コラム海外出張海外視察で通訳をどう手配する？失敗を防ぐ選び方と依頼の流れとは

海外視察で通訳をどう手配する？失敗を防ぐ選び方と依頼の流れとは

海外視察は、自社の成長に直結する大きなチャンスです。新しい取引先との関係構築や、現地市場の最新情報の獲得など、会社の未来を左右する場面が数多く待っています。

しかし、その重要な機会も「通訳の手配」を怠れば一瞬で水の泡になりかねません。わずかな言葉の誤解で商談が破談する、契約条件を誤って伝えて不利な立場に立たされる。最悪の場合、数千万円規模の損失や長年培った信頼関係の崩壊といった「致命的なダメージ」を招く恐れさえあります。

この記事では、海外視察における通訳の必要性と、通訳を手配するための具体的な方法を整理します。そして最後に「結局どこに頼めばいいのか？」という疑問に答え、安心して視察を成功に導くための解決策をご紹介します。

更新日：2025年10月6日イメージ画像

海外視察で通訳と手配が必要な理由
- 言葉の壁で誤解やミスが起きる
- 通訳は費用以上に安心と成功をもたらす
通訳を手配するときの選び方
通訳手配の次に見えてくる新しい壁
出張に必要なすべてを1つにまとめる「出張管理」の考え方
通訳と手配を整えて視察を成功させよう

海外視察で通訳と手配が必要な理由

海外視察は、日本国内の商談とは全く違う環境で行われます。文化も習慣も言葉も異なるなかで、ちょっとした行き違いが想像以上に大きな結果を招きやすいのです。特に現場では、相手が言ったことを「だいたい理解できた」つもりでも、細部を誤って受け取ってしまうことがあります。

「伝えたつもり」や「分かったつもり」が積み重なると、やがて信頼関係の崩壊や契約条件の誤認につながります。だからこそ、通訳とその手配は「あれば安心」ではなく「なければ命取り」になり得るのです。次からは、実際にどのような場面で誤解やミスが起こりやすいのかを見ていきましょう。

言葉の壁で誤解やミスが起きる

海外視察でのコミュニケーションでは、当然ながら英語か現地語での会話が一般的です。その際、会話することがシンプルに難しいという問題もありますが、真に怖いのは、相手の話している内容が聞き取れないことや聞き間違いではありません。

それよりも、日本語なら一瞬で通じるニュアンスや前提知識が、異なる文化圏では全く違う意味で受け取られることがあるという方が問題です。例えば、相手が「We’ll consider it.（意味：検討します）」と答えたとき、日本人の感覚では「前向きに検討してくれる」と思いますよね。

しかし、実際は「ほぼ断り文句」に近い意味で使われることもあります。こうしたニュアンスのズレが積み重なれば、商談が進んでいると思っていたのに「実際は全く前に進んでいなかった…」という事態になりかねません。海外では、言葉の一つひとつが成果を左右するからこそ、誤解を防ぐための通訳は欠かせないのです。

通訳は費用以上に安心と成功をもたらす

通訳を手配するとなると、どうしても「費用が高いのでは？」という懸念がつきまといます。確かに一日単位で依頼するケースが多いため、決して安い出費ではありません。しかし、海外視察の成果を考えれば、このコストは「保険」であり「投資」として捉えるべきものです。

誤解や行き違いによって商談がまとまらなかったり、取引条件を不利に受け取ってしまったりすれば、その損失は通訳費用をはるかに上回ります。逆に、通訳がいることでスムーズに話が進み、現地の関係者からの信頼を得られれば、視察の成果は大きく変わります。

つまり、通訳は「費用がかかるから避けるもの」ではなく、「安心と成功を得るための最低限の準備」と言えるのです。

通訳を手配するときの選び方

通訳の重要性を理解したら、次に気になるのは「では実際にどうやって手配すればいいのか」という点ではないでしょうか。ここからは、通訳を依頼する際の代表的な方法と、そのときに確認しておきたいポイントを整理していきます。

日本から通訳を連れて行く場合

日本から通訳を同行させる方法は、事前にしっかり打ち合わせができる点で安心感があります。視察の目的や業界の専門用語を共有しておけば、現地でのやり取りもスムーズに進めやすくなります。特に商談や契約といった「絶対に誤解が許されない場面」では、日本から連れて行くメリットは大きいでしょう。

一方で、この方法では通訳者自身の渡航や宿泊の手配も必要になります。航空券やホテルの費用が追加でかかるため、コスト面は膨らみやすいのがデメリットです。ただし、リスクを最小限に抑えたい重要な視察であれば、その費用は十分に見合う投資だと言えます。

現地で通訳を頼む場合

現地で通訳を手配する方法は、コストを抑えやすいのが大きな特徴です。通訳者の渡航や宿泊を負担する必要がないため、同行型に比べて費用が少なく済みます。また、現地の事情に詳しい通訳であれば、言葉だけでなく文化や慣習についてもサポートしてくれることがあります。

一方で、視察前に十分な打ち合わせができないことが多く、こちらの意図や専門的な内容を伝えきれないまま当日を迎えるリスクもあります。依頼する際には、事前に視察の目的や必要な専門知識についてしっかり共有しておくことが欠かせません。

逐次通訳や同時通訳はどちらを選ぶべきか

通訳とひと口に言っても、そのスタイルにはいくつかの種類があります。代表的なのが「逐次通訳」と「同時通訳」です。逐次通訳は、発言の区切りごとに訳す方法で、内容を正確に伝えやすい一方、時間が倍かかるのが特徴です。これに対して同時通訳は、話者の声を聞きながらほぼ同時に訳を提供するため、会議や講演の進行を止めずに進められますが、高度なスキルを持つ通訳者が必要になります。

どちらを選ぶべきかは、視察の目的や場面によって変わります。少人数の打ち合わせなら逐次通訳でも十分ですが、大規模な会議やプレゼンの場では同時通訳の方がスムーズです。

重要なのは「場に合った通訳スタイルを選ぶ」こと。ここを誤ると、せっかくの商談や説明の流れが止まってしまい、視察全体の印象を損ねることにもつながります。

専門分野に対応できるかで選ぶ

また、通訳者を手配する通訳者を手配する際は、その通訳者が視察の分野に「どれだけ精通しているか」を確認しておくのことも重要です。

ビジネスの現場では、一般的な会話力だけでは不十分で、業界特有の専門用語や背景知識が求められます。例えば、工場視察であれば製造工程に関する用語、医療関係なら専門的な医療用語、行政機関訪問なら制度や規制に関する表現など、分野ごとに適切な知識が不可欠です。

これを理解していない通訳者に依頼すると、肝心な部分で意味が伝わらず、相手に不信感を与えかねません。海外視察を成功させるためには「その分野に強い通訳者かどうか」を最優先の基準として手配しましょう。

依頼前に準備すべき情報

通訳を依頼する際には、ただ「視察に同行してください」と伝えるだけでは不十分です。事前に必要な情報を整理して共有しておくことで、当日のやり取りが格段にスムーズになります。具体的には、以下のような情報を準備しておくとよいでしょう。

視察の目的（商談、工場見学、行政機関訪問など）訪問先やスケジュール想定される会話の内容や専門用語使用する資料の有無や言語どの程度まで通訳に任せたいのか（議事録作成や交渉サポートなど）

こうした情報を事前に共有しておけば、通訳者は準備を整えやすくなり、現地での視察も安心して進められます。

通訳手配の次に見えてくる新しい壁

通訳の必要性や依頼方法を理解すれば、視察準備は大きく前進します。

しかし、実際の現場では、通訳を押さえた後にも出張担当者を悩ませる作業が残っています。

例えば、通訳者を同行させるなら航空券やホテルの追加手配が必要になりますし、現地で依頼する場合でもスケジュール調整や移動手段の確保といった段取りは欠かせません。さらに、出張そのものに関わる経費精算や緊急時の対応など、通訳だけでは解決できない課題も山積みです。つまり、通訳の手配は視察成功の大事な一歩ではありますが、それだけで出張準備の負担がなくなるわけではありません。

ここでおすすめしたいのが、出張全体を効率的に管理できるBTMサービスの活用です。

出張に必要なすべてを1つにまとめる「出張管理」の考え方

手配業務をまとめて任せられる「BTM」という選択

海外出張では、航空券やホテルの手配に加えて、現地での移動手段や会議・視察のスケジュール管理など、対応すべき業務が多岐にわたります。これらを個別に手配していると、管理が煩雑になるだけでなく、予定の重複や抜け漏れといったリスクが生じやすくなります。また、こうした手配に追われることで、本来の業務に集中しづらくなるのも実情です。

そこで近年注目されているのが、航空券やホテルはもちろん、通訳やガイドの手配も含めて旅行代理店に一括で相談し、出張全体を包括的にサポートする BTM（Business Travel Management）という考え方です。このBTMサービスを導入する企業は年々増えており、あらかじめ契約している旅行代理店があれば、出張の計画から手配、精算、実績管理に至るまで、一連の業務を一元的に管理することが可能になります。

現地でのトラブルにも対応してもらえる心強さ

「ガイドと会えない」「チップを強く求められた」といった予期せぬトラブルは、海外出張中には珍しくありません。旅行代理店を通じて通訳やガイドを手配していれば、現地代理店や担当者が間に入って対応してくれるため、出張者自身が現地語で交渉したり、対応に追われたりする必要がありません。

何かあったときに「すぐ相談できる窓口がある」ことは、出張者にとっても企業にとっても大きな安心材料です。

信頼できる通訳・ガイドに依頼できるという品質面のメリット

旅行代理店が手配する通訳やガイドは、現地の信頼できるパートナー企業と正式な契約を結んだうえで選定されています。そのため、現地の事情に詳しく、ビジネスの場でも安心して任せられる人材がアサインされるのが特長です。

個人手配と比較すると費用は高くなる傾向にありますが、それはきちんとした契約関係に基づくサービスの対価です。安全性や責任の所在を重視する企業にとっては、費用以上の価値があるといえるでしょう。

通訳と手配を整えて視察を成功させよう

出張における通訳やガイドの手配は、語学のサポートにとどまらず、現地での行動を円滑に進めるうえでも重要な役割を果たします。これらを準備段階でしっかり整えておくことで、限られた滞在時間をより有効に活用できるようになります。

ＩＡＣＥトラベルが提供する Smart BTM を利用は、航空券やホテルの手配はオンラインでスムーズに完了し、通訳やガイドのアレンジはチャットで気軽に依頼できます。さらに、専任スタッフによるチャットや電話でのサポートがあり、急な相談にも柔軟に対応。24時間365日のサポート体制が整っているため、初めて訪れる国や不慣れな地域でも、安心して出張を進めることができます。