BTMの費用は高い？費用相場と社内工数を含めた導入の判断ポイントを解説
BTM（Business Travel Management）を検討している企業のなかには、「便利なのは分かるが、費用が高いのではないか」と感じている方もいるでしょう。
BTMとは、出張の手配・購入だけでなく、出張規定の順守や経費精算、出張状況のデータ化などを一元的に管理・最適化する手法や概念のこと。
これらを効率化するための出張管理システムをBTMサービス（BTMツール）と呼びます。
出張業務を効率化できる一方で、システム利用料や手配手数料が発生することがあるため、費用面に不安を感じる企業も少なくないでしょう。
BTMが高いかどうかは、サービスの料金だけで判断するものではありません。
現在の出張手配にかかっている社員の作業時間、総務・経理の確認工数、予約変更やキャンセル対応、出張費の集計作業まで含めて比較する必要があります。
この記事では、BTMが高いと感じられる理由や費用相場、導入しない場合に発生し続けるコストを整理しながら、費用対効果を判断するポイントを解説します。
目次
BTMの費用相場はどれくらいか
BTMの費用は、サービスの料金体系によって異なります。
初期費用や月額費用が発生するサービスもあれば、初期費用や月額費用を無料にして、航空券やホテルの手配時に手数料が発生するサービスもあります。
一般的に、BTMの費用は以下のように分かれます。
初期費用 / 導入費用
月額費用
手配手数料
変更手数料
オプション費用
初期費用は導入時の設定やアカウント作成、運用設計などにかかる費用です。
月額費用は、システムを継続利用するための固定費。
手配手数料は、航空券やホテルなどを予約した際に発生する費用です。
費用相場としては、初期費用が無料から数万円、サービスによっては10万円以上かかる場合があります。
月額費用も無料のものから、数万円程度かかるものまで幅が広いです。
航空券やホテルの手配手数料は、国内出張か海外出張か、オンライン予約かオペレーター対応かによって変わることがあります。
そのため、BTMの費用を比較するときは、以下を確認することが重要です。
初期費用があるか
月額料金があるか
手配ごとにいくらかかるか
変更やキャンセル時に費用が発生するか
必要な機能がオプション扱いになっていないか
特に注意したいのは、初期費用や月額費用だけで高い・安いを判断しないことです。
月額費用が安くても、手配手数料やオプション費用が積み重なれば総額は大きくなります。
反対に、固定費が無料でも、出張件数が多ければ手配手数料の総額は増えます。
BTMの費用は、料金表の一部だけではなく、自社の出張件数や利用方法に合わせて見なくてはいけません。
参照 | 「PRONIアイミツSaaS」
BTMが高いと感じられるのはなぜか
BTMが高いと感じやすい理由は、導入を検討する段階で、初期費用・月額費用・手配手数料などの費用が目に入りやすいためです。
出張に関する手配や申請、経費精算、規定確認、そして万が一のトラブル対応までを一元管理し、出張業務全体の最適化を目指すのがBTM。
そのため、出張業務に負担を感じている企業であれば、「BTMサービスを導入すれば業務を効率化できそうだ」と考えるのは自然です。
しかし、実際に料金を調べると、サービスによっては初期費用や月額費用がかかる場合があります。
また、航空券やホテルを手配するたびに手配手数料が発生する場合もあります。
これまで社員が各自で予約し、社内で申請・精算していた企業から見ると、「出張手配のために、ここまで費用をかける必要があるのか」と感じることでしょう。
特に、出張件数がそれほど多くない企業や、現状の運用で大きな問題が起きていない企業では、BTMの料金が先に目立ちます。
便利そうではあるものの、毎月の固定費や手配ごとの費用が発生するなら、費用に見合うのか不安に思うのも不思議ではありません。
BTMの費用は料金だけで判断できない
BTMの費用対効果は、料金表だけでは判断できません。
なぜなら、BTMを導入しない場合でも、出張業務には社内工数が発生しているからです。
出張者が自分で航空券を探し、ホテルを比較し、社内規定に合うか確認しながら予約する場合、その時間は本来の業務時間を圧迫します。
さらに、総務や経理が申請内容、領収書、請求内容、出張規定との整合性を確認する場合、確認作業にも時間がかかります。
出張件数が少ないうちは、こうした作業も大きな負担に感じにくいかもしれません。
しかし、出張者が増えたり、複数部署で出張が発生したり、海外出張が増えたりすると、手配や確認の負担は大きくなります。
また、出張管理が社員ごとの個別対応になっていると、予約方法や費用基準にばらつきが出やすくなります。
安い航空券を選んでいるつもりでも、予約のタイミングが遅れて費用が高くなったり、会社の規定に合わないホテルを予約して差し戻しが発生したりすることもあります。
BTMの料金は、単なる追加コストではありません。
出張手配、申請確認、経費処理、変更対応、出張費の管理にかかる社内工数を減らすための費用として考える必要があります。
料金そのものが安いかどうかではなく、現在の出張管理にかかっている手間と比べて、どちらが効率的かを見ることが重要です。
BTMを導入しない場合に発生し続けるコスト
BTMを導入しない場合、社内で出張関連業務を処理し続ける限り、担当者の作業時間という形でコストは発生し続けます。
例えば、出張者が自分で航空券やホテルを探す場合、出張1件あたり30分から1時間程度かかることがあります。
行き先や日程が決まっていても、航空券の時間帯・ホテルの場所・料金・キャンセル条件・社内規定との整合性を確認する必要があるためです。
海外出張や複数人の出張であれば、さらに時間がかかる場合もあります。
総務・経理部門の確認にも時間がかかります。
出張申請の内容確認、領収書や請求内容の確認、規定に合わない予約の差し戻し、精算処理などを含めると、1件あたり15分から30分程度の確認作業が発生することがあります。
内容に不備があれば、出張者への確認や再提出の依頼が必要になり、さらに時間が増えることでしょう。
仮に、出張者の手配に45分、総務・経理の確認に20分かかるとすると、出張1件あたり合計65分の社内工数が発生します。
社員の人件費を時給3,000円で考えると、65分の作業は約3,250円分のコストに相当します。
月に20件の出張があれば、単純計算で月65,000円、年間では78万円分の作業コストになります。
変更やキャンセルが発生する場合は、さらにコストが増えます。
日程変更、フライトの欠航、宿泊先の変更、急な出張取りやめなどが起きると、予約の取り直しやキャンセル処理、社内への連絡が必要になります。
1回の変更対応に30分かかるだけでも、時給3,000円で考えれば1,500円分の作業コストです。
海外出張では、時差や言語、現地事情が絡むため、対応時間がさらに長くなることもあります。
また、出張費の集計にも手間がかかります。
部署ごと、担当者ごと、出張者ごとに予約方法や精算方法が異なる場合、どの出張にどれだけ費用がかかっているのかを確認するだけでも時間が必要です。
月次で出張費を集計するたびに1時間から2時間かかっている場合、これも毎月発生する管理コストになります。
もちろん、ここで挙げた時間や金額は一例です。
実際のコストは、出張件数、社内規定の細かさ、承認フロー、海外出張の有無、変更対応の頻度によって変わります。
ただ、BTMを導入しない場合でも、出張手配や確認作業が無料でおこなわれているわけではありません。
BTMの費用を判断するときは、手配手数料や月額費用だけでなく、社内で発生し続けている作業時間を金額に置き換えて比較しましょう。
BTMの費用対効果が高くなりやすい企業
BTMの費用対効果が高くなりやすいのは、出張に関する作業が社内で大きな負担になっている企業です。
例えば、毎月一定数の出張が発生している企業では、出張者による予約作業や、総務・経理による確認作業が積み重なります。
1件あたりの作業時間は短く見えても、出張件数が増えるほど社内工数は大きくなります。
複数部署で出張が発生している企業も、BTMの導入効果を見込みやすいです。
部署ごとに予約方法や精算方法が異なると、費用基準がばらつきやすくなります。
BTMを活用すれば、出張規定に沿った手配や出張費の管理を一元化しやすくなります。
海外出張がある企業も、BTMとの相性が良いです。
海外出張では、航空券やホテルの手配だけでなく、変更対応、現地トラブル、ビザ申請、緊急時のサポートなど、国内出張よりも確認すべきことが増えます。
社内だけで対応しようとすると、担当者の負担が大きくなりやすいです。
また、出張規定の確認や経費精算に時間がかかっている企業も、BTMの費用対効果を検討する価値があります。
規定違反の予約や精算内容の不備が多い場合、差し戻しや再確認の手間が発生します。
BTMによって手配や管理の流れを整えることで、出張業務の属人化を減らしやすくなります。
BTMの費用対効果は、出張件数の多さだけで決まるわけではありません。
出張手配、規定確認、精算処理、変更対応、出張費の集計にどれだけ時間がかかっているかによって判断すべきです。
初期費用・月額費用無料で始められる『Smart BTM』
BTMサービスを検討するうえで、まず費用面のハードルが気になる場合は、ＩＡＣＥトラベル（証券コード：343A）が提供する「Smart BTM」が選択肢のひとつです。
初期費用・月額費用ともに無料で始められるため、導入時点での固定コストを抑えられます。
Smart BTMでは、国内外の航空券・ホテル・Wi-Fiレンタル・国内ダイナミックパッケージ・国内レンタカー（現地払い）のオンライン予約に対応しており、出張に関わる手配をひとつのシステムでまとめて行えます。
立替精算が不要になり出張費は後払いで一括請求できるため、出張者・経理双方の手間を大きく削減できます。
また、出張者情報やパスポート情報を事前登録できるため、手配のたびに情報を入力し直す手間がなくなります。
万が一のトラブルにも24時間365日のチャット・電話サポートで対応しており、海外出張の多い企業でも安心して利用できます。
運営元であるＩＡＣＥトラベルは上場企業であり、法人向け出張管理サービス比較サイト「boxil」では資料ダウンロード1位を獲得。
導入事例も複数あり、実際の現場での活用実績を確認したうえで導入を検討できます。
まとめ：BTMは料金ではなく総コストで比較することが重要
BTMは、料金だけを見ると高く感じられることもあります。
特に、これまで社員が各自で出張手配をおこなっていた企業では、手配手数料や月額費用が新たな負担のように見えやすいです。
しかし、BTMを導入しない場合でも、出張手配や経費精算にかかる社内工数は発生しています。
出張者が航空券やホテルを探す時間、総務・経理が申請や精算を確認する時間、変更やキャンセルに対応する時間、出張費を集計する時間は、すべて企業のコストです。
BTMが高いかどうかは、これらのコストと比較して判断することで、自社にとって費用に見合うかどうかを判断しやすくなります。
出張件数が多い企業、海外出張がある企業、出張規定の確認や経費精算に時間がかかっている企業では、BTMによって社内工数を減らせる可能性が大いにあります。
一方で、BTMの導入効果は企業の出張状況によって変わるため、自社の出張件数や業務負担を整理したうえで判断することが重要です。
あわせて読みたいコラム
Smart BTMの特徴
- 初期費用と使用料が「無料」
- 出張者が個々に予約、費用は後払い一括請求
- 手配先の統一と出張データ（費用）の管理
- 24時間365日出張者をサポート
- チャット機能でメッセージの送受信
