請、変更連絡、立替、精算入力が負担になります。 一方、管理部門にとっては、予約内容の確認、問い合わせ対応、領収書の回収、規程との照合、請求書処理が負担です。

BTMによって手配や情報管理の入口をまとめると、こうした反復作業を整理しやすくなります。

業務負担の軽減は、単に作業時間を短くすることだけが目的ではありません。 出張者が商談や顧客対応など本来の業務に集中しやすくなり、管理部門も例外対応や改善施策に時間を使いやすくなります。

2．旅費を可視化して適正なコスト管理につなげられる

手配先や支払い先が分散していると、会社全体でどれだけの旅費がかかっているかを把握するまでに時間がかかります。 一方で、BTMを活用して予約・請求データを集約すれば、出張費用の全体像や傾向を確認しやすくなります。

ここで大切なのは、「常に最安値を選ぶ」ことだけをコスト削減と考えないことです。 変更が発生しやすい出張であれば、変更しやすい運賃を選ぶ方が結果的に合理的な場合もあります。

手配価格だけでなく、変更時の費用、精算にかかる事務コスト、出張者の移動負担まで含めて考えることで、旅費を適正化しやすくなります。

3．規程遵守と危機管理を進めやすくなる

出張規程は、費用の適正化だけでなく、会社として一貫した運用をおこなうための基準です。 しかし、手配が個人に任されている状態では、規程を周知していても実際の予約内容を確認する負担が大きくなります。

BTMを活用し、規程・申請・予約の流れを整理することで、規程に沿った手配を進めやすくなります。

加えて、出張者の旅程を把握できることは、緊急時の連絡や安全配慮にも役立ちます。 特に海外出張や複数拠点への出張が多い企業では、コスト管理と同じくらい、出張者の状況を確認できる体制が重要です。

BTMは、内部統制と危機管理を別々の課題として扱うのではなく、日常的な出張管理のなかで整えていくための基盤になります。

BTM導入を成功させるための進め方

BTMは、機能が多いほどよいとは限りません。 自社の出張頻度、国内・海外の比率、既存の業務フロー、経費精算の運用に合った形で導入することが重要です。

まずは出張業務の流れと課題を洗い出す

最初に、出張の依頼から精算完了までの流れを可視化します。 「誰が手配するのか」「どの時点で承認するのか」「支払いは誰がおこなうのか」「予定変更は誰が受けるのか」を整理すると、負担が集中している箇所や、情報が分断している箇所が見えてきます。

確認しておきたい項目は、主に以下の通り。
国内・海外の出張件数、出張者数、繁忙期。 現在利用している手配方法・予約先・支払い方法。 立替精算、領収書回収、請求書処理にかかる負担。 出張規程の内容と、規程外手配が発生する理由。 緊急時や営業時間外の変更に対する対応体制。

自社の規程・既存システムとの相性を確認する

BTMを導入しても、出張規程や承認フローが実態に合っていなければ、現場に定着しにくくなります。 例えば、承認に時間がかかって予約機会を逃している、出張先によって規程を適用しにくい、経費精算システムに同じ内容を二重入力している、といった課題がないかを確認しましょう。

既存の経費精算システムや会計処理とのつながりも、導入前に確認したいポイントです。 予約・請求・精算のどこまでをBTMで扱い、どこからを既存システムで処理するのかを明確にすると、導入後の運用を設計しやすくなります。

「予約」「管理」「精算」「サポート」の必要範囲で選ぶ

企業によって必要な支援は異なります。 予約の効率化を優先したい企業もあれば、旅程データの管理、稟議申請、経費精算、危機管理までを一元的に見直したい企業もあるでしょう。 そのため、自社の課題に対して、どの範囲を仕組み化し、どこに人的なサポートを求めるかを整理することが重要です。

また、導入直後からすべての出張業務を切り替える必要はありません。 出張件数の多い部門や、課題が大きい国内出張から始めるなど、段階的に運用を整える方法もあります。 現場の使いやすさと管理のしやすさを両立できる形を検討しましょう。

ＩＡＣＥトラベルなら、出張業務に合わせたBTMを検討できる

BTMを機能だけで選ぶのではなく、出張手配の実務や緊急時の対応まで含めて検討したい場合は、出張管理を支援するパートナーへの相談が有効です。

ＩＡＣＥトラベルは、国内・海外の出張手配から、出張管理に関するクラウドサービスまで、企業の出張業務を支援しています。

法人向けBTMサービス「Smart BTM」は、初期費用・月額費用0円で始められ、国内外の航空券予約・ホテル予約・Wi-Fiレンタル予約・国内ダイナミックパッケージ予約・国内レンタカー予約まで、オンライン予約による業務の一元化が可能です。 立替精算をなくして後払いに一本化できるほか、出張者情報を事前登録できるため、予約のたびに個人情報やパスポート情報を確認する手間も抑えられます。

さらに、24時間365日のチャット・電話サポート体制を備えており、予約の効率化だけでなく、緊急時の旅程確認や急な変更にも対応しやすい点が特徴です。 運営会社は上場企業で、boxilの資料ダウンロードランキング1位を獲得した実績もあり、出張業務全体を任せられるパートナーとして検討しやすいサービスです。

まとめ：BTMは、出張を「手配するだけ」の業務から変える

BTMは、出張の予約を便利にするだけの仕組みではありません。 手配・申請・旅程・精算に関する情報をつなぐことで、出張者の負担を抑え、管理部門の確認業務を整理し、旅費の可視化や規程遵守、危機管理につなげていくための基盤です。

自社の出張業務にどこまでの仕組みが必要かは、現在の運用によって変わります。 まずは手配・管理・精算の流れを整理し、課題に合ったBTMの形を検討してみてはいかがでしょうか。

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